精简、透明、开放——TeamCola背后的产品设计哲学

标签: TeamCola 业界交流 用户体验设计 产品设计 设计思想 | 发表时间:2011-07-07 11:33 | 作者:老妖 danefy
出处:http://blog.mycolorway.com

每个产品的背后,都代表着一种价值观和审美,TeamCola也不例外。如果你要问TeamCola代表了什么,我们认为它代表了精简、透明和开放;如果你要问TeamCola能带来什么,我们认为它能带来自律、高效和信任。

想通过这篇博客,谈谈我们如何通过设计小团队工时记录和统计软件——TeamCola来表达我们对世界的理解和认识,以及它又会如何反过来影响和改变着这个世界——哪怕是很小的一部分,比如你的团队。

1、少即是多——TeamCola之精简

“少即是多/Less is more”——出自建筑大师斯·凡·德之口的这句话充满了逻辑上的矛盾和禅宗式的智慧,而对此我们有两方面的理解:

第一种理解是:是在绝大多数情况下,一把好用的匕首胜过一把有十个以上花哨功能的瑞士军刀。TeamCola只解决一个问题,就是让你明白自己团队成员每天工作的内容与效率;而你在这个软件上真正需要动手的也只有一件事儿,那就是每天在日历中如实地记录下自己的工作内容。

在TeamCola中你唯一需要做的,就是简单记录下自己每天的工作

在TeamCola中你唯一需要做的,就是简单记录下自己每天的工作

第二种理解是:这世界上的事物彼此关联,当你真正做好了一件事儿,有很多事都不需要去做的,或者说其关联问题都是会迎刃而解的。TeamCola确实只解决了一个记录工作日志的问题,但最终你会发现它能带给你团队的绝不仅仅是一本流水账。

填写工作日志这么一个简单的举动,就像把石头投向管理平静的湖面从而激起阵阵波澜

填写工作日志这么一个简单的举动,就像把石头投向团队平静的湖面从而激起阵阵波澜

你看,TeamCola就像一个放大器,虽然你只做了“填写工作日志”这样一个举动,但是整个团队的个人时间管理、项目管理、人力资源调度和企业文化都会被从此激活。

无论从视觉UI还是功能设计,TeamCola都是一款积极拥抱极简主义的产品,大道至简,你真正要做的比你以为要做的其实要少很多。

2、信你所见——TeamCola之透明

对于一个优秀的团队来说,对外要有战斗力,对内要有凝聚力,所以每个人都要足够强而且尽量减少内耗,要做到后者,彼此之间的信任比什么都重要。信任的基础是什么?我们认为是透明。为什么最近红十字会义正辞严的申明没有人相信?因为他们财务数据根本就是个黑洞,无法公开也禁不起监视。

我们倾向于认为在一个好的游戏规则下,其实是可以没有专职管理者的,因为我们每个人都能成为自己的管理者,对于一个有观察和自省能力的人来说,需要的其实是被影响而不是被管理。

我们通过一个叫做“团队日志”的页面来形成一个时间的剖面,看在同一天里面,你的团队成员都在进行着哪些工作,你会发现有些人在做具体的项目,有些人则在做研究,还有些人在跑销售(嗯,还有些没填写工作记录的懒家伙,你可能得催催他们补上了),这对形成全局观非常有效——无论你团队的人员分布在哪儿,这个页面都能让整个团队的工作对你透明。

有了TeamCola,整个团队的工作会更加透明

有了TeamCola,整个团队的工作会更加透明

如果你切换到“成员”这个页面当中,发现你的搭档每个月平均用在工作上的时间接近9个小时而且大部分是有效工作,而你平均下来只用了5个小时而且工作内容大多不能并入公司具体的项目只能归类为“其他”的时候,你就会觉得有压力了——这个数据对团队内部的所有人都是透明的,你看或者不看,工作量就在那里,不多不少——因为这都是你自己填的。

整个团队今日和日均工作时间、30天内的概览和加班状态一目了然

团队成员的工作量和加班情况(那些超过8小时的蓝色柱子)一目了然

看到这里有人可能会问,如果填写日志的时候有人不如实填写呢?首先,我们不打算也不认为软件层面上能杜绝造假的问题,但如果真有人造假的话问题也很容易暴露。第一,在一个团队里,大家是共同协作的关系,记录的日志可以互为参照和佐证。比如今天上午A和B一起开了个会,A一整天的工作内容填的开会,而同样的事情B只记录了上午,那么这个问题很容易暴露,而A这样记录的时候心里也会有顾虑。第二,即便没有相互参照和佐证的关系,如果一个人总是在做某个项目某件事情上花费了大量时间但是无法阐述更多细节或成效不彰,那么你可以考虑跟他谈谈工作方式方法的问题——TeamCola的统计分析报表很容易就知道哪些家伙是需要关心和犒赏的劳模而哪些家伙又是需要提点一下的“酱油王”。

从这张统计分析图能看出,这位叫做古龄的同学工作非常刻苦,而且工作内容非常聚焦

从这张统计分析图能看出,这位叫做“古灵”的同学工作非常刻苦,而且工作内容非常聚焦

相比之下这位叫做“老妖”的童鞋在过去三个月时间里不仅参与项目多且杂而且有大量说不清道不明的“其他”(灰色部分),是时候批评一下这位老打酱油的“酱油王”了!

相比之下这位叫做“老妖”的童鞋在过去三个月时间里不仅工作清闲而且有大量不属于任何项目的“其他”(灰色部分),是时候批评一下这位老打酱油的“酱油王”了!

想申明的一点是,TeamCola的设计以每个人的诚信为基本前提,我们既无意于开发一个与人斗的系统,也不希望它成为一台记录工时的冷酷打卡机。其实它更像是一个冷静而客观的分析师,把能够通过逻辑与常识发现的问题以更为显性的方式呈现而已。

3、生而互联——TeamCola之开放

TeamCola是一个在线软件,现在推出的是Web版,而且已经做了一个针对智能手机浏览器的移动版,未来我们会针对移动终端进一步优化并推出客户端,而我们希望它最终能满足随时随地,以任何设备方便地接入——简单地说,它是一个为互联网而生的软件,不管是传统互联网,还是移动互联网,都将能看到它的靓影,嗯,就像Evernote或者Dropbox所做的那样。

通过iPhone访问Teamcola.com的效果

通过iPhone访问Teamcola.com的效果

TeamCola上的工作日志除了自己上网获取,还可以选择通过邮件订阅来让服务器自动推送。针对人员和项目,TeamCola都提供了邮件订阅功能,每天早上9点,Team会把你订阅的个人或项目昨天的工作日志发送到你的邮箱。

点击这个按钮,你的邮箱便会收到每天来自这个项目的工作日志汇总

点击这个按钮,你的邮箱便会收到每天来自这个项目的工作日志汇总

在Gmail中收到的从TeamCola订阅的某项目工时统计和内容邮件

在Gmail中收到的从TeamCola订阅的某项目工时统计和内容邮件

如果你希望保留一个离线的副本供自己随时查阅,还可以通过iCanlendar来同步TeamCola中的消息到Google Calendar、Apple iCal、Microsoft Outlook或Mozilla 的Sundbird中。

你可以用主流的日历软件来订阅来自TeamCola的工作日志

你可以用主流的日历软件来订阅来自TeamCola的工作日志

用Apple的iCal订阅“老妖”童鞋的工作日志所看到的效果

用Apple的iCal订阅“老妖”童鞋的工作日志所看到的效果

4、良性循环——TeamCola之回馈

马歇尔·麦克卢汗曾说“我们打造了工具,而工具也会反过来塑造我们。/We shape our tools and afterwards our tools shape us.” 使用TeamCola的过程同时也会是一个团队提升的过程。

首先,TeamCola精简的设计会让你的工作变得更为高效,因为你不再需要和复杂的OA系统进行搏斗。每天花一点时间记录一下自己的工作上本身就是一种检视,很多时候填日志时连我自己都在感慨,原来我一天中这么大片的时间没有任何值得记录的工作也没有任何产出!每天在TeamCola中记录日志的过程会让自己变得更懂得如何去有效地利用时间。

其次,TeamCola透明的机制也被动地会让人变得更为自律,因为如果有人工作总是一个打酱油的状态,团队日志中就会很容易看到,这对努力工作的其他个体而言是个伤害,对当事人本身则是一种无声的鞭策。透明给团队带来的最大收益,其实是信任。能够看到一个团队中的所有成员为一个目标而努力工作(从工作时间到工作内容)是幸福的,除了情感上带来的激励,还有对别人工作的更多理解——对于一个小团队而言,知晓别人的工作,对于保持团队方向和理解团队使命非常有帮助。

最后,TeamCola开放的互联接口让你能更为方便地随时随地掌握自身和团队的状况,它可以在线和离线同时使用,也与已有的主流工具和谐共生。

精简、透明和开放的TeamCola,为您带来自律、高效而且彼此信任的团队

精简、透明和开放的TeamCola,为您带来自律、高效而且彼此信任的团队

正因为TeamCola在设计时将精简、透明和开放融入血液,所以也会把这种特质潜移默化地带给使用它的团队,让你的团队成员更为自律、高效和彼此信任。

最后,欢迎使用最棒的小团队工时记录和分析软件——TeamCola,我们还将不断思考和改进,而这一切也有赖于你的反馈,有任何想法或建议,欢迎写信给我们的妹儿

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