哪些免费效率工具可以提升自己?

标签: 干货 | 发表时间:2016-06-03 09:11 | 作者:天涯泼墨客
出处:http://www.techxue.com/portal.php?mod=list&catid=8

原文标题:不做职场小透明,可以用哪些免费效率工具提升自己?

这篇文章主要写给0~2岁的小运营和小产品,以及其他希望让工作变得有条理、与他人沟通更高效的职场人士。

 

❶ 为什么会成为他人眼中的小透明?

首先要说明的是,我所说的小透明是指在一群有工作交集的人当中的角色,如果A和B在工作内容上本来就没有任何关系,那么对彼此来说没有存在感也是理所当然的。

 

一个人变成他人眼中小透明的原因,我姑且贸然归纳起来只有两个字:失望。正常情况下,每一次沟通时(包括口头或者书面),参与者都是带着期望而来的,而当一个人表达问题逻辑混乱时、许下的承诺不能兑现时,其实是在让其他人失望,因为你浪费了别人的时间和精力。如果你“锲而不舍”地让别人失望,就会被打上不靠谱的标签。没有人愿意跟不靠谱的人合作,渐渐地,自然也就把不靠谱的人当成小透明了。

 

❷ 不想当小透明,需要哪些能力?

1.逻辑思考能力

 

前文中提到被当做小透明是因为在沟通时令他人失望,看起来好像是沟通技巧的问题,而事实上沟通只是冰山水面上的部分,更深层的原因是:表达者本身并没有将问题的逻辑理清楚。逻辑思考是自己和自己的对话,在这之上才是自己与他人的对话。一个好消息是,逻辑思考能力是可以通过后天学习逐渐提升的,而且已经有前人总结沉淀的原理,比如金字塔原理、SMART原则、时间管理四象限法则……不再展开,感兴趣的话请自行查阅和运用。

 

2.面向对象的沟通能力

 

解决了自己跟自己的对话问题之后,就来聊聊跟他人对话的问题吧。再次重申,训练表达能力一定要以逻辑思考能力为前提,否则学再多的“说话技巧”,也只是在建立空中楼阁而已。

衡量表达能力的标准只有一点:对方在多大程度上准确接收到了你想要传达的信息。工作以来让我觉得最受益、最有效的沟通方法是从我的Mentor那里学来的“面向对象的沟通方式”。解释起来非常简单,你的沟通对象是谁,就选择用什么样的方式与他沟通。从对方能接受的角度,而不是自己要传达的角度出发,往往事半功倍。但其实这条原则如果展开的话也够单独写一篇文章了~并且需要建立在你对对方的理解程度上。但是下次沟通的时候,在心中默念“面向对象的沟通方式”这句咒语,总是没错的。

 

3.管理自己和他人的能力

 

管理自己主要是时间管理,短期来说能列出详细明确的to do项、长期来说能建立个人目标并一步步达成。再说管理他人的能力,这里并不想聊作为领导者如何管理下属,而是作为职场人该如何管理和你打交道的其他同事,甚至包括如何管理你的老板。就像产品经理抢研发资源一样,资源永远是不够用的,在任何环境都一样。争取资源只是第一步,而且往往是项目本身的优先级决定了资源分配。但是如何管理争取到的资源,才是考验一个人能力的地方。如果你的团队有制度管理每一个成员也许会好一点,但我的经验是,百分制的话,依靠制度有希望达到85分,若想达到100分或者120分,很多时候,依靠的是人。 

 

❸有哪些效率工具可以帮助提升自己的能力?

工欲善其事,必先利其器。以下工具是我调研了身边若干1~5岁的运营和产品经理后,归纳筛选输出的。选择推荐这些工具的基本原则是:简单获取、轻松上手、不用花钱~

 

1.记录、整理的工具

 

这一步是获得信息的起点,要求我们尽量做到全面、准确。信息可能来自口头沟通或者会议。但是信息的传递通常是碎片化、跳跃的,如果不通过整理形成条理清晰的笔记就没有意义。当然经过不断的训练,和对信息本身理解的深刻程度,有人可以做到在沟通时直接完成有条理性的笔记,也就是说记录的同时就在整理。

 

推荐工具一:录音笔&相机

推荐理由:(1)逼真还原沟通现场;(2)防止其他参与者秋后不认账……(求推荐人的心理阴影面积。。。)

 

推荐工具二:印象笔记、有道云笔记、OneNote等

推荐理由:(1)想什么时候记就什么时候记,网上信息也能一键保存,就像随身带着的笔记本一样,而且归档管理方便。(2)支持多端同步,电脑记录的,手机也能查看,反之亦然。(3)支持分享、协同工作。

 

推荐工具三:百度云网盘等

推荐理由:(1)文件上传网盘,需要时随时下载,不用背着电脑累成狗。(2)支持公开分享和私密分享。

 

2.时间管理工具

 

你经常加班么?偶尔因为某个重要项目加班并没有什么不好,但是如果加班变成一种常态,那么不是你出了问题,就是团队出了问题。所谓时间管理其实本质上是目标管理,没有目标地消耗时间是没意义的。

 

推荐工具:Outlook

推荐理由:如果只把outlook当做收发邮件的工具就太可惜了。因为它的时间管理功能真的好用到爆。要知道职场人很多的时间是花在了开会上,而outlook的发起会议功能,可以同步到日历中。日历的时间管理单位精确到每半小时,通过日历的日、周、月模块能轻松看到自己的时间都花在了哪里。另外也可以自己在日历中编辑计划,有冲突的事项也能一目了然。

 

3.表达的工具

 

从“面向对象的沟通方式”出发,配合使用可视化的表达工具,更能提高表达的效率。Office是基础的表达工具,但是Word偏重文字,做PPT时间成本又比较高。

 

推荐工具一:Xmind等思维导图工具

推荐理由:思维导图工具能帮助脑海中碎片化的想法理出层次,也能帮助其他人更直观理解你的想法。其实这个工具有“整理”“表达”两个功能,但是到了“表达”这一步它才算真正发挥了作用,所以归入此类。另外,也能很好地帮助训练逻辑思维能力。

 

推荐工具二:Visio、Axure

推荐理由:对于产品经理来说,这两个不算推荐工具而是工作必备工具了。但是对于运营和其他从事互联网工作的同学来说也是加分项。Visio主要是用来绘制流程图的。Axure是用来做交互的,稍微需要一些学习成本,但是掌握之后在表达上效率真的非常高呢~

 

4.知识沉淀和协同工具

 

你所在的团队都在用哪些工具进行交流呢?微信、钉钉、邮件?这些的确是看起来比较高效的沟通软件。请回答三个问题:新人加入的时候,他该通过什么方法尽快熟悉业务呢?项目总结的时候,该如何整理历史资料呢?产品改动频繁的时候,如何让每一个相关者都能知道呢?依靠邮件或者聊天记录?饶了我吧!

 

推荐工具:Tower、Worktitle、Confluence等

推荐理由:(1)项目进度自主查看,只要一次性告知成员文档地址,每次更新就好,成员也能随时通过文档查看进度。(2)阶段成果和知识沉淀,当团队加入新成员时,可以通过文档尽快熟悉历史信息。以我的经验,很多免费的协同工具已经足够小团队使用,选择一个大部分成员都能接受的工具就好。当团队规模超过150人,需要更多的功能和权限管理时,可以考虑使用收费的Confluence。

 

总结Tips:

1.工作是需要别人和被别人需要的过程,除非你已经决定将要离开团队,否则不要选择成为职场孤岛。

2.从现在起有意识训练逻辑思考能力、面向对象的沟通方式、用合适的方法锻炼管理自己和管理他人的能力。

 

3.对工具的熟练程度决定了它能为你发挥多大的作用。使用工具和能力提升是相互促进的,但不要奢望依靠工具的强大解决所有的问题。

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