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注意力容易分散？这8件小事帮你节省注意力

Mon, 06 Jun 2022 19:38:59 CST

小强最近发现自己特别容易纠结

好不容易有点可以自由支配的时间，到底用来看书呢？还是写点东西呢？还是做个冥想或者拉伸呢？选择看书的话总觉得都好久没写东西了，应该写点啥，选择写东西吧，又觉得没准备好素材，就30分钟时间也写不完，那种写一半的感觉最痛苦了……

就这样，纠结了15分钟，啥都没干，还觉得特别累，算了，还是把那部剧刷完吧，所谓纠结，就是注意力的内耗

在我们这个时代，比金钱更宝贵的是时间，因为它只有每天24小时，比金钱更宝贵的是注意力，因为我们没法每天24小时都保持专注，那么有哪些可以帮我们节省注意力的小事呢？

我前两天在只管去做成长会收集到了将近20个技巧，拿出其中8个我觉得特别有启发的分享给你：

1、固定物品的摆放位置

从小我父亲就告诉我说：“把东西都放在固定的位置上，用的时候直接去拿就好了，用完之后再放回原处”，可以说这段话是我时间管理内力的来源，“东西放在固定的位置上”训练我对物品和事情的分类整理，“用完之后放回原处”训练我的自律

而“用的时候直接去拿就好了”这一句，则是帮我节省了大量的注意力，请你想象一下，准备出门的时候，在门口钥匙兜把车钥匙门钥匙一拿，伞篓里把伞一拿，衣架上把衣服和包一拿，直接出门，是不是很丝滑流畅？

请你再想象一下：出门的时候找不到钥匙放哪了，找半天，又找不到包放哪了，昨天明明放在客厅的（放到客厅哪了？），是不是精神内耗很严重？注意力被严重透支

如果真的能做个实验的话，前者（有固定摆放位置）一定在地铁上能够心无旁骛的看书，或者更愿意听书学习，后者呢？则无法集中注意力去学习

注意力是我们将精神集中于某种事物的能力，杂乱的生活会击碎我们的注意力

2、同样的袜子买一打

这个建议来自Z成长会的高敏杰，同样的袜子买一打，每天就不用为选择穿哪双袜子而消耗注意力了，同样采取这个策略的还有乔布斯、扎克伯格、周鸿祎

乔布斯让三宅一生给他做了够穿一辈子的黑色高领衫，加上牛仔裤和NB鞋，扎克伯格，十年如一日，总是穿灰色的T恤出现在公众视野，天冷再添一件帽衫，周鸿祎则是永远的红色polo衫

任何一个选择，都在消耗着我们的注意力和意志力，我想这就是为什么牛人都在简化自己的生活，因为这样才能最大化自己的成果

3、在卧室、书桌、客厅放三本书

想要戒掉某个习惯，那就给这个习惯设置一些小门槛，比如说戒掉晚上刷手机的习惯，我就会把手机放到客厅，躺在床上突然想刷手机了，但客厅那么远，还要起床、开门……算了，还是睡吧（当然也有例外的时候，刷一会儿再放到客厅去）

反过来说：想要养成某个习惯，就要把那些门槛都去掉，比如说看书，给我是、书桌、客厅各放一本书，不论在哪个空间想要读书了，随手就能拿起一本书来读，不需要纠结“要不要去书房拿书？”，“读哪本书好呢？”，浪费注意力

4、重复的事情流程化

这个建议来自Z成长会的荣伟，把重复的事情流程化，比如说我们经常组织会议，那么能否把会前准备、会中流程、会后跟进全部流程化，这样下次要组织会议，直接按照这个流程来，就节省很多注意力

我在《小强升职记》这本书里提到“做事靠系统，不是靠感觉”，我建立了家庭的资产负债表和现金流表，每月更新，因为经常开发课程，还提炼出了开发课程的天龙八部（课程开发流程），包括写文章，也提炼出了6个常用模板，每次直接套用就好

有些人说自己缺少结构化思维，没关系呀，你找个有结构化思维、框架思维的人帮你一切梳理出来流程，后面不断迭代就可以了，别把这个当借口

5、手边随时备着便利贴

这个建议来自Z成长会的老曲，不管是工作还是学习，都在手边放上一沓便利贴，不论是脑袋里突然冒出的想法，还是别人拜托要做的事情，都随时记录在上面，然后迅速回到手头正在做的事情上来，这样能有效避免打扰和分心

这也是《搞定》这本书的作者DavidAllen所说的：清空大脑，保持专注

6、清空桌面，手机勿扰

这个建议来自Z成长会的李文娟，她说：“做需要注意力的工作时，周围的干扰项都要清空，比如桌面不留其他杂物，手机关闭信息提示和来电提示（音），专注工作和学习时，保持离线状态，在线时间再集中处理信息，做交流类任务”。

我自己的手机处于勿扰模式已经半年之久了，完全没有出现想象中“别人找不到怎么办？”“会不会错过重要信息”这样的担忧，即使电话不在身边，iwatch也可以提醒和接听电话，但这样给我带来的好处就是更加主动的掌控我要看什么信息、我要跟谁联络，你也可以试试

7、用大数据买东西

如果你特别享受挑选物品的过程，那我啥也不说了，否则的话，你可以试试我用大数据没东西的策略

买书，不管是别人推荐的还是文章推送的书，我都会第一时间到豆瓣看看这本书的评分、评价，首先是评分要在7.5分以上才会买来看，因为新书上市会有刷评分的情况，所以还要看一下最近的短评和评分，这通常比较中肯，同样的道理，如果一本书的评分很高，9.2分，但是评分数量很少，100以下，那我也会慎重考虑，因为可能是自己粉丝刷出来的评分

买东西，淘宝也好，京东也好，我直接搜索要买的东西，比如电动牙刷，然后按照销量排序，然后选择自己喜欢的品牌，比如博朗，然后根据自己心理价位选择接近的买回来就好，整个过程不超过3分钟，我从来不会为了凑优惠券去买自己不需要或者不想要的东西，这一点老婆对我非常佩服

买基金也是，除了理财投资顾问的建议，我就在天天基金网按照近5年的收益率排序，然后选择自己想买的板块，比如煤电、银行，然后选择自己喜欢的基金经理，如果没有喜欢的或者不了解，那就选择掌管基金时间足够长的经理，就行了，我用不到十分钟的时间选了坤坤的优质精选混合，持有3年也带来了10%以上的年化收益

我的这种粗暴的做法依赖的是大数据和放下对完美的追求（也可能买到烂书、烂货），但我仍然这么做的原因是：毕竟对我来说更重要的是把选择的时间和注意力省下来去做别的事情，回报更高的事情

8、准备物品“一包流”

我有好多包包，但不是女生那种美美哒，主要以场景为主，我称之为“一包流”，不论要做什么，一个包一提就走

比如说我平时运动的包，里面装着衣服、鞋、护具，要去打篮球或者踢足球，直接一提就走

还有出去讲课的箱子，教具、雨伞、备用袜子和纸，还有口罩，都在里面放着，每次出门就把衣服鞋子放进去，就走了

再比如门后面挂个包包，里面装着出门用的东西：门钥匙、车钥匙、零钱等等，出门的时候在包里把东西一拿就走

“一包流”的做法让我不需要太多的思考和选择，当然，每次用完之后要归位、整理，这样下次出门才能达到“一拿就走”的地步

结语

你的注意力在哪里，你的世界就在哪里，希望大家保护自己的注意力，把它用在自己最需要的地方

家长们，你拿到孩子成绩单之后说的那句话可能影响孩子的一生

Sun, 20 Jan 2019 16:33:23 CST

我女儿格格今年刚上小学一年级，这是她的第一次期末考试，早晨起床吃饭的时候就不断看时间，又检查了一次文具盒，流露出既期待又担心的心情，说实话我也很忐忑，因为她在幼儿园的时候没有上过拼音、数学、英语的课程，所以刚开学的时候虽然很努力的学习，但只能考85分左右，老师经常跟我们私聊说班上只有三、四个孩子考80多分，要我们抓紧孩子的学习。

好在考完语文和英语之后，接她放学的时候她显得很轻松，说所有的题都会做，全部都能考一百分，我也就松了一口气。终于到了开家长会的那一天，试卷发了下来，英语100、语文98.5、数学96，高兴的数学老师和语文老师专门发私信肯定了孩子的进步，她还获得了“进步之星”的奖状

我也特别的高兴，当时就在想，回家后该怎么表扬奖励孩子：
– “哇，你太棒了，考了100分！”
– “你赢得了进步之星，爸爸真为你感到骄傲！”
– “你太厉害了，一个学期进步这么大！连老师都表扬你呢！”
– “为了庆祝你考了100分，你想吃什么我今天都给你买！”

你有没有用类似的语言表扬过孩子？那孩子的反应如何呢？

#### 什么是表扬？什么是鼓励？

我当时刚冒出这些念头就突然意识到不对了，我想起有一次上正面管教和PET课程的时候老师讲过家长应该多鼓励而不是表扬，那什么是表扬的语言？什么是鼓励的语言？他们之间到底有什么区别呢？

下面根据美国家庭教育家丁克迈尔的观点，比较表扬与鼓励之间的区别，首先来看表扬，表扬的语言比如：“我为你得了100分而骄傲”
– 表扬背后的基本信念1是：着重于外在的控制，孩子收到的信息是：“只有做你要我做的，我才有价值”，可能造成的结果是：“孩子学会以是否顺从父母来衡量价值，或反抗叛逆，（把所有合作行为当成投降）
– 表扬背后基本信念2是：着重于外在的评价，孩子收到的信息是：“必须使你高兴我才是好的”，可能的结果是：“孩子学会怎样取悦他人来衡量好坏，孩子学会担忧别人不赞同”
– 表扬背后基本信念3是：“只有做的好，完成任务时才给予”，孩子收到的信息是：“我必须符合你的标准才是好的”，可能的结果是：“孩子形成不切实际的标准，并学会以自己所能达到的完美程度来评价好坏，孩子会非常害怕失败。”
– 表扬背后基本信念4是：“着重于自我评价和个人收获”，孩子收到的信息是：“我是最好的，我必须保持胜过别人才是最好的”，可能的结果是：“孩子学会过度竞争，只有第一名才是好的”

看了这些是不是冒出一身冷汗？以前从来没有意识到一句普普通通的话，孩子会怎么理解，会对他产生什么影响，或许你自己身上一些想改掉但一直改不掉的问题，也在上面找到了源头。

再来看看鼓励，鼓励的语言比如：“你考了100分反映了这段时间你的努力”
– 鼓励背后的基本信念1：着重于孩子自己应对生活的能力，孩子收到的信息是：“父母信任我，我能成为有责任心、独立的人”，可能的结果是：“孩子学到承受不完美的勇气和尝试的意愿，孩子学到自信，并对自己的行为负责”
– 鼓励背后的基本信念2：着重于内在评价，孩子收到的信息是：“我对自己的感觉和我自己的努力才是最重要的。”，可能的结果是：“孩子学会接纳自己和别人的努力，学会自己做决定”
– 鼓励背后的基本信念3：承认孩子的努力和进步，孩子收到的信息是：“我不必十全十美，努力并取得进步才是最重要的”，能的结果是：“孩子学会接纳自己和别人的努力，形成做事情的欲望。”
– 鼓励背后的基本信念4：着重于孩子的贡献，表达对孩子的感谢，孩子收到的信息是：“我的付出是有用的，我得到了别人的欣赏”，可能的结果是：“孩子学会运用他的才能和努力为大家做事，孩子学会为别人，也为自己的成功高兴。”

最后总结一下：

– 表扬所强调的是别人的感受，孩子取得好成绩，获得好名次，父母对孩子说：“我们为你感到骄傲、你真棒！”这里强调的是父母的感受，着重的是结果而不是努力的过程。在孩子看来，父母实际上是在说：“你让我更有面子。”
– 鼓励的重点在孩子的努力和进步。鼓励型的父母并不在乎孩子跟别人比是怎么样。父母关心的是孩子能否接纳自己，有勇气去面对眼前的困难或任务，帮助孩子建立自信。因此，鼓励重视孩子的内在自我激励。

#### 结语
我们很少意识到语言是特别有力量的工具，给对方会带来水滴石穿般的影响。

好在几乎所有表扬的语言都能转换为鼓励的语言，给你三个例子试试看吧：
– “你赢得了进步之星，爸爸真为你感到骄傲！”
– “你太厉害了，一个学期进步这么大！连老师都表扬你呢！”
– “为了庆祝你考了100分，你想吃什么我今天都给你买！”

你也可以把自己说过的话转换成鼓励的语言留言给我。

为了效率你不应该做的7件事[译]

Sat, 07 May 2016 15:38:30 CST

当我17岁的时候，我曾经每天花20小时在工作和学习上。我在学校的课休时间做家庭作业并在晚上管理一个非盈利的组织。在那段日子里，努力工作让我有机会可以参与一些国际活动，到理想中公司去工作，并成就了成功的事业。当我慢慢变老，我开始有不同的想法，我意识到努力工作并不总是成功的唯一方法，有时工作越少，实际可能产生更好的效果。

设想一下有一个不停工作的小业务员，努力工作并不能帮助他战胜成千上万的竞争对手。 时间是有限的商品。一个企业家最多可以每周7天每天工作24小时，他的竞争对手可以花更多的钱，建立一个更大的团队，花更多的时间在这个项目上。但是为什么有一些小的初创公司完成了大公司不能完成的事情？Facebook花了10亿美元收购了一个只有13名员工的Instagram。Snapchat，一家只有30名员工的年轻初创公司拒绝了莱斯Facebook和Google的收购。他们成功的部分原因是运气—其他主要靠效率。

成功的关键不是努力工作而是聪明的工作

忙与产出有着显著的区别。忙未必就说明有产出。 要想产出，更多的是要管理好你的精力而不是时间。要经营好你的生活。我们需要学会花费最小的精力得到最大的收益。我很幸运可以在一个优秀的团队Filemobile工作，每个人都在激励我并帮我进行优先级排序让我变得更有产出。我学到了把每周的工作时间从 80 小时缩短到了 40 小时， 并且完成了更多的工作。换句话说：少即是多。

这里的7件我停止做的事情让我变得更有产出

1、停止通过加班来增加产出

你有没有想过40小时的工作时间是从哪里来的？每周 5 天，每天 8 小时的工作制是福特在 1926年的发现。实验表明，把每天工作时间从 10 小时降至 8 小时，每周工作时间从 6 天降至 5 天后，生产力反而提升了。

来源：Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

1980年由商业圆桌会议发布的《施工项目的加班效应》指出， 工作得越多，无论是短期还是长期上来看，你的工作效率和生产力都会下降。

当每周工作时间超过60 小时，并持续超过两个月，生产力下降的累积效应将使完工日期推迟，而人数相同但每周只工作40 小时的团队执行同样工作，甚至还会更早完工。

在AlterNet的一篇文章中，Sara Robinson回顾美军执行的一项研究，这项发现“ 每晚都减少1小时睡眠，持续一周，将导致认知功能退化，等同于喝酒使血液酒精浓度升高至0.10 ”。

当个人过于劳累，使其以比平常还要负面的角度看事情，导致普遍地心情低落。比心情更重要的是，其思维往往伴随着减少「主动思考与行动」──包括控制冲动、自我感觉良好、同情他人与情绪智力──的意愿。

来源: The Secret World of Sleep: The Surprising Science of the Mind at Rest

维持高程度的生产力，避免让自己过度工作并睡眠充足很重要。下次您思想为何工作缺乏生产力，原因很简单，您是 70%的人缺少足够的睡眠的一员。

你知道吗？

很多名人的经验是白天多小睡。达芬奇、拿破仑、爱迪生、罗斯福夫人、吉恩•奥特里、肯尼迪、洛克菲勒、丘吉尔、林顿•约翰逊、里根等都有小睡的习惯。

来源： 5 Reasons Why You Should Take a Nap Every Day — Michael Hyatt

从个人角度，自从我开始每天至少睡7-8小时，为注意到相比每天工作16小时，我更加有效率并且完成了更多的工作。对于营销人员来说睡眠真是一个伟大的工具。

2、不要老说“好的”

根据 20/80 原理（帕累托原理），20%的努力创造出 80%的结果；但反过来 20%的结果消耗了 80%的努力。因此我们应该把精力集中在能产出 80%结果的事情上，然后放弃其他的事情。如此就能把更多的时间集中在最重要的任务上。我们应该对低产出甚至无结果的任务停止说 “yes”。

成功人士和非常成功人士的区别在于后者几乎对所有事情说“不” –巴菲特

这就引出一个问题：我们该对哪些事情说“yes”，对哪些事情说“no”呢？如果想不出哪些事情值得花时间，不妨来个简单的分离测试。跟踪自己所做的一切事情然后尽可能优化。

我们中的大多数往往都说了太多的“yes”，因为这比拒绝要容易得多。没人想当坏人。

2012 年的消费者杂志发表了一项研究，研究人员把 120 人分成了 2 组。一组人训练成说“我不能（I can’t）”，另一组则说“我不（I don’t）”。结果很有趣：

告诉自己“我不能吃 X”的学生在 61% 的时间内选择了吃巧克力糖，而告诉自己“我不吃 X”的只在 36% 的时间里抵挡不住诱惑。在说法上作这么简单的一个变化就能显著改善健康食品的选择。

所以，下次需要避免说 yes 的时候，直接说“我不”。

另一个避免不必要活动的技巧是 20 秒规则：对于不应该做的事情多给自己 20 秒的时间考虑。

降低在你想丢弃的习惯上的能量消耗，提升你想培养的习惯上的能力。我们能降低或消除的越多的能量浪费，越能提高我们积极拥抱变化的能力。

来源: The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Success and Performance at Work

3、停止什么都事必躬亲，让其他人帮忙

我曾经管理过一个非常大的社区，试图一个人做完所有事情，最后发现我干不了。我筋疲力尽，最后社区接管了自我管理的工作。令人惊奇的是大家做得比我还好。我因而领悟到了社区的力量。以及为什么品牌需要用户创建内容。

消费者知道他们想要什么，以及他们想要如何让它更好，更甚于任何营销人员。根据 Octoly的报告，一支使用者自制影片的观看次数要比品牌自制影片多上十倍。当寻找关于一个特定品牌的资讯，超过半数（51 %）的美国人相信使用者自制内容大过于品牌官网（16%）与媒体报导（14 %），对营销人员来说，寻求品牌社区的帮忙至关重要。

来源: Earned Media Rankings on YouTube — Octoly

成为一个伟大的内容创造者，并不是他要创造最好的内容，而是创造一个伟大的社区来帮能产生高质量的内容。

我们必须意识到，在需要的时候可以去寻求帮助，这一点很重要。让做得更好的人接管你的一些工作对你来说更好。这可以让你花更多的时间在自己最重要的任务上。不要把时间浪费在自己解决问题上，让专家帮助你。

很多时候，哪怕朋友不能帮你，他们的陪伴也能让你更有生产力。

在ADHD的治疗中有一种“双重身体”的概念，人们会在有其他人在场的情况下做更多的内容，尽管那些人没有协助或指导，也可以完成更多的工作事项。如果你面临的任务是沉闷或困难的，比如清理你的衣柜或整理您的所有账单，找一个朋友当你的“双重身体”吧。

来源: Friendfluence: The Surprising Ways Friends Make Us Who We Are

4、停止完美主义

Dalhousie University心理学教授Simon Sherry博士Simon Sherry执行一项完美主义与生产力的研究，她指出：我们发现完美主义是绊倒教授的研究生产力的大石头。完美主义倾向越高的教授就越没有效率。

当一位完美主义者有以下问题：

他们在一项花费的时间比任务要求所花费的时间还多。
他们会拖延并等到最佳的时刻。在企业中，如果这是最完美的时刻，就代表已经太迟了。
他们过度聚焦在细节，反而忽略整体。

市场营销人员经常等待最好的时机，如果这样去做，最终会失去机会。

最好时刻就是现在。

5、停止作重复的事情，并使它自动化

根据一项Tethy Solutions的研究，一个5人团队分别花3%、20%、25%、30%与70%的时间处理相同的事情，导入工作自动化软体两个月后，分别将处理重复事情的时间降至3%、10%、15%、15% 与10%。

来源: Using Automation Software To Increase Business Productivity & Competitiveness -Tethys Solutions

一周前，我花了15分只能写了一个简单的Python程序，用来代原先要花一整天从Twitter API获取数据并使用HootSuite进行批量调度处理的任务。现在只要我需要重复做一件事情 5 次以上，我都会问自己是否可以找个程序帮我做这个事情。

你需要为了让自己的工作能够自动化而让自己成为一个程序员。如果你拥有这样的能力或资源是最好的，但并不是必须的。如果你不懂得开发，那就去买一个！

人们时常忘记时间就是金钱，因此经常土法炼钢地处理事情，因为这样比较容易，且不需要花费心力研究。假设您办了一个Instagram 活动，号召网友上传的照片总数只有30 张，您可以手动一张一张处理。但如果总共有从5个不同平台上传的30000张照片与影片时，您就需要一个好的数位管理系统了（例如 Filemobile）。

如果你不能找到解决方案，你可以雇佣一个专家来帮助你。在你的脑海中始终记得你需要花钱去赚钱，而时间是你最有价值的商品。

给营销人员的Tips: 到 GitHub经常可以找到可以经过简单修改就可以马上使用的开源程序。

6、停止猜测，并开始用数据支撑决策

如果你可以为搜索引擎进行网站优化，那么你也可以优化你的人生，让它成长并发挥最大的潜能。

不同领域有许多研究可供参考。比方说，你是否知道下午 4 点的时候人最容易分心？这是宾州大学助理教授 Robert Matchock 领导的一项研究。哪怕你找不到需要的数据，进行分离测试也不需要花太多的时间。

举例来说，上周我们做了一些测试吗，找出了来优化预览Twitter图像的最好方式。

要不断问问自己，你打算如何去衡量和优化自己所做的一切事情？

7、停止工作，并拥有无所事事的时间

大部分的人都没有了解到，当我们专注在某件事上，基本上就像是把自己锁在一个箱子里。很重要的是要每隔一段时间离开工作现场，享受独处的时光。独处时光对大脑与灵魂都有益处，波士顿环球时报的一篇文章：

哈佛研究表明，如果某人相信自己正在独自体验某件事情时，其记忆会更持久更精确。另一项研究表明，一定时间的独处可令人更具同理心。尽管没人会质疑早期过多的孤僻生活是不健康的，但一定时间的独处可令青少年改善情绪提高成绩。

来源: The power of lonely

对我们来说，要花时间去思考是很重要的。我们经常发现在我们不是刻意寻找解决方案的时候解决方案会突然出现。

我们不会因为熬夜而更有效率。就像是生命中的每件事情，需要耗费心力。如果您什么都不做只是坐着等，不会有什么改变，所以我们要更了解自己的限制与潜能，并将精力作有效的配置，过一个更成功、更快乐的人生。

P.S. 感谢你花了这么长时间把它读完，本有由标点符翻译，如果你觉得他对你有用，建议你分享给更多的朋友。

原文链接： 7 Things You Need to Stop Doing to Be More Productive

科技创业公司的效率工具箱

Thu, 20 Nov 2014 16:15:47 CST

如何保持效率，不仅仅是个人的挑战，这对一个组织或公司而言也至关重要，这也与公司的信息流动和沟通交流密切相关。在科技型创业公司，效率会变得更致命，因为这些公司通常都运作得非常快，而且还常常面临着巨大的压力（例如产品发布日期，资金的运转等）。

所以，这就需要在创业公司所有成员之间要保持高度的一致性，去确保产品适应市场，后期的平稳运行，和公司的整体透明度。

在 Worktile 这一年的创业旅程中，我们遇到很多值得学习的优秀产品，我们也希望将Worktile打造成一款优秀的效率工具，再这里，我们希望将我们这一年的经验和我们认为非常值得使用的工具分享给大家。

在我们开始之前，我们首先要明确典型的科技初创公司的几点需求：基本上，一般有四种需求：

1.团队内部以及与外部的沟通需求；

2.用于跟踪和协调的工作流程和任务的需要；

3.提升协作效率的需求；

4.扁平化和足够的透明度。

5.Toolbox for Tech Startup

Slack for 沟通 好吧，我承认，最近快要被 Slack 各种叼爆天的新闻刷屏了。但追求极致，简单干脆满足人类沟通需求的 Slack 确实太有魅力。在Slack中你可以跟你的团队成员进行高效的内部沟通，还可以对团队成员以及各成员分享的文件，文档进行搜索。你可以创建一些基于你们需要讨论各种话题的工作和任务，也可以有专门的主题内容，如聚会，开发，设计等等。除了这些，Slack 还整合了 Twitter、Zendesk、Crashlytics 和 Heroku 等服务，将它们的通知提醒、Bug 追踪等数据融入到公司内的信息流中。让整个公司的内部交流只关注于跟工作有关的信息流，极大地提高了沟通效率。就像 Slack 的 Slogan 一样： Be less busy！

文件存储的 Dropbox Dropbox 在存储方面展现的魅力已无需多言（对 Tech Startup 来说，被墙完全不是个问题好吧）全世界数以亿计的用户正在使用Dropbox，这可以让我们在电脑、手机、平板，甚至服务器上同步、备份或共享文件资料。文件的管理与共享在团队效率方面有着最明显的表现，版本控制，文件查找再也不会成为绊脚石了。

针对中小团队的团队协同工具 Worktile Worktile ，正是我远程实习的一家科技创业公司，是面向中小团队的协同工具。提倡通过任务驱动来连接团队在执行项目的过程中的事和事，人和事，人和人。在实习过程中，我们之间的任务分配和协调工作都是在 Worktile 上完成的。在 Worktile ，你可以根据公司不同的部门创建不同的项目，如“店小二”的运营部，苦逼的开发部等。得益于 Worktile 的看板式任务列表和不同层级权限管理机制，我们的工作效率得到大大的提升，知道Worktile每两周甚至每周就升级版本的秘诀么？就是Worktile带给我们的：不知不觉就提高了工作效率。如果正打算使用Worktile，那么，上吧！你将享受到一种前所未有的协同工作方式，就算是异地办公也是毫无压力（PS：我就是异地办公）。还有一点就是，Worktile有一个非常有爱的用户社区，你可以在社区提一些建议或者分享一些关于协同工作的干货等，而一旦你在社区发帖，我们Worktile的官方人员会竭诚为你“秒回”！这个得点32个赞！快来点赞

可爱的大象头 Evernote 在我看来是一个更偏向于个人使用的工具，我们团队中很多人也是它的付费用户，主要是负责管理一些私人的日记和记录一些牛逼的灵感，在产品上，Evernote 的极致追求我们作为用户是切实的感受到了！我最初使用Evernote是在2012年，当时Evernote已经宣布对所有用户提供最基础免费空间和功能。而在全平台支持的Evernote上，我一般使用的是Web版，因为对于我个人来说，我使用Evernote的时候无非就是编辑一下日记而已，没用上很多Evernote在微信推送的高大上功能，所以我基本是懒得下PC端，直接在Web上使用就很完美。

在线作图工具 ProcessOn ProcessOn是国内目前做得比较好的在线作图协作平台。在创业的过程中，难免会有一些图表，像流程图，图表式的Roadmap等，既然我们的重心是在产品上，那么我向你推荐ProcessOn，它可以快速地制作出你想要的各种图。而且，ProcessOn还支持协作画图，你可以跟你的小伙伴们一边作图，一边沟通交流。这不是跟我们倡导的理念一样么？哇哈哈。

大百度的思维导图百度脑图 百度脑图的功能不算很多，但足够日常使用了，我通常是在总结工作和理清代码思路的时候用它。优点蛮多：支持随处拖拽，云储存，不占用硬盘空间，一键分享给你们的小伙伴，你甚至还可以导入百度的Doc文件……而其中最赞的功能莫过于百度脑图支持多格式保存文件，你既可以到出成「.xmind」格式，也可以导出成「.mm」格式，也可以导出成「.km」格式……这样导出的思路脑图就可以在你的电脑客户端完美进行在编辑了，如果你需要的话。 （大百度也还是有如此精致的产品嘛）

PDF Word Excel转换 Convertii 我只是默默将这个链接分享给你。这样的工具有很多，但首先还是推荐这个，界面简洁，支持直接拖拽文件上传等，各种用户体验都非常好，你可以「PDF转Word」，还可以转Excel，转Text等。你不用安装任何Adobe Acrobat XI Pro或者类似的软件了，直接将文件拖入到这个网页的就可以见证奇迹了。Yeah~~~

数据统计可视化工具 infogr.am infogr.am 是一个很强大的数据可视化图表创作平台，这是我老大@小泽马君给我推荐的工具，你可以在上面创建很多种表格，包括常见的圆饼图，条形图，柱状图和一些炫酷吊炸天信息图表（一共14种）。还在为数据可视化烦恼？小白不懂D3.js？不用怕，现在你只要注册一个 infogr.am账号可以分分钟创作出各种亮瞎的数据图表了。这对于一些产品经理来说不就是一个开挂的工具么？不过……它不是免费的，你可能需要每月交上几美元。

Defonic for Relax

说了这么多生产工具，最后分享一个让你放松的网站： Defonic ,我通常会在工作累了的时候或者有时候直接一边写东西一边放背景音乐。这是一个能产生环境音效的线上服务，公提供24种不同的环境声音，包括海洋、河流、雨滴、森林、篝火、闪电、风声、夜晚、浪涛等等，你无需下载或暗转任何软件，只要将网页打开，点击你想播放的声音按钮就行。

Tips: Defonic 默认情况下是不显示背景的高清大图的，你需要点击右上的HD小按钮才会出现如此的身临其境的图片。

整体来说，Defonic 提供的音效品质相当好，即使有背景音乐搭配播放，也不会有很吵杂、难以忍受的感觉。强烈推荐各种设计师，工程师到上面放松自己

痛并快乐着

对于怀揣着梦想的创业者们，大家享受着这旅程上的一切惊奇与喜悦，也承担着巨大压力与质疑。我们希望将这些实用的工具分享给大家，多少可以减轻些工作中的负担，减少重复性工作，将精力放到更加重要的或者我们更享受的事情上，拼尽全力的去追寻各自心中的秘宝！

科技创业公司的效率工具箱，首发于博客 - 伯乐在线。

ios8的10项提高效率的小改进，你知道几个？

Mon, 22 Sep 2014 08:46:38 CST

9月18号早晨大家应该打不通我的电话，因为小强在升级iOS8（删了不少歌曲，哭！），这次更新被称为是“ 有史以来极其重大的更新”

有多“重大”我不知道，但是我发现iOS8有一些贴心的“小更新”，可以帮助我们提高效率，请听我一一道来：

1、延时摄影和手动曝光

自从有了微信、微博，iphone最大的用途除了打电话就是拍照了，这次ios8更新了两个实用相机功能：

延时摄影：现在出去玩都可以不用带卡片机了，iphone足够用！但是你和男朋友想甜蜜合影的时候还是要借助周围人的力量，现在有了延时摄影，你可以挽着男朋友的胳膊自拍了：）

手动曝光：好多小白都不知道iphone的拍摄功能可以定点对焦，也就是在拍摄状态下，点屏幕的哪个位置，就会自动对焦那个位置，然后自动曝光，ios8更棒啦，如果你对自动曝光不满意，比如太暗了，你就可以点旁边的小太阳自己调整亮度，是不是很方便呢？

2、通知栏=个人效率中心

当ios有通知栏的时候，我就一直在想，如果我想看看今天有哪些待办事项，有什么日程的时候，直接下滑一下，唰！通知栏里就能立刻看到，多爽啊！

iOS7的时代貌似只能显示系统自带的“提醒事项”，但如果你用的是奇妙清单或者Omnifocus这样的工具就不行了。

而现在呢！

你可以把你的TODO和日历都放到通知栏，即使锁屏，下滑一下照样能概览今天的所有安排
在通知栏里你可以直接勾掉已经搞定的事情，不需要打开应用
可以调整顺序，比如把日历放最上面，然后是奇妙清单，再然后是印象笔记

这样一来，就快捷多了！

其他的App也会陆续支持此功能，别把通知栏挤爆了哦！

记得iOS7的通知栏里面只能显示系统自带的“提醒事项”，如果你用的wunderlist或者Omnifocus这样的工具，

3、农历和周数

日历里可以看到农历和周数了！

有时候被人问到：“今天农历几号？”查起来还真是麻烦呢！

其实现在用到农历的时候挺多的，比如说有些人按节气调整饮食、选良辰吉日、过农历生日，等等

原来可以用365日历之类的解决，现在系统日历就具备这个功能了

还有就是周数，工作有时候是按周数来的，现在这个也可以直接看到了。

4、锁屏直接回复

短信可以在锁屏状态下直接回复了，在通知栏里也可以回复

回复短信的效率提高不少啊。要是微信也可以在锁屏下回复……

5、第三方输入法入驻

小强觉得其实ios8自带的中文输入法已经不错了

怎奈毕竟还是百度和搜狐更了解中国人的输入习惯，个人感觉输入的效率是高一点

特别是用九宫格输入，一个拇指就能搞定，太适合早晨搭地铁或者公车的时候，一只手抓扶手，另一只手回复邮件或微信了。

6、时钟表针变粗

这个是细节中的细节了，有没有发现？系统自带的“时钟”表针变粗了？

为什么？

小强觉得是让人能更清楚的看到现在几点吧？

7、各应用耗电量统计

这个功能的作用是“让我们根据耗电数据来自行决定某些应用的使用时长”

如果你像我我一直不喜欢带充电宝的话，那么就关掉那些最耗电的应用吧

同时，你也会知道，你的时间都耗在哪个应用上了。

这是粗放版的时间日志呢！

打开“设置(setting)”——“通用（general)”——“用量（usage）”——“电池用量”（battery usage）

8、搜索更强大

我们不仅可以在iphone上搜索本地内容了！

它还可以用你的关键字搜索：

应用商店
维基百科
热门新闻
Safari浏览历史
附近电影院上映日期
……

我觉得它还可以更强大！变成无声版的siri

9、请求桌面站点和最常访问

以前用safari浏览网站的时候，通常都是默认用“移动版”显示，目的是为了节省流量，但是更多的时候，显示起来会很糟糕

用户体验好的网站会在最下面有个“桌面版”，现在，ios8可以固定某些网站直接用桌面版打开。

这样一来，对于你经常浏览的网站，可以设置默认用桌面版方式浏览还是移动版方式浏览。

同时下面多了一个最常访问，方便我们更有效率。

10、自行调整分享顺序

看到好的网页想要分享的时候，原来是固定的分享顺序，比如邮件、短信、添加书签……等等

如果你使用的分享服务过多，那么可能需要滑动一下，才能把网页发送到你的印象笔记。

现在你可以调整顺序了，把你最常用的放到最前面，比如印象笔记，还可以是omnifocus哦，可以直接放到待办清单里呢！

你所要做的就是进入分享菜单里的“更多”，去进行设置

结语：

科技让人更轻松！这才是移动互联网时代的大佬们应该有的范儿！

如果你觉得iOS8还有其他让你更方便的改进，欢迎告诉我！

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邹鑫

追求幸福的时间管理行动家，《小强升职记》的作者，专注于分享时间管理方法、时间管理案例、时间管理工具。

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我的一天是这样度过的

Tue, 21 Jan 2014 00:02:35 CST

大家好！我是Semih Yağcıoğlu.

我是一个程序员。我生活中土耳其首都安卡拉。我喜欢编程，挑战难题永远是让我兴奋的事情。

我会写一些我感觉有趣的东西。

这是长话短说——来和我喝一杯咖啡，我们可以细聊。

这些年来我养成了一些生活及工作上的习惯。我想这些习惯也许会对你有些启发。

早上

每天大概在6点到6点半间起床。不需要闹钟。我要求是自然醒。7点钟左右吃早餐。锻炼15到30分钟。在出门上班前，我会选出今天要完成的3个最重要的任务。

早晨是安静的。早晨我注意力最容易集中，能完成更多的任务。所以我努力在上班前尽可能的多完成几项事情。

工作

我拒绝同时做个事情。同时做多个事情会一个都做不好。我一次只做一件事。

我总是对任务划分优先级。我的座右铭是马克·吐温的一句话，“早上先活吞一只青蛙，那你余下的这一天时间将不会再遇到比这更糟糕的事情了。”

不管是工作还是业余时间，我都奉行收件箱0原则[0]。如果邮件箱里还有没有处理完的邮件，我有三种处理方式：回复，删除，或转给他人处理。最终，它们都会进入归档状态。

不管做什么，我都会尽全力专心一致。为了达到这种状态，我会在工作时关掉或清除所有的干扰因素。只有这样我才能专心的干那些真正重要的事情。

我会把任务分块，我使用番茄时间管理法，它能帮助我专注于当前的任务[2]。做事情的期间我尽量不中断，坚持一口气完成。如果你把任务分成20分钟的任务块，每20分钟不中断，你会惊奇于你的工作效率。它让我保持了工作动力，让我能头脑清醒的干活。这种一次次的小冲锋、一次完成一个任务块的方式，让我感觉工作变成了游戏。

工作中间穿插短时间的休息，这些休息时间里我做我任何想做的事情，和朋友喝咖啡，浏览 Quora， Hacker News 或者 Stack Overflow，这些都是我在休息时间最喜欢的活动。

饮食

我不喜欢一个人吃饭。我总是和朋友或同事一起吃。这是一种很好的社交方式。聊些小东西，想法，项目等，这些能让我了解外面发生的事情。这跟你的工作繁忙与否无关，毕竟大家都要吃饭。

我喜欢到外面吃，哪都行。这能让你保持新鲜感，而且有助于清理大脑。

做笔记

我使用一个方形的 Moleskine笔记本和一种黑色钢笔做笔记。我养成了bullet journal[3]的习惯。我会尽可能的记下所有有用的信息。没次当我重新翻阅以前的旧笔记时，我都会惊奇于发现一些已经忘记的好东西。

除了用纸质笔记本外，我一直还用手机或电脑本做记录。但是，如果你没有好好的组织这些笔记，它们的混乱会让你很麻烦。所以，我制订了一些规范来管理我这些笔记。手机做笔记非常方便。但有时候你也会遇到使用手机或电脑笔记本做笔记不方便的时候。比如会议中别人会以为你在聊天或发短信。所以我学会了随身带一个纸质笔记本。因为提着电脑走到哪带到哪并不方便，所以带个本子就成了习惯。特别是，我把它放在枕边。你不知道什么时候灵感会突然冒出来。

工具

我使用 Evernote来保存所有的想法。能用它的地方我尽量使用它。我把它装在所有设备上。将所有的物理东西都数字化，保持到Evernote里，会最大化的避免信息混乱。

我使用 GitHub存储我的所有项目，甚至我的写作。

我喜欢写作，我使用Web应用ZenPen写作，用的是一个有标记语言的编辑器[4]。它很简单，也很漂亮。我使用LaTeX写学术论文，也会用一些其它的看起来很酷的东西写[5]。

我用RSS阅读文章。我偶尔玩 Twitter。我从来不去Facebook。

我使用Pomodoro应用，它非常简单，其实就是一个计时器。

晚间

晚饭后我继续工作。睡觉前我会做一会儿身体锻炼，一般不超过15分钟。这能让我保持清醒，有助于工作。

睡前我会回顾一下做的笔记。包括本子上记录的和电脑里记录的。我会清理完收件箱，每个邮件都做出相应的处理。

回顾笔记后我会计划明天的事情。知道下一步该怎么做是解决掉了一个肩头的重担。

无论我如何疲劳，我都会为我自己做一个事情。读一本书，看一个电视节目，或写一些我喜欢的东西。这对我很重要，我会坚持下去。

标注

[1] Inbox zero 是指清理干净你的收件箱，消灭所有纷扰的事情。

[2] Pomodoro 是一种把工作分成25分钟左右的时间段，中间休息5到15分钟的方法。

[3] Bullet journal 如果你喜欢做笔记，这是个很好的东西。

[4] ZenPen 是一个极简主义的Web应用，是我目前发现的最好用的写作工具。它能帮助你专心写作。我使用标记语言，存到本地可以离线写作。

[5] LaTeX 对你的眼睛很好。每次我看一个文档，不论是不是打印出来的，我都能看出它是不是用LaTeX编写的。它就是这么漂亮。

感谢 Kevin McKeown启发我写这篇文章，还感谢 Evrim Doğanyiğit, Aykut Aras, 和 Mehmet Kordacı 预览这篇文章的草稿。

本文由外刊IT评论网( www.aqee.net)原创发表，文章地址：我的一天是这样度过的，[英文原文： This Is How I Work ]

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Wunderlist使用心得总结

Tue, 18 Feb 2014 13:44:01 CST

投稿人：鱼米之乡

前言：
先后使用过do.it、omnifocus，最后选择了wunderlist，看了他拓展性强、跨平台、免费三大优点。Wunderlist只是一个工具，重要是的GTD的思路。下面的分享是本人的使用案例，存在不足的地方，欢迎大家指出探讨。

一、Wunderlist介绍
首先对Wunderlist做一个简单的介绍。Wunderlist是可以支持跨平台运行的免费。任务管理软件，可在Windows、Mac、android、ios 系统上运行，界面非常简单精致，同步性非常好，可无限同步，目前已经更新到Wunderlist 2.3，有中文版。
官方网站：https://www.wunderlist.com/
界面如下：

Wunderlist系统非常简洁和简单，它不像doit、Omnifocus等软件，软件本身就用GTD逻辑，它只有最简单的收集功能。对它自身的功能，没有太多可以说的地方，用过就知道了，很简单。

二、Wunderlist中的GTD系统构建
GTD的流程是，收集=》处理=》归类=》执行=》回顾=》回到收集
下图是我整理出来，并且已经在应用的GTD方案。接下来，我和大家分享，我的GTD系统建立的过程，就是建立的逻辑。

Wunderlist构建的基本GTD框架如下：
收件箱、今天（这个当作GTD的任务清单）、someday/maybe、大项目

1、收件箱
作用：有任何想法和任何需要做的事情，马上写入收件箱。
我的收件箱，有手机上的wunderlist，在电脑上也装了。有什么事情的时候，可以马上归类。

2、任务清单=“今天”
作用：在处理收件箱的时候，2分钟能做的事情马上就去处理，2分钟不能做又是今天的事情，就放到“今天”的栏目下面。
在用的时候我发现，有一些事情已经有明确的时间要做，比如说下周四要去见一个客户，但又不适合放在someday/maybe的栏目下，该怎么做呢？
于是我设置了“具体时间”的栏目，将已经有确定时间的任务，都放在具体时间里面。

3、项目
作用：将时间周期长，难度大的项目独立出来，突出重要性。
日常工作与生活中，很多收件箱里面的任务就是一个项目，omnifocus里面有无限子任务的功能，能将一个任务很容易变成一个项目，而且不用转化任务自身的属性，就是不用将任务变更成项目。Wunderlist也有类似的功能，不过无限子任务的版本需要付费，免费版的子任务没有截止时间设置，也没办法将子任务独立成一个任务。
怎么解决呢，我就想到了一个折中的办法。根据项目的时间长短，以及重要性程度，决定是否将任务提升到独立项目级别。
设置案例如下：
例子一，我要成为淘大讲师。
这是一个长期项目，而且狠重要，牵涉的东西很多，时间跨度长。我将他转化成一个独立项目。见图片“事业：淘大讲师”，然后在项目里面，可以自行的添加子任务，并为每个子任务设置相应的时间节点。

例子二，学习Evenote。
这是一个短期项目，重要性一般。我就当作普通任务来处理。项目下面可以有很多子任务，对它的项目分解请见下图。

1)、设置截止时间。截止时间对应的是下面的子任务，明确子任务是什么时候做。
2）、有想法就写入备注。见“用来做笔记，学习的文章”这些。

如果子任务完成，就从新设定截止时间，然后勾选子任务。

4、Someday/maybe栏目
作用：将没有截止时间，没开始，可做可不做的任务、项目都放进去，在周回顾的时候觉得可以在接下来时间做的，再抽出来。

5、小技巧分享：

1）、利用命名（见上图），简单实现GTD的情景功能。“具体时间”栏目用来放确定时间的事情，刚开始我的工作、生活所有的事情都放在一起，搞得具体时间里面很杂，不利于任务的整理，我也在烦恼Wunderlist里面怎么就没有“情景”的功能。不过后来我将具体时间分成了工作、生活两个栏目，这样子任务的类别就清晰了。

2）愿景的管理。Wunderlist里面缺少对目标、愿景的管理。对独立的项目，不是以项目名称进行命名，而是以“事业：XXXXX，修炼健康：XXXX”来命名。

为什么要这样命名呢？这是吸收了omnifocus的精华。在使用omnifocus的时候，我会以愿景将项目进行归类，如“事业、财务、健康、生活”，褪墨上面有一篇关于愿景的文章，或者参见《小强升职记》P111。
这样命名，我在做项目的时候，我就知道我是为了什么而在做这个事情。

5、回顾、总结的思路
回顾是GTD和ZTD的重点，没有回顾，整个流程就没有结束。对于回顾，Wunderlist提供了两个好工具。
第一，导航栏上的“已完成”栏目

第二，每个栏目下的已完成任务

已完成栏目，将所有完成的事情，都进行归类。每个栏目下的“已完成任务”，显示在这个分类下，完成的事项。
我每周的回顾，主要是进入每个栏目下的“已完成任务”里面去看完成的事项，使用中发现，长时间下来，这些已完成事项会很好，不利于本周回顾，于是我建立了一个单独的栏目，专门来放上周已完成的任务。

下周的任务布置，我们可以从Someday/maybe里面找，然后再到项目里面，决定下周要干的事情。再根据“本周”里面的数据，那么下周要干什么事情，就很清楚了。

最后就是写一个简单的总结，顺序是。愿景目标，上周做的事情，愿景目标进度，下周要做的事情，做到什么程度。

四、Wunderlist应用的交流
1、整个逻辑建立的过程，ZTD有哪些理念被我应用到Wunderlist？
ZTD其实与GTD没太多差异，只是ZTD对行动更为注重，让我理清工作重心，有更多时间去做重要的事情。ZTD理念被我在Wunderlist中重点应用的是“星标项目”这个功能。

将重要的任务，进行星标。每天开始新的一天时，就能看到今天重点要做的事情，接着今天大部分的精力重点用来完成这个事情。一天可能有很多事情要做，不过打星标的事情是最重要的，完成这些事情，今天就不算白过。

2、几个重要的地方
关于打星标的任务，一定要认真对待，打星标的任务是神圣的，如果拖沓不按时完成，可能会造成整个GTD系统奔溃，又回到以前杂乱无章的时间。
关于回顾。回顾重要是对目标的回顾，目标是时间管理的出发点，回顾就是让我们回到出发点，让我们工作生活更有方向和重心，所以一定要做好回顾，没有回顾的GTD的系统不叫做GTD，充其量就是一个记事本。

3、向大家求助的地方
关于下一步行动。GTD里面在执行的都是下一步行动，用Wunderlist添加任务，也尽量添加下一步行动，不过有的时候一些小项目。不能单独列成独立项目，放在“今天”栏目下面，位置好像又不大对，现在的处理方法就是，不理会它。

关于Add _a _comment。每个任务下面都有这么一个，可以输入内容的地方，可又不知道是用来干嘛的。
关于目标分解的方法。Wunderlist对目标的分解并不好，它不是一个逻辑工具，我平时喜欢使用Xmind来构建思路，不过一直存在一个问题，就是我对目标的分解上，在逻辑上一直很欠缺，在此请大家推荐一些逻辑学、方法论方面的书籍，发我邮箱即可。

我的邮箱shuiyumi@outlook.com
以上，谢谢朋友们。

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邹鑫

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让你准点下班的8个小技巧

Sun, 01 Dec 2013 20:41:11 CST

你怀着最好的打算开始了一天，你计划早点儿下班去健身房，然后和心爱的人来个晚餐约会。但是，一件事情又引出了另外一件事，一个会议开完了又开另一个会，最后，你工作到很晚。开完会后，你还是得完成需要立即完成的工作。一会儿，天就很晚了。健身房已经没法去了。你的晚餐约会也迟到了15分钟以上，也可能你错过了晚餐约会。一天天就这样过去了，你的工作决心要阻止你这美好的生活吗？其实，提前做点儿计划，并在恰当的时候说“不”，你就能按时离开办公室。下面的8个Tips能帮你按时下班：

1. 设定目标
知道什么时候离开。如果你有规划好的时间表并为之努力，你可以调整工作来实现这一目标。
2. 设定严格的界限
当事情开始超时时，阻止这种情况发生。按时从会议离开，在恰当的时候结束讨论。雪莉-桑德伯格（Facebook COO）以坚持每天下午5:30下班去接孩子而闻名。
3. 设定期望
提前设定期望能带来魔法般的效果。如果其他人知道你需要按时离开，他们更有可能遵守你的时间。这可以是提前告诉你的团队或老板，那天你需要在某一时间离开。
4. （和你自己）预约
上完班离开时可能很难，即使是从礼仪的角度上来说也是如此。然而，如果你有预约，别人一般都会理解。你不必说是和你的另一半约会。
5. 不要把会议安排在一天结束之际
把你快下班的这段时间留出来进行行政管理、清洁和总结。这些都是你能控制的活动。会议往往会超时。不要把会议安排成你当天日历上的最后一件事情。
6. 不要出去吃午餐
和一群人外出吃午餐虽然很有趣，但是会浪费你很多时间。不要让你工作日的下半部分因为一顿意外的长时午餐而脱离正轨。带着午餐去上班，如果你提前做完工作，你可以休息或下午提前走。
7. 早点儿开始
想早点儿离开？试试早点儿开始工作。你可以比别人先到，把工作做完，提前做待办事项清单里的事项。
8. 早点儿做有最后期限的工作
早点儿攻克那些必须要做的任务。早点儿做那些必须下班前做完的工作。这会让你免于在下班的时候发现时间不够用。

怎么样，都是非常简单易行的方法吧，如果有之前的困扰，就去试试吧，欢迎大家来交流自己的方法！

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无觅

OmniFocus 2 for iPhone 上手指南

Tue, 29 Oct 2013 13:14:34 CST

1.OmniFocus主界面介绍

OmniFocus2 的主界面包含几个部分的内容，顶部的「预测」按日历显示近期和未来包含时间点的事项，「收件箱」显示没有归入「项目」和「上下文」的零碎事项，中部的「旗标」「项目」「附近」「上下文」则是按不同的分类模式来组织显示的事项，底部的「透视」则从另一种纬度来分类检索事项。

图1-OmniFocus2 主页

Forecast（sometimes）

按时间点来列出事项这个很好理解，只要创建的事项包含时间点要素，临近时间点的事项将会显示在这个区域。通常我们在日历上记录某天或者某个具体时间要做什么，这类事项都可以直接添加到Forcast中。

Inbox（to do list）

收件箱应该是平时使用最频繁的一个部分，想起来什么事都可以事先记录在这里，先不去关心什么项目、上下文什么的，记录完成后有时间再来整理分类。收件箱的功能类似于iPhone里的提醒、Clear的功能，大多数临时性、零碎的事项都可以记录在这里。

Flagged、Projects、Nearby、Contexts（Search）

需要我们分类进行管理的事务都有 可延续性的特质，可能是时间上的延续，也可能是事情本身的延续，还有可能是因为什么而延续。也正是这种延续性才使得我们需要对它们进行管理，否则忘了也无所谓。

•督促类－［often］需要提醒自己，每天、每周或者每个月等等

•计划类－［sometimes］有时间特性，需要花事件来思考和解决的事情

•关联类－［next］我也称其为尾巴事项，在某件事情之前或者之后

•愿望类－［maybe］不确定什么时候做，甚至只是一个想法但觉得有必要

「旗标」可以用来标注阶段性的重要事项，便于直观的查看，给事项点亮和关闭“旗标”并不会影响事项原来的分类，可以很灵活的来突出某个项目（Project）或者只突出某个动作（Action）。

「附近」可以看作是「上下文」的一个特殊类型，和地理位置密切相关的事项，意味着到了这个地点需要保持关注的事项，通常我们会将「上下文」中的“住宅”“办公室”绑定上GPS地址，用来在Map上显示和这些地点相关的事项。

「项目」一个需要多个步骤（Action）来完成的事（Project），项目的标题最好能直观的显示项目的大概意思，刚开始使用很多人容易把项目和上下文混淆，在项目上创建了很多分类，原则上每个项目应该都是一句简短直观的句子，如果一定要分类也是用文件夹来管理。

「上下文」上下文的作用更多的是来标注事项的环境和人的因素，主要是用来分类的。

图2-OmniFocus分类页

Perspectives（Check）

「透视」提供了一种经常检查和查看事项的途径，可以直观的以不同方式来检查需要关注的事项，在定位上不同于「上下文」和「项目」的分类模式，可以按照完成度、时间、事项分组等方式来罗列事项，Mac用户还可以通过Mac端的OmniFocus来创建自定义的透视。

不过总的来说，透视的主要目的还是方便我们定期check，这也符合基本的GTD逻辑，收集-处理-执行-回顾。

2. OmniFocus2 使用技巧

快速返回

进入到二级或三级页面后，长按左上角的标签可以直接返回Home页面，单击则返回上一层。

编辑完成后直接长按左上角的标签会返回并自动保存。

图3-返回Home

更多控制项

向下滑动，顶部会显示出同步标、显示调节和搜索的标签

图4-下拉控制项

图示的主页中「透视」中显示的Follow是由Mac端同步过去然后在「透视」页点击“编辑”，将此项加上星标就能显示在主页。

目前的OmniFocus2 能同步Mac端自定义的「上下文」透视项，自定义的「项目」透视项尚还不能支持，估计未来的升级版本会解决。

3. OmniFocus2 操作介绍

上下文和项目

在前面「上下文」的截图中（图2-OmniFocus分类页）可以看到基本的上下文的分类，上下文的分类最好不要超过1屏，其中住宅、办公室这样的地点可以在分类的编辑中和地理位置（Location）绑定。地理位置绑定时需要处在当前位置。

上下文中的状态（Status）对应着顶部的大眼睛（View），是用来过滤事项的主要依据。

三种状态分别是：活跃、暂停、已丢弃：

活跃的「上下文」所包含的事项默认会显示在「上下文」列表中；

暂停可以用来标注哪些需要等待和现在不需要着手处理的分类；

丢弃用来隐藏那些已经没有活跃必要的分类，例如：人员中通常会有些事项在完成后不需要再显示某个人员，就可以修改某热人员的「上下文」分类，将其状态改成已丢弃。

GTD使用原则上是不直接删除事项的，通过状态修改可以净化显示内容，但也保留的操作痕迹。

因为项目通常是几个动作的集合，所以创建页中比「上下文」多了一个项目的类型，用来标注项目中的动作之间的关系：顺序关系、平行关系还是各自独立。顺序关系是指动作的完成需要遵循1、2、3的步骤来依次完成，而平行关系可以同时进行，各自独立则没有相互之间的牵扯。

项目的类型设置一方面会体现在过滤中，另一方面也是为了在活动事项中更精简和准确的显示当前需要关注的事项。例如，如果项目类型是顺序事项，那么“完成最后一项时标记项目完成”会自动修改项目的状态标记。

图5-项目、上下文设置

※ 不论是「上下文」还是「项目」都是采用修改状态来定义事项是否完成，而具体的动作（Action）是通过勾选后面的圆圈来标识完成，一个项目通常都包含多个动作。

添加动作或具体事项

屏幕右下角的添加图标属于全局性的添加，打开后内容都是空白，输入事项标题后可以选择所属的项目或上下文。

如果已经进入到某个具体的项目或上下文中，点击顶部标题栏居中的加号，可以在当前项目下创建新的动作。

图6-OmniFocus动作新建

图7-OmniFocus动作填写

如何使用Omnifocus做时间管理 4 多项目管理

Thu, 23 Jan 2014 16:28:18 CST

上一篇文章小强和大家分享了职场新人如何使用omnifocus做时间管理

这一篇和大家分享作为一个管理者，可能遇到的时间管理挑战和如何用omnifocus应对这些挑战。

张经理在一家IT公司上班，从程序员开始打拼了5年，凭借权威的技术能力当上了项目经理，同时管理三个项目，苦恼也随之而来

技术和管理，需要的是完全不同的能力，一个优秀的程序员不等于一个优秀的项目经理，所以张经理从游刃有余迅速跌到捉襟见肘窘境

他负责的三个项目总让他心里没底，不知道什么时候就会出乱子，很被动。

从技术岗到管理岗的建议

简单的讲，小强认为张经理职位升上去了，但视角并没有升高，他仍然把主要精力花在对项目细节的掌控上，比如说搞定BUG呀，质量测试等等，应该站在更高的位置上鸟瞰手头的三个项目，然后做好沟通、协调工作。

所以小强给那些从专业技术岗位升到管理岗位后，感觉到不适应的朋友一些建议：

1、工作重点是做沟通协调搞定人，而不是搞定事情，要先从思维模式上完成这样的角色转换

2、时间管理方法要升级：从单纯写Todo list的方法，升级到有情境和检视概念的方法，情境概念的引入可以帮助你在多个项目中“合并同类项”，提高效率，检视的概念可以帮助你把精力由“做事”到“思考”倾斜。

3、适当抑制完美主义倾向，别人做事情可能没有你做的完美，但你现在应该考虑的是整个项目的和谐，而不是某个部分的完美。

4、多项目管理是知识工作者的基本功，现在只负责一个项目的人应该是不存在的，即使工作中只负责一个项目，加上生活中的项目，也是多项目管理，对于多项目管理，就要学会在不同项目中切换，打开A抽屉是A项目，打开B抽屉是B项目，这样“格物致知”脑袋才不会乱。

从下图可以看出，项目经理重要的是知道需要哪些人做事，并且协调他们的关系，同时关注这些人行动的进度。

程序员关注的是知道怎么做事以及事情的及时完成。

项目管理者的行动系统

项目管理者的行动管理系统看上去应该是这样的：

1、同时看到多个项目的待办事项，掌控全局

2、把多个项目中即将截止的待办事项集中显示，综合考量先做哪个后做哪个

3、多项目中能批次处理的显示出来，提高工作效率

4、提醒自己定期检视所有项目，查漏补缺、掌控进度、触发思考

跟大家厘清两个概念：

1、顺序和连续区别

每一个项目中的下一步行动为紫色，这表示为该项目下一件要做的事情

顺序类型的项目：必须要做完前一个任务才能继续下一个任务，比如说软件开发必须要经过软件测试之后，才能正式发布，发布之后才有后续的上线、宣传、推广等等工作，这时候项目中剩余任务除了最上面的以外，其他的都变成不可用的灰色。

平行类型的项目：项目里任务的先后顺序并不敏感，无需按照特别的顺序完成，点击之后会发现项目中的剩余项目全部变成可用的黑色

2、检查和重复频率的区别

选中项目，打开检查器就可以看到“重复频率”和“检查”两个选项，他们的区别是：

重复频率：生活和工作中有很多任务都要重复去做，比如每周回顾，我定在每周日早晨6：30，那么到时候omnifocus就会提醒我，挨个勾选掉之后它们并不会像其他任务一样“已完成”，而是会变成灰色“不可用”，等到下个周日的时候又会变成黑色“可用的行动”

重复频率可以设置为天/周/月/年（听说可以季度，但我没有测试出来）

检查：这个功能直接对应于GTD方法里的检视环节，每隔一段时间就对手头的项目进行检视，让你对项目更有掌控力，重复频率也是天/周/月/年，那么为什么不能直接用重复频率代替呢？原因很简单： 有些项目是每周重复，但是一个月才检查一次。一个是做事的层面，一个是检视的层面，分清楚这两个概念就能分清楚重复和检查的区别。

更详细的请看小强录制的视频：http://v.youku.com/v_show/id_XNjY1MjY0MDA0.html

结语：

就像开头说的，对于刚开始做项目管理的人来说，比较痛苦的就是职位升了，工作方式没有升级。

以我的经验来讲，升级工作方式的要点有两个：

1、把关注点从“做事情”，转到“做人”

2、把行动的重点从“搞定”，转到“检视”

掌控住行动和项目，才能再向上关注到角色平衡、年度目标、对未来的愿景，所以，这是基本功，我们一起加油吧！

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邹鑫

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技术项目走向失败的五条“捷径”

Thu, 23 Jan 2014 00:27:04 CST

技术项目的失败，屡见不鲜。不论你运营的是一个持续跟进一些项目的软件公司，还是一个需要顾问来为你提供系统集成的非技术公司，你都有可能遭遇这个问题。进度延期、预算疯涨、直至最后完全失败，这在软件世界非常普遍。事实上，一个项目延期数年，超支数百万，已经不是新鲜事了。

例如，在2003年，我飞去洛杉矶出席微软为软件开发者举办的其中一个会议。活动中，微软发表了激动人心的消息：下一个版本的windows将会带来一些革命性的新功能。回顾我的笔记，其中有一个新功能叫做WinFS。具体细节不讲，简单来说，WinFS建议将操作系统的文件系统功能（文件和文件夹的位置信息）和数据库功能（个人对文件的描述信息）合而为一，放进一个又大又邪恶的“文件数据库混合体”。

这是一个挺有野心的动作。从技术上来说，WinFS约等于重新安排一个国家的交通系统，以适应会飞的汽车。是的，这样会使航空公司停业。同样，所有车库也要变宽来适应带翼的车子。但先别想太远，还是让这功能在一年或最多两年内面世再说吧。

三年过去了。一个叫Quentin Clark的微软经理在博客里说道，WinFS根本不能准时面世，并且它阻碍了微软推出其最新的操作系统。因此这个功能要延期，或者放到以后版本的数据库上，这意味着没有了“将文件系统与数据库系统合而为一”这唯一的亮点。有鉴于此，你怎么知道你某个技术项目哪一天会注定成为另一个WinFS？这里我有五步指引来确证一个软件的失败：

错误一：采用平庸的开发团队

软件设计是有难度的，而且不幸的是，很多自称程序员的人确实不能胜任软件设计。尽管这是项目失败的首要原因，你也不曾从官方的失败报告中得知。在所有的行业，软件业，物流业，或者客服业，人们对同事的无能都太过宽容。你从来都不会听到有人说“我们团队没有足够的智慧来完成这件事”。为什么要这样伤人的心呢？显而易见的，如果这队分得了任务的人员并不擅长这份工作，他们的工作会日复一日，日复一日……等等……但软件却没有做出来。你也不用太担心HR会阻挠你招聘一班废物。在大多数的案例里，我向你保证，HR对此毫无建树。

错误二：按周来定目标

假设你想改造你的厨房。你请来的师傅已经搞过很多厨房，而且不作详细蓝图就能估算出这项工作的成本。但软件开发者是在制造前所未有的东西。如果前所已有，他卖张拷贝的光盘给你就行了。因此，粗略的估计是不可能的。他们需要在写代码之前做好详尽的计划。无论你是客户还是开发经理，你的责任就是确保开发人员带着详尽计划来开展工作。当你向开发人员询问计划时，他们大多数人可能只会给你一份把进度按周来划分的时间表。这看似非常合理，但其实不然。如果你让软件团队提交一份大粒度的时间表（大是指需要两天以上的工作），那么你可以认定他们没有考虑到所有需要实现的细节，而这些细节将会积累，导致延期。

错误三：为截止时间而谈判

还有什么比按周划分软件项目更糟糕？就是要求团队承诺大大地提早完成工作。根据我的经验，大多数开发者都会乐观地接受你的暗示并参与讨价还价。然后你会得到一份友好的协定时间表，但却无法按时执行。

试想以下情况：海象妈妈会在怀孕15到16个月后，生出小海象。你可能会叫海象妈妈保证在15个月内做到，而她也说没问题。或者你说，“15个月？疯了吧？我们要在8个月内生出”。当然，这样谈判是无法促进事成的，而且即使得到一份8个月的进度表，我还是告诉你一个小秘密：这是不可能实现的。你可以取得一份11个月的时间表，但你还是要等15个月，因为小海象就是要15个月才能出产，有时甚至16个月。

错误四：均分任务

这里有一个破坏项目的好方法。列出人们需要做的所有工作，然后给重新均分给各人。如果Mary有太多的工作，就分一些给John。这听起来完全合理，使得你不会被质疑。但我向你保证，时间一长肯定会出现问题。那是因为当一个开发者去替代另一个时，我们有理由假设效率降为十分之一。John将会花费无数小时去搞清楚Mary其实已经熟悉的那部分代码。而且John改bug也不及Mary快，因为Mary才了解所有的陷阱在哪里。

错误五：工作到深夜

让我们假设有个项目要每周工作40小时，连续六个月才能完成。如果你让所有人每周工作60小时，那么持续四个月就能完全搞定。软件团队可能甚至会接受这个挑战，因为这使他们看上去像英雄（那个海象队有多厉害？他们每个周末都来工作！）这能行的，是吧？再想想吧。有一部完整的文献论述了“加班不会使软件更快产出”。Edward Yourdon，作为软件企业家和该文献的作者，称这种项目为“死亡行军”。

软件开发者花费大量的脑力劳动。即使是最好的程序员，也很少有能坚持几小时以上的高强度脑力劳动。另外，他们还需要休息一下大脑。这就是为什么你好像总能撞到他们在上网或玩游戏。

强迫他们投入更长时间坐在电脑前，并不会转化为更多的产出——即使会，那都将是劣质的产品。当软件开发者的大脑完全发烧，他们几乎做错多过做对，写出无法使用的代码，或者引入大量的bug。而如果你真的禁止他们上网，玩多人游戏，强迫他们在正常的睡眠时间继续写代码，好吧，他们可能会开始离你而去。死亡行军不是造成项目延期和预算爆炸的唯一条件，但绝对是充分条件。

如果以上是使你项目失败的方法汇总，那么怎样做到万无一失呢？首先，你要招聘一个巨星级人马。在Fog Creek，对于一个全职岗位，我们倾向于审核大约400个候选人。因为最优秀的开发者拥有十倍于“一般优秀”的创造力。

其次，让开发者给出细粒度的时间预算。是的，让开发者去预估制作一个新应用需要花多长时间，是不容易的（文章1、文章2）。这就是为什么他们要在每个项目之前作出可靠的蓝图。

一旦你有时间表在手，不要尝试提前截止日期。如果项目不能在你能谅解的时间内完成，解决方法不应是去交涉一个“好听的”时间表，而应该是争取更多资源，或者推迟上线，或者拿掉一些功能。

当项目正在进行时，你会多次被诱导而想重新分配工作。但你要谨慎地重分配。所换的新人需要花不少时间去驾驭原作者的代码。我觉得让人员在不同岗位上轮换有助于消除不可替代性，但我是谨慎地安排这事，并且在时间表里加入额外的三周给新人以学习新代码，和额外的一周给旧人去教新人。

最后，鼓励你的员工按合理的工时，一周干40小时。我是说真的。除了偶尔为截止日期而冲刺，我们在Fog Creek都是一天8小时工作制。在技术的世界里，应该将一个大项目看成是一次马拉松，而非一次短跑。

注：Joel Spolsky是纽约市Fog Creek的联合创始人兼CEO，并且是热门博客“Joel on software”的主人。英文原文最后更新于 2007 年 11 月 1 日。

技术项目走向失败的五条“捷径”，首发于博客 - 伯乐在线。

时间管理的4D原则

Tue, 22 Jul 2014 21:47:01 CST

时间管理的4D原则和四象限法是相关的

每个人每天要做的事情可以按照紧迫程度和重要程度分为四类：

危机，不做就会挂掉得事情，比如说重大项目的谈判，各种临时突发任务
需要做的事情，做了这些事情为后面的阶段做准备，比如制定预案，学习，做计划，愿景价值观的澄清
符合别人期待的事，但对自己来说不一定是最重要的，比如说无谓的电话、邮件、各种应酬，等等
没什么特别意义的事情，仅仅打发无聊时间的，比如追剧，侃大山，逃避性活动

普通人的时间安排大致是这样的：

危机，花25%-30%的时间
自己打算做的事情，花15%的时间
符合别人期待的事情，花50%-60%的时间
打发无聊时间的事情，花2%-3%的时间

那么如何应对这四类事呢？很简单，每类事情用不同的原则来处理：

危机，立即去做（Do it now）
自己打算做的事情，稍后做！（Do it later）小强觉得也可以是有计划去做
符合别人期待的事情，让别人去做！（Delegate）
打发无聊时间的事情，尽量别做（Don’t do it）

就像中医一样，经过这样的调理，我们会慢慢别的高效起来

或许我们的时间安排会变成下面的状态

危机，花20%-25%的时间
自己打算做的事情，花65%-80%的时间
符合别人期待的事情，花15%的时间
打发无聊时间的事情，花<1%的时间

结语：

大道至简，我们把所有遇到的事情进行四象限的分类之后，再按照相对应的原则去处理，就可以立刻看到效能的提升。

试试看吧！

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邹鑫

追求幸福的时间管理行动家，《小强升职记》的作者，专注于分享时间管理方法、时间管理案例、时间管理工具。

邀约培训或演讲给我邮件 Facebook 新浪微博访问博客

重拾时间管理

Mon, 26 Nov 2012 08:08:00 CST

本文来自读者 @Thinkbond 投稿分享。

亲，你管好自己的时间了吗？

这句话是我能想到的最委婉的提醒自己珍惜时间的话。近期多角度、多方位、多种类的杂事（stuff）袭来，让经常以“时间管理爱好者”自居的我的状态多少有些波动，同时也体现了“兵马未动，粮草先行”的重要性：不把粮草准备好，兵马打起仗来就没有安全感。要改变，第一步就得坦诚面对问题：最近的抗干扰能力就像考场手机信号屏蔽一样弱爆了，这是拖延症的典型表现之一。

下面，借助对几年来实践时间管理方法的回顾，重整思绪，突破瓶颈，恢复状态。

一摸爬滚打

3年多GTD迂回之路：盲目模仿使用纸笔1个月，转战“单机”软件 MLO约半年，尝试可在线存储的 Doit.im等若干工具约1年，有了传说中的神器palm四大天王很有爱1年，Blackberry到手后简洁的NextAction吸引了我半年，Android下简化为Calendar与Web同步稳定有效使用半年，定格IOS下 Omnifocus（ 注：不是我不会算数，而是我也搞不清工具间切换的具体日期了，大多都是交叉重叠使用）。

总结： 形成系统很重要！

有如此复杂的工具使用经历，主要有两点原因：

最初受限于购买能力，无法一步到位使用向往的工具；
当前的环境下，有效的时间管理方法还没有得到普及，致使很多人走了不少弯路。

另外补充一点，Palm手机信号时有时无，Blackberry知趣的失踪，Android另找新欢等一系列事件，也为进化到IOS平台作出了不可磨灭的贡献，在此纪念它： Palm650、 Blackberry 8700、 Samsung S5570。

二渐入佳境

大约半年多前，也就是入手Android一段时间后，当时作了一篇小文《个人综合管理系统Android版》总结，已经形成了较为系统的工具集。在此将当时文中未更新的部分写在这里供Android平台的朋友们参考：这里指的个人综合管理，泛指对个人时间、知识、思维的管理，除原文介绍的内容外，主要针对知识管理以及时间管理进行了改进。

知识管理：将Wiz替换为Evernote，主要是因为用户体验方面的差异巨大。
时间管理：将 Doit.im去掉，简化为Google日历与手机自带日历同步（使用Exchange近似推送PUSH功能）+ 笔记的方式。减少了不少多余的操作，但也带来一个隐患：GTD中的回顾功能实现度较低，仅仅可以通过日历查看重大任务节点。至此，Palm OS、Blackberry OS、Android OS三大智能平台均已尝试。

三系统形成

因为一次偶然的机会，2012-3-11在苏宁购入iPhone 4S，正式接触IOS。有了之前智能系统的使用经验再看IOS的用户体验，的确感受到了质的不同。更重要的是，这些体验正是我所需要的。

Google了众多热心网友分享的IOS GTD实践心得，外加一个神级（包括高昂的售价和单一的平台）的软件Omnifocus和其完善的视频教程。仅仅最便宜的iPhone版也卖128元，在此之前，从来没有想象过，我会买这么贵的手机软件，都可以用来买部老年电话了。

得益于之前掌握的理论基础（ GTD、 ZTD），很快便整好了IOS平台下的个人综合管理系统。下面以时间管理为例进行总结：

前言

但凡涉及底层的东西，都与个体紧密相关，也就是说，以下的内容是完全基于个人特点（所处的环境、现有资源、工作生活习性）深度定制后的时间管理系统。而且，我越来越坚信，最好用的系统也必定是经过深度定制的。对于想尝试的朋友，建议：先去打好理论基础，结合自己的特点与目标需求，定制属于自己的系统。但，不要花太多时间，据说工具的挑选是个瓶颈。而且，网上已有各种各样的优秀的系统的总结供你参考。

注：请确保看过前言了。

0. 总览图

请到这里下载大图观看：快盘/ 新浪爱问共享

按照流程执行顺序（收集→处理→组织→执行→回顾）分别介绍，最后再附一些Tips。

注：此流程非GTD原版流程，乃个人定制调整后的，仅供参考。关于文中所列软件的具体用法请参考自带帮助或搜索，为节约篇幅，本文不再详述。

1. 收集：清空杂事，专注当下；深度收集，分类存放。

用到的工具：以 Omnifocus为主线，整合Evernote、笔记本（纸）、电脑文件夹等。
具体做法：想法/任务/信息 →记录到纸质笔记本/纸条中→空闲时间集中录入到Omnifocus（简称OF）中的收件箱。

2. 处理：将OF收件箱中的杂事(stuff)分解成下一步行动(即具体可行的步骤)

用到的工具：Omnifocus、纸笔；
具体做法：思考收件箱中stuff的解决办法（即一个或多个下一步行动），判断该Stuff是否可行来确定继续处理还是将其归类到”将来也许“清单、”等待“清单或者直接删掉。如果可行，则考虑预期目标并进行步骤分解。在这里，处理的输出物就是存放在Omnifocus收件箱中的一个个具体的行动。

注意：分解的行动(Tasks)必须为动词开头（意即可执行）。

3. 组织：计划每个“下一步行动”

用到的工具：Omnifocus 、 Clear、Calendar（自带）；
具体做法：找个相对完整的时间，打开OF的收件箱。逐条审视，并按照以下步骤判断：是否”2分钟“（泛指很短时间）能完成？如果是或者对于类似购物备忘、查检表清单等，就交给Clear；有明确期限的单个任务放入神圣的日历（Calendar）。最后一个步骤是赋予属性： 分配情景Context（OF里叫“上下文”）→ 分配项目（OF的将任务“下钻”至另一任务或项目中的功能很不错）→ 分批时间计划。

以上内容适合每日有3-5个任务的情况，如果每天的任务数较多，就需要考虑一些技巧。

每周一标注当周的重要日程（OF里有旗标功能）；
每天早晨标注 3件最重要的事。

这样，在执行时就可以按照旗标的顺序依次执行，有的放矢。

对于类似读书清单类的任务直接用Single Action Group来代替新建一个Project以方便操作。

例如，我将每天早晨比做的几个小任务打包成一个晨间序列。

我的晨间序列中包含以下子任务：

背单词
定计划
阅读RSS
确认员工安排

每执行完一个在OF中打一个钩，同时自动生成了明天的任务。

4. ★ 执行：按情景（上下文）批量处理任务，多使用小系统（小系统是指在日常工作生活中，积累下来的优秀操作模式），必要时用番茄时间防止分心。

用到的工具：Omnifocus
具体做法：根据当前所在的情景（比如办公室）选择对应的下一步行动去执行。因为这样批量的去进行，效率会很高，避免了“换线”。其中OF有个有用的功能，可以通过视图按钮选择“可用”，这样过滤出的下一步行动都是当前可操作的内容。
选择当下要做的下一步行动，参考四条准则：

场合：在步骤中加入动词有助于确定情景
时间：首先准备好充足的时间
精力：注重休息与锻炼
轻重缓急：考虑了前面几项因素后，再调整好心情就可以全心干活了！

行动清单的执行优先级三原则：

优先做自己时间管理系统内的下一步行动；
利用收件箱将突发事务过滤（延缓执行紧急但不重要的），专注在手上的工作；
规划的时间：找个空档时间，静静思考，处理类似每周检视的事情。

减少干扰源，小事集中处理，尽量保证每天有充足的免打扰时间段。

开动前，准备好身、心、相关材料，哪怕是一小点的开始也很有价值。

具体执行时，可每天分别设置当天“ 必须、应该、可以”做的3件事，这样更易执行。（借鉴了网友“@无尽之眼”的敏捷个人方法）

必要时使用番茄计时器/关闭网络/找“小黑屋”。

5. 回顾：（每周/每月/每年）确保整个系统运行正常，承先启后，反思改进。

用到的工具：Omnifocus（如果有Mac或iPad会好些，iPhone里回顾功能较弱）

1) 周回顾（每周六）

清空收件箱（Omnifocus、Evernote、笔记本）、收藏夹（foxmail、微博、Chrome）
查看Omnifocus所有的任务清单及行动清单，确认上周完成情况
查看日历（拟定下周日程）
查看本周做的笔记（想法、记录等）

2) 月回顾（每月底）

从“六个高度”分别检视本月内容；六个高度的内容在《搞定》中是指：

50000ft：人生目标、价值观；

40000ft：三年后事业及个人愿景；

30000ft：一年目标，每年检视日记，制作出年度计划；

20000ft：角色责任，对照自己关注的范围，进行确认；（将Project Folder设置为各种角色，如个人修炼（含读书、体育锻炼等）、工作项目（工作中所担任的各种角色要做的项目）、杂事）

10000ft：项目，使用Omnifocus分解为下一步行动，并做好每周回顾；

跑道：下一步行动，使用Omnifocus批量处理；

初步拟订下月计划

从六个高度，按照心智，健康，家庭，工作，社交，娱乐，理财7个类别进行回顾。这可帮助自己掌控方向，避免失衡。我觉得六个高度好像一个知识系统，让我可以随时检视人生的方向哪部分自己还不清晰，并进而引发自己学习的方向。

一些Tips

1. 小系统常态化：建立/固化可信赖的小系统

将重复、例行、特定环境、条件相对固定的事项归类，建立起小系统。
流程：探索→归纳→固化→改进

2. 简化：通过OF的视图选项减少与当前无关的事项带来的干扰。

这样就不需要删除任务了，平时只需在视图选项设置为“可用”，到回顾时可以选择为“全部”，避免漏项。

3. 信息/文档的管理

“实体”文件：Total Commander(文件管理)/Everything（文件搜索）/金山快盘（文件同步）/IrfanView（图片处理）
“知识”文件：Evernote/微博/博客/备忘/iBooks笔记/思维导图
简化“桌面” (办公桌面、电脑桌面、硬盘等）

4. Omnifocus使用习惯总结

Omnifocus适合“错综复杂”，具备回顾必要性的事件。

【空闲时】查看Omnifocus中“预测”和“已标注”（旗标），执行；
【来电时】开始录入Omnifocus或纸笔（时间紧的时候），最终汇入Omnifocus“收件箱”；
【临睡前】使用Mac版Omnifocus整体/批量调整各种项目/想法；
【周末】用Mac版Omnifocus回顾及下一步计划准备。

三还没结束

工具再好用，它也仅仅是工具，无法代替你判断、思考。本篇文章还仅仅停留在“术”的层面，后面还有很长的路要走。

希望有一天，现实社会中的人们不再被单一价值观绑定，找到真正的快乐！

注：

关于“六个高度”请参考《搞定》或优秀的GTD类网站，如褪墨、永锡博客等；
关于Omnifocus，软件本身较为复杂，请参考 http://www.asianefficiency.com/omnifocus/及官方视频；
关于“小系统”请参考胜间和代的《时间投资法》或战隼的学习探索相关文章。

或许你也想阅读：
入门GTD时间管理系统必读	《华为时间管理培训》笔记	学会管理你的学习时间	时间管理实践总结（软件应用篇）	时间管理实践总结（硬件工具篇）
无觅

借助中华万年历实现个人时间管理的实践和反思

Wed, 12 Sep 2012 15:18:10 CST

人生的道路，存在着时间与价值的对应关系。有目标，一分一秒就是成功的记录；没有目标，一分一秒都是生命的流逝。赫胥黎曾说：“时间是最不偏私的，给任何人都是24小时；同时也是最偏私的，给任何人都不止24小时。”如何把不偏私的24小时变成可以继续拓展、延伸的24小时，便是时间管理要解决的问题。

下面就来讲讲我利用中华万年历来规划和管理自己时间的过程和思考。

首先简单介绍一下我所使用的工具，中华万年历是一款有完整的公农历日期显示，可对日程，记事，生日，纪念日，倒数日进行详细活动编辑，可按公农历年月周日重复，有正点提醒或者提前一小时一天等多个选择方便灵活的实用软件。

到底怎么具体使用才能达到最优效果呢？我们可以先来认识几条时间管理的法则。

认识2/8法则：英国人帕累托发现了这条有关财富流向的经济学原理：80％的收获来自20％的努力.其它80％的力气只带来20％的结果。少数的几桩事却成就了大部分的价值。如果我们能鉴别出并且把时间更多投入这少数的事，就掌握了大部分的效益。

象限原则：也称第四代时间管理，这个听起来似乎很难的法则其实很容易理解：将事情分成重要紧急、重要不紧急、紧急不重要和不重要不紧急四类。当事情来临，先归类判断是属于哪一类，就知道要不要花时间或花多少时间是合宜的。

利用中华万年历，我会先思考今天有哪些要做的事情，然后添加日程和不同的时间段的提醒，通过2/8法则选择头脑最灵活，精力最充沛的时间段来解决问题。这样每天的任务表就能在提醒里面看的很清楚，哪些事情不需要做了就可以删除或者备注。工作当中的一些工作摘要或者忽然有什么感悟或者事情需要反思，可以记在记事本里，下班前后可以翻看思考不断进步。长期坚持，不断制定周计划，月计划，每月小结，季度总结，年终总结，你就会发现你在不知不觉中就高效率高品质的完成了工作。

通过这一段时间的实践操作，自己也总结了一些心得经验，跟大家分享时间管理的一些理念和小方法。

1. 将要做的事情根据优先程度分先后顺序。运用2/8法则，善于区分有价值的事情，根据价值大小，分配时间。

2. 要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余50%应当属于灵活时间，应对各种打扰和无法预期的事情。

3. 对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

4. 要有优先级次序。曾经有一个教学生做时间管理的老师，他上课时带来两个大玻璃缸和一堆大小不一的石头。他做了一个实验，在其中一个玻璃缸中先把小石、砂倒进去，最后大石头就放不下了。而另一个玻璃缸中先放大石头，其它小石和砂却可以慢慢渗入。他以此为比喻说：“时间管理就是要找到自己的优先级，若颠倒顺序，一堆琐事占满了时间，重要的事情就没有空位了。”

5. 遵循生物钟。一天中，什么时候办事效率最佳？将优先办的事情放在最佳时间里。

6. 用好下班前的10分钟。许多人快到下班时间就心不在焉了。其实，下班前的10分钟是“黄金时间”用好了，可以起到“承前启后”的作用。

(1)整理办公桌。下班前将办公桌整理得干干净净，才算真正结束一天的工作。

(2)整理记事本。记事本上记载了一天的工作摘要，包括当天会见的人士，新获得的名片资料等等。内容多半繁杂无章，故在一天工作结束前将它整理一下。

(3)检查工作日程。当天应进行的工作项目，己完成的做上记号，对未完成的项目也做到心中有数。

(4)拟定次日的工作日程。把当天的工作表检查完毕后，接着列出次日应进行的工作项目，拟订工作表，此时可参照记事本，以防疏漏。

《大学》说，“物有本末，事有始终，知所先后，则近道矣”。我们无法使时间停留、倒置，但我们可以控制时间的“流向”，就是通过有效的时间管理，让时光流向有意义的地方。

知乎问答整理：开高效率的会议，有哪些好的经验？

Mon, 19 Nov 2012 12:10:11 CST

如果你在规模大一些的公司里，开会是常见的时间黑洞之一，而且级别越高，会议的时间所占越多，而开会所占用的时间常常是投入多，收益少，怎样把会议变成高效一些，绝对是职场人员必须学习的知识。前二天在知乎上看到一个类似的问题，回答完之后，把答案跟大家分享一下。

知乎地址： http://www.zhihu.com/people/warfalcon 欢迎关注

回答： http://www.zhihu.com/question/20291195/answer/15595509

1、项目早会：

8人以下，每人2-3分钟，站立，每人三个问题

昨天工作完成情况
未完成原因和遇到的问题
今天计划任务

2、短会或周会：

3、重要一点的会议：

前二天另一个Blog上分享一本书：《打破罗伯特规则–达成共识获得结果的有效会议方法》思维导图

大家可以了解一下如何避免受“大多数规则”影响可为谁拥有领导权而纷争，从而让讨论的事情进展下去的方法。

4、其它建议：

这方面最好的书是《罗伯特仪事规则》，最好买一本去看看。可以分享几条心得

只去参加必要的会议
准时开始，准时结束，有可能的话，尽量站着开会，这样结束的最快
明确会议时间、目的、流程，确保每个人了解会议内容。
让提出问题的人给出解决方法，并列出优缺点，在会议上二选一或三选一
会议后分发会议记录到参与人邮箱，明确会议的结论，任务、执行人和期限，及时追踪和确认。

聂笑一的回答也不错，看看Google是如何开会的.

地址： http://zhi.hu/KzPl

Google的开会方法如下：

①每次开会都必须做出一个明确的决定

②参会人数不能超过10人

③每个参会人都必须给出自己的想法，如果没有想法的话那说明他压根就不应该参加这次会

④不应该让某个决定等着开会才可以决定。如果需会议后才能做决定，那么该会议应该立刻召开。

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如何用九宫格制作年度计划？

Mon, 21 Jan 2013 20:42:41 CST

做年度计划能帮到我们什么？

西安的木立方成长俱乐部刚刚结束了“回顾2012，计划2013”的活动，我们特地选择了“中国最具魅力的十大乡村”--袁家村做这次活动，与世隔绝、围炉夜话~

感觉超级棒~

几乎一半的人站上去分享的时候都会以这样的话开头：“我去年的计划是……但因为没有坚持……”

那为什么我们还要去做年度计划呢？

因为我们要掌握自己人生的主动性！卷面可以打100分的年度计划并不能保证能真的全部实现它，它的作用是帮我们平衡目标、厘清计划和激发渴望，这三点是基础。

就像写生素描一样，要先构图、再轮廓、再光源、再刻画、再调整， 年度计划就是帮我们构图

接下来小强会分享自己制作年计划的过程，希望对大家有一些参考，我们一步步来。

1、平衡目标、2、厘清计划、3、激发渴望。

平衡目标

小强需要找到一个平衡目标的框架，这个对我来说并不难，因为我一直在用 @永锡的方法写晨间日记，它本身就按照人的五大需求进行了划分：

身体需求–生活（食衣住行等生存下去的物质需求），我将之分为精力管理及金钱两个领域。
心智需求–学习（自我发展与成长的心智需求），记录我阅读及写作的收获。
情感需求–爱（人际关系，也就是爱人、被爱，有归属感的情感需求），我分位弱连结及亲密关系两个栏位。
心灵需求–发挥影响力（人生有意义和对他人有贡献的心灵需求），我直接用成功日记来代表心灵层次的提升。
另外我增加了未来日记，规划以后的事情以及工作两个栏位。

小强结合自己的情况做了一些修改，就成了2013年度计划的九宫格雏形~简单吧：）

大家可以在这里下载永锡的文件或者我的文件（evernote版本）

你完全可以自己定制年度计划的九宫格，九宫格方法只是一个框架，用来引导你更加全面、平衡的做年度计划，填不满也没关系。

方法只不过是把你一直一来做的事情，还有脑袋里的想法，用抽象的方式提炼出来而已~

所以如果你觉得一个方法不适合你，那很有可能和你过去的经验还有环境不搭，果断放弃也没有关系

适合自己的方法是能够和自己产生共鸣的方法，就像买衣服一样，看到一件衣服觉得“就是它了！”，那就八九不离十了~

框架出来了，下一步就是厘清，让计划落地~

厘清计划

厘清的标准是目标明确、可量化和可追踪 ，并且要和自己的习惯结合在一起，拿 @史丘举例：

他做的计划是：三个月造就六块腹肌，先上图：

他的目标是：“拥有健康到‘令人发指’的身体！”

量化后的计划是：

跑步：每天一次，距离10公里，耗时1小时

俯卧撑：每天5组，每组20-30，耗时10分钟

起坐举腿等：每天1组，15~20动作，每个动作30次，总耗时20-30分钟

站桩：每组10分钟，每天4组，总耗时40分钟

对计划的追踪方法是：用Excel表格记录下每天的量，然后可以生成分析的图表（很强大哦！）

重点不是他做了什么，而是我们如何做到~

小强用在evernote上的九宫格当做年度计划的“控制中心”（是在 @永锡《用Evernote写出实现梦想的晨间日记》系列中升级而来的）。

目标、量化、追踪截图不太方便，我用视频和大家分享：

目标：也就是全年的一个主旋律，我写在九宫格的中间
晨间日记、健康、阅读、微梦想、家庭：我打定主意要每天写晨间日记的，所以很容易量化，至于追踪，我建立了标签“晨间日记2013”，到年底的时候只需要看一下这个标签下有多少篇日记就行了，很方便吧？健康也是一样，如果运动了，那么就写入晨间日记，并多加一个“健康人2013”标签
阅读的部分我专门建立了一个笔记本“读书笔记”，每读完一本书就写一篇笔记，这样一年内读了多少书就一目了然了
人际方面我的重点是陪伴3个人去建立他们的系统，我同样也是单独建立笔记本去跟踪

认真的制作年度计划只是为了厘清我要做什么而已，就像GTD里面的“厘清（Clarifying）”一样，它代替不了行动。

行动需要热情，热情要被自己点燃~

激发渴望

用简单的图像来时时激发内心的渴望~

小强经常说：“大脑喜欢简单的事情”，所以我会把年度计划做成一张图片放到手机和电脑桌面，一方面时时提醒自己最重要的事情是什么，另一方面别人看到了难免会问：“这是什么？”，问一次我就解释一次，问一次我就解释一次，不是解释给他们听，是说给自己听，有时候也有意外的惊喜：“你要去骑马？我也想去啊，要不咱们一起？”

下面是我的年度计划图像版：

这个地方最不需要担心的就是你的画画水平，我是在ipad下用paper这个软件画的

有朋友说：“你和我女儿的画风有点像（他女儿还没上幼儿园）~”，没有关系啦，是画给自己看的嘛~~

当然也有更加专业的人，比如 @张冰easygo，下面是他的年度计划图像版：

图像化的部分是浮在水面上的船

明确、可量化、可追踪的部分是船里提供动力的系统，包括螺旋桨

平衡的目标是我们的雷达系统

结语：

一条船要在风云莫测的大海中航行，还需要两样东西：船长和伙伴，自己当然是自己计划之船的船长，伙伴支持也是必不可少的，失败有的时候不是方法的问题，就像一开始提到的那样“我去年的计划是……但因为没有坚持……”，因为很多人独自在默默坚持年度计划。

为什么不把计划公布出来让大家一起帮助你？

木立方成长俱乐部2013年会做一件事情，来参加这次活动的每个人都可以写下一个想要木立方协助实现的计划，比如说我要学吉他好了~木立方会发动群里的伙伴们为我推荐老师、为我找到一起学吉他的伙伴……这样一来我就不是一个人执行自己的年度计划，而是一群人陪伴我实现自己的年度计划，这感觉不是很棒吗？

我们把这个叫做“群策群力的年度计划”，：）

祝大家新的一年大吉大利~

ps：关于 @史丘造就腹肌的详细内容，大家可以阅读他的博文：《三个月造就六块腹肌？你也一样可以拥有》

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邹鑫

追求幸福的时间管理行动家，《小强升职记》的作者，专注于分享时间管理方法、时间管理案例、时间管理工具。

邀约培训或演讲给我邮件 Facebook 新浪微博访问博客

验证过的7个提高效率的科学方法

Tue, 09 Jul 2013 06:00:54 CST

朋友，还在为每天时间不够用而发愁吗？还在每天都忙得只有前脚着地吗？其实，你精疲力尽的最大原因之一就是过度工作。假如你能够变得更有效率，就能给你留出更多的时间来释放压力，获得快乐。
相信大家已经听过大量的关于怎样工作才能事半功倍的建议了，但是，以下这些建议能够帮助你进一步地提高工作效率，特别要说的是，它们都是有科学研究依据的。

1.上网休息一下
别以为上网看名人新闻或是看娱乐视频就是在偷懒。如果适度的话，这对你的工作效率是相当有好处的。事实上，日本研究者发现，看可爱的动物能增加你在工作任务上的关注度。

2.好好睡觉
睡得太少会导致你工作时精疲力竭，效率低下。你需要获得充足的睡眠，为第二天的工作提提神。但是也要确保你的睡眠质量。

3.以90分钟为间隔地工作
一项研究发现，最好的小提琴手以90分钟作为一个工作时间段，短暂休息后再继续。你可以开始以90分钟为间隔地工作，每两段间隔之间休息个15到20分钟。最好是把这些时间用来看看可爱的动物。

4.去度假
度假对你的大脑有益。事实上，家庭工作协会声称，失去度假的机会会导致人们更多地犯错误，并且对同事产生愤怒和怨恨。多项研究表明，大多数人度完假都会在工作表现上突飞猛进。

5.不要总是考验你的意志力
你的意志力是一项有限资源，所以不要总是逼着自己去完成那些你没必要完成的任务。休息一下，做些别的事儿，等你觉得恢复精神了以后再回来工作。

6.关掉提醒通知
别让闪动的图标和弹出的菜单干扰你的工作。把邮件、短信的通知和铃声都关掉，每天安排出一些特定的时间来检查它们。呵呵，贵祥现在收发邮件的时间就是每天的9点、14点、17点噢，特殊需要做的及时做就可以了。

7.听音乐
你最喜欢的音乐能增加你的效率，因为听音乐会帮助你的大脑分泌多巴胺，而这会带来一些好处。简单地说，它能够改善你的心情，从而让你在更积极的情绪下工作。迈阿密大学的助教Teresa Lesiuk的一项研究发现，听音乐的员工相比那些在寂静的环境中工作的的员工更有创造力，也会在更短的时间内完成工作。

上面7个科学验证的方法，大家可以去试试啊，也欢迎大家来告诉贵祥试用的效果啊。

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无觅

[转载] 在熟练使用2B铅笔前，请不要打开Axure

Tue, 26 Feb 2013 20:30:59 CST

前言：本文为 @叶铮BJ 同学的推荐，非常精彩，所以转载到这里。本文与前一篇文章《如何有效使用Axure？》的思想一致，都在反对对Axure的过度使用，但这篇文章更细致的、结合用户体验要素的5层级理论，分析了应该在那个层级使用铅笔，那个层级使用Axure。非常好的一篇文章！感谢 @叶铮BJ 的推荐。顺便提一句：本文在结构层的信息架构设计可以用脑图软件来实现，如MindManager、FreeMind、XMind，推荐XMind。

正文开始：

在互联网产品领域，Axure已成为产品经理、产品设计师以及交互设计师的必备工具，从某种程度讲，Axure帮助我们建立低保真模型，便于与用户的需求验证，也帮助我们构思交互细节，使前端和开发人员更容易理解我们的产品；但从另一方面讲，Axure绑架了我们的思维，让很多产品经理和设计师养成了“无Axure不设计”的恶习，忽略了用户故事、功能规格和信息架构，甚至走入“为了用Axure而用的误区”，导致了资源的大量浪费和产品的硬伤。因此，提醒为Axure着迷的产品经理：在熟练使用2B铅笔前，请不要打开Axure。

自我监测是否对Axure着迷

喜欢开始设计产品时就打开Axure的产品经理通常有一些共性：

熟练掌握Axure或对Axure充满了敬畏；
信奉细节至上，认为Axure完全可以替代PRD；
喜欢通过Axure实现复杂交互或精细化原型并取得成就感。
保持最新版的Axure，常泡Axure专业社区；
很少使用铅笔和白板进行沟通；

符合其中的3条，可以说你处在高速成长中；不过如果5条都符合，说明你应该调整一下自己的侧重点，否则你将偏离Axure原型工具的初衷而陷入细节，导致视野受限或沟通不畅，甚至造成产品和项目的失败。

清醒认识Axure在产品设计流程中的位置

必须承认，不同公司、不同组织结构和不同岗位对“正确的产品设计流程”有着千差万别的认识。但我们依然可以引用AJAX之父Jesse James Garrett在其《用户体验要素》中提到的5个层级来达成一些共识：

不同角色应该关注的产品层级：

BOSS与产品负责人先解决战略层问题；

产品负责人或产品经理解决范围层问题；

产品经理带队搞定结构层问题；

产品经理带领产品设计师或交互设计师，设计框架层；

界面美术设计师根据框架层设计表现层。

到这里，争议出现了，有人认为在结构层，应该使用Axure出交互设计原型，我想这个误解也是Axure被滥用的根源所在。

交互设计不等于使用Axure设计原型中的交互界面

我知道这有点绕口，并且有些扯远了，但不得不说，大多数产品人并不能很好的理解交互设计与设计交互界面有什么联系，并且绝大多数产品团队在结构层几乎断档。

用户界面是交互设计的结果的自然体现，但是不能说交互设计就是用户界面设计。交互设计的出发点在于研究人在和物交流（dialog）时候，人的心理模式和行为模式，并在此研究基础上，设计人工物的可提供的交互方式，来满足人对使用人工物的三个层次的需求（usefulness, usability and emotionality）。从这个角度看来，交互设计是设计方法，而界面设计是交互设计的自然结果。同时界面设计不一定由显意识交互设计驱动，然而界面设计必然自然包含交互设计。

我们期待未来的人机交互能早点实现，不过对目前互联网产品而言，交互设计的步骤包括：

用户调研
概念设计
创建用户模型
创建界面流程
开发原型并进行可用性测试

很显然，使用Axure设计快速原型，应该放在交互设计的整体工作结束后，也就是框架层设计时进行。

不过，我没有一点贬低Axure的意思，因为在框架层中，Axure的widget元件、交互动作能够很方便的绘制网站的界面、导航、甚至细节的信息元素。并且能够快速生成可交互原型与需求方和项目组内进行沟通。在某些敏捷团队中，Axure原型的确可以代替PRD使用。

产品结构层设计，请先拿起你的2B铅笔

面对结构层的抽象，请不要灰心，2B铅笔是你克服困难的终极武器，记住，要用2B铅笔。因为2B铅笔软硬度适中，涂抹均匀，价格便宜，韧性好又容易擦拭，无论考试还是素描都是很好的选择:)

当需求范围已经相对清晰时，请先拿起笔，把产品的蓝图画出来。通常对一个网站而言，你需要构建一副整体信息架构蓝图，也就是网站的主要网页和层级关联。记住，只有当你相信自己用2B铅笔画的信息架构草图是大家想要的，否则不要着急用工具进行美化。

对于网站中复杂的功能流程或对于软件产品而言，你需要通过UML（统一建模语言）描绘更加具体的概念模型。

将构思映射在纸上，提高沟通效率

用铅笔勾勒蓝图或流程，目的是提高沟通的效率。拿起2B铅笔，用10分钟将头脑风暴或范围讨论后的思路花在纸上，尽快与BOSS或团队成员确认，是结构层最重要的事情，没有唯一。

我见过太多的产品人员，包括我自己也曾经常犯类似的错误：妄图一开始就使用电脑辅助设计程序，优美的将信息架构或流程图画出来。甚至跳过这一步，直接使用Axure话线框图。这个错误的可怕之处在于：你搞得自己很忙很苦逼，结果做出来的是无法得到认同的垃圾。更可怕的是，在面对你看似完美的图标或线框图时，BOSS被你忽悠住了，然后你们投入了整个团队的开发资源，用了几个月开发了一堆垃圾出来。

如果说80%的产品失败在需求阶段，我可以说80%的需求失败，是没有用2B铅笔沟通而很2B的用软件沟通。你完全可以10分钟画一个简单的网站结构或核心功能逻辑，然后与领导充分沟通，尽可能的把问题暴露出来，并尽快优化甚至推翻重做。否则你将深陷网站界面和细节交互的泥潭，而忽略了产品真正的核心价值所在。记住，需求被砍掉不是耻辱，做垃圾浪费资源才是最大的耻辱。

用白板统一意见

如果说用2B铅笔绘制草图是产品项目的大脑，那么白板就是产品项目的心脏，对敏捷团队尤其如此。无论是在范围层的头脑风暴或敏捷故事中，还是在结构层设计时对更加详细的蓝图或流程进行确认时，需要将构想画出来，并且可能需要边画边讲。如果你对此已经轻车熟路，你可以在简历中写上自己善于沟通了。

使用工具将结构层存档

到目前为止，你的产品规划应该已经符合了领导的构思，同时也赢得了架构师的支持。非常好，你只需要用Visio将其画出来，就可以插入需求文档了。虽然visio有一些问题，但我认为它依然是描述结构层最好的建模工具，不是因为它有多强大，恰恰相反，它够简单。

也许ROSE类工具更加强大，但你不是开发者，更不是架构师，认清自己的角色，对产品经理而言，Visio的UML工具和网站总体设计图已经能够满足结构层的需要，不要被复杂的工具左右自己的思路。当然，如果你使用MAC，OmniGraffle毫无疑问是你最好的搭档。

在框架层，开始低保真模型的设计

终于从抽象到具体了，你可以偏执地继续装B手绘

不过大多产品经理会选择Axure作为快速原型工具

Balsamiq mockup也是不错的选择，总之，这一阶段你需要设计产品的低保真模型。但千万不要自娱自乐并深陷细节。因为你需要基于低保真模型进行又一轮沟通，如果条件允许，最好进行一次可用性测试。

你需要将领导、团队、甲方甚至扫地大妈的意见综合考虑，对低保真模型进行优化调整，并不断完善，以形成可以存档的产品交付物。对不同的团队，你有几个选择：

敏捷小团队：直接基于Axure进行开发；
矩阵式项目组：将低保真模型做成高保真模型，并尽可能完善交互细节，便于交付UED或美工进行设计；
跨业务或外包：为了预防变更，需要更多前期可用性测试。并尽可能完善说明和注释信息，输出word等存档。

总结

就像我在前面提到的：“正确的产品设计流程”是个伪命题，适合的才是最好的。但我们不难发现，沟通贯穿了产品设计的全过程，因为设计不是孤芳自赏，更不是自娱自乐。与其说本篇是忽悠大家使用2B铅笔，不如说是呼吁产品经理和设计师们进行更有效率的沟通。如果你有相同或不同的想法，欢迎在微博上跟我交流，至于什么阶段用什么工具，元芳，你怎么看？

正文结束。

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无觅

项目经理应该把30%的时间用在编程上

Tue, 11 Mar 2014 00:23:15 CST

本文的作者 Eliot Horowitz是 MongoDB的创始人和技术总监。

在一个科技公司里，软件技术经理用在编程上的时间应该不低于总工作时间的30%。无论是管理一个团队，还是一个分部，还是整个公司，当技术经理用在编程上的时间低于30%时，他执行职责的能力就会发生严重退化。

我的这个断言可能跟那些我看到的想成为团队首领的软件程序员们期望的情况完全相反。每次晋升，程序员们都期待花在编码上的时间会大幅度减少，当从“leader”爬到“经理”职位时，就应该彻底脱离编码活动。而且，他们期望以一种“动口/眼不动手”的方式来保持对代码库的熟悉。再上级的领导就跟编码完全没关系了(如果有的话)。

大概一年前，当时我的时间被越来越多的其它事情占用，例如招聘，管理，开会等；我就发现，作为一个技术首领，当花在编程上的时间低于某个比例后，管理效果和工作效率就会出现问题。之前我写过一篇短博客阐述过这种体验和观点，但没有展开具体的描述。这里，我将会对这个观点展开更详细的论述。

为什么要坚持编程活动

很多人认为，做为管理者，应该退出战斗第一线，专注于大战略和管理工作。当然，管理者把大部分的时间用在这种事情上是应该的。但是，在我们这样一个行业里，因为我们允许或要求管理者几乎不再去编程，现实让我们付出了沉重的代价。一旦一个人停止编码，他和程序员们关心的事物之间的重要联系就会退化。当这种情况发生时，决策，计划和干群关系就会出问题，从而瓦解了将技术人员提升到管理职位的良好愿望基础。

项目开发评估能力

程序员的百宝箱中最重要的一个绝活就是估计工期。如果没有准确预估的能力，整体计划是不可能正确的出台的。大家也知道，做为一个族群，程序员们对工期的估计是臭名昭著的。糟糕的不能再糟，事实上，当从程序员口中得到一个预估的数字后，公认的方法是将它乘以二。通常，程序员都会对开发工作抱有非常乐观的态度，但如果我们使用“estimate traction”理论，就会发现，编程活动表现出特别易变的特征。因为我可以用很多方法实现一个功能，当我们在还没有深入细节之前，我们的估计就是不可靠的。

技术债务

另外一个事情是，技术经理必须对技术债务给项目造成的影响掌握第一手的资料。如今，技术债务这个术语非常流行，常被用来当作争论是优先开发新功能还是先重构老代码的弹药。对“技术债务”这个词的内涵熟悉的人通常最容易发起论战。作为技术经理，你不仅仅是要熟悉这个概念，它们会在你判断何时偿还技术债务的决策中起直接作用。经常写代码的经理拥有更多更有价值的信息来判断何时/如何做出这样的决策。

知情的连续性

我并不是随意选择30%的比率的。我是基于自己的经验，将足够的时间参与到开发活动中，你很容易就能时刻掌握代码库的任何变化。如果时间太少，你对开发动态的掌握就是断断续续，无法连成线。一旦断了线，我就需要重新理顺脉络，由此得到的惩罚就是浪费了额外的时间。

分担责任

作为负责人，你不可能让所有决策都由你制定或由你批准。但你需要了解所有决策的前因后果和背景知识，来辅助这些决策。最终，你要为这些决策的后果负责，你对项目情况的掌控能力要能匹配你的这份责任。

积极参与编程赢得团队尊敬

大家需要明白：要想成为一个成功的经理，你需要为团队成员提供服务，促进开发，确保他们完成任务。我曾在一篇博客里写过如何诊断和修复经理们有问题的干群关系。但是对于的管理程序员来说，你需要热爱编程。因为你的团队在编程，如果你在编程上做榜样，他们都会对你肃然起敬。

达到30%的障碍

尽管付出了最大努力，我仍然在保持30%的编码时间上遇到了很多的阻碍。包括下面这些：

工作繁多：在一个创业公司里，你总有忙不完的工作需要去做，即使在公司有规模、壮大后，如何对众多都很重要的事情排优先级也是一种考验。技术经理有很多职责，完全会占满他的70%的时间。下面就是一些：

领导和照顾团队：这是一个技术经理的第一要务。你已经不能够只为自己的工作负责，你要为你的团队能保持最好的工作状态负责。指导团队任务，解决纷争，思考如何优化工作条件来提高工作效率和舒适度，这都需要时间。
做决策：随着职权的增加，技术经理需要花更多的时间放在各种各样战略上的统筹和计划等事务上。起初，也许只是一些技术方面的决策，但之后，产品开发和竞争策略方面的事务将会占去很大一部分。
招聘：经理，总监，副总们，CTO都需要组建自己的团队，有时需要迅速组建。一个好的招聘高手能带来很大帮助，技术经理在这样的事情上的作用是无可替代的。好的技术经理会活跃的跟上级保持沟通，不断的将自己团队中的优秀人士推荐出去。
客户：随着技术经理职权的增加，他们经常会对外抛头露面。他们会被带去参加“推销会”，期望他能带去一些有深度的话语。或当重要客户不高兴时被叫去灭火。
公关：资深技术经理会把一部分时间奉献给公开演讲，写博客，或者报刊上发表文章。不论你在这些活动中出了多少力，这些写作、编辑、排练、差旅、出席活动等都是花费时间的。

夺回时间：上面我说的这些活动都是一个技术经理应该投入时间的事情。下面要说的是我从经验中发现的一些陷阱，是它们在阻挡我努力保持20%最低限度的编码时间，至今仍站在我面前，妨碍我重回30%的目标。

不勇于说不：高成就意味着要努力工作；然而，做事要稳妥，一个技术经理最重要的职责就是，当你的团队负担过重或接近这种状态时要勇于说不。如果你这个时候不说不，其他人就会开始对你的计划和工期承诺指手划脚。
开会：有一个巨大的家庭手工业行业都在为如何高效的开会出谋划策，这是有其自身原因的。我的职业生涯中浪费在会议中的时间算是最多的了。尤其是不断的面试或出席必须由团队首领出席的会议。

失败的策略

当在探索如何夺回我的编码时间时，有很多的方法并不奏效。

少睡：这种方式虽然对我有巨大的诱惑，但其实牺牲睡眠时间没有一点效果。你的大脑需要休息，缺少睡眠会影响情绪并降低工作效率。
只看头文件：我以为这种方法可行，但实践中，只看提交的C++代码的头文件对你的管理工作的帮助甚少。
专一：作为团队首领，你只关注代码库里的一个项目也许是可以的，但对于总监或更高级别的人来说，你应该对负责的所有东西都要熟悉、了解。
委托：有时候为了多做工作，会将一些事情随意的交给他人做，但实际上一些像写报告这样的事情你一定要认真嘱咐才行。

成功的策略

尽管走了很多死胡同，我还是发现了一些成功的方法：

时间分段：我的日程表上没有被预先分配的时间是非常少的。想起来这也是很显然的。于是我专门为编程特地分出一些时间段。实践中，这些时间段经常会被重新调整，虽然每周只挤出8小时，效果是完全不一样的。
委派：委派要有技巧，尤其是在你对如何执行抱有强烈想法并有能力去做时。有很多原因导致一个经理反对将任务委托他人，但事实上每个原因都应该被当作一个现存的需要解决的问题，而不是一个不可逾越的障碍。没有什么比放手让一个你信赖的人替你主持一个会议能释放你更多的编码时间了。
工作时间：将时间分段，工作时间里尽量避免打扰。在这些时间段之间的时间里，我会干一些不重要或不需求注意力长期集中的事情。

最后几招

下面是一些经验建议，送给那些发现自己试图达到30%但无法接近的技术经理们：

学习如何读代码。跟写代码比起来，这是一种完全不同的技巧。
指定会议流程，对会议进程保持控制。不参加任何没有计划的会议。
用一台好用的电脑。你喜欢MacBook Air？不，别用它。
清楚如何访问一个开发环境，这样当有修改时可以快速测试。
记住你是把一小时分成5个时间段使用的人。如果有事情需要一小时，在日程表上标明。
20–30%是我自己的发现。你的也许跟我不同。评估你自己的(你修复一个紧急bug需要多少时间？你知道代码库中麻烦最多的程序是哪一块吗？随机找一段程序，看看你是否知道是做什么的。如果不能，说明你需要更多的时间)。
分类列出哪些事情什么时候做，哪些事情应该完成。(知道Getting Things Done (GTD)的人会看出这是提高工作效率的基本技巧。)
最后，我最近越来越喜欢把东西写到纸上。跟感觉上相反，打印出来的说明，把一些需要排优先级的任务列在纸上，或者是一段代码，经常的，它会成为把大量时间盯着屏幕的一种平衡。

我希望这些方法对你们有用。如果你有其它更好的技巧，请在评论里告诉我。谢谢。

本文由外刊IT评论网( www.vaikan.com)原创发表，文章地址：项目经理应该把30%的时间用在编程上，[英文原文： Engineering Managers Should Code 30% of Their Time ]

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导语：作为一个创始人、初创公司顾问和风险投资人，Bill Trenchard 曾帮几十个创业公司落地，通过高增长赢得竞争。

作为一个创始人、初创公司顾问和风险投资人，Bill Trenchard 曾帮几十个创业公司落地，通过高增长赢得竞争。他目前是 First Round Capital 合伙人。在这篇文章中，他向创业者和投资人总结了自己是如何管理时间的。

首当其冲，学会学“不”

这一点非常重要。因为随着公司壮大，你要处理的事也越来越多。你身边会冒出无数人，通过 LinkedIn、电子邮件之类约你见面，请你帮忙，甚至会冒出一位你 20 年都没见过的儿时伙伴，请你将你 Facebook 上那些有影响力的朋友介绍给他。这时，你要说“不”。

学“不”当然很难，因为你有颗感恩的心，你想回报，你觉得很多人帮过你，你也应该这样。但是你得有条底线，同时还要学会一些容易说“不”的技巧。

试试下面这个“拒绝模板”，它适用大多数情况。我第一次从一位企业家兼投资人那里听到这个东西，它帮我节约了无数时间，并减轻我的焦虑。举个例子：

“Hi Bill，很开心收到你消息，愿你一切都好。目前我公司刚刚起步，发展还不错，但面对远期目标，我仍有很大压力。我会参与一些圈内社交，但近期我可能不太方便。祝好！ ——Josh”

用这个方式，对那些你不想浪费时间精力的事做统一回复。你要用诚恳态度告诉对方目前你实际状况，不要把事情搞得模棱两可。

而有自己“拒绝模板”后，你可以对任何推销人士说“不”。在不需要融资时，对那些投资邀约说“不”；投资人介绍各种各样的人给你，你也不必跟每个人都见面；董事会成员任意提出请求，你也不必每个都点头答应。包括 LinkedIn 上信息、长久失联的朋友要求见面等等诸如此类，立刻为每个此类事情写个拒绝模板。

第二步：做“电邮达人”

我特别向那些还没用过 SaneBox 的人介绍这个软件。我很爱用，因为它简单，帮我节省很多时间。它就有点像谷歌优先项邮箱，设立一个群发邮件文件夹，把所有群发邮件从收件箱分出，所有你不想亲自查阅的邮件，你永远都看不见。

我认识的许多 CEO，在清空收件箱方面都是高手。想想邮局如何分信：会把信拿起来左看右看，然后来来回回斟酌每一封吗？这种做法真让人崩溃，但恰恰是大多数人处理邮件的方式。我观察到“电邮忍者”们通常用三种方法处理：

全天候。一直开着收件箱，邮件收到就立刻处理。但即使你极具责任心，对需要深思熟虑的邮件，这种方式可能也有点草率。第二种，批处理。一天集中处理 2 到 4 次。第三种，找助理。找个全天候或虚拟助理帮你分类邮件，标记那些需要你亲自回复、重要的邮件。

如果你没助理，我建议第二种方法，它让你处理邮件时集中精力，省出时间专注其它工作，同时处理多任务结果就是常常每件事都做不好。提升效率的其它办法还有: 装些如 Asana 类任务管理插件，可以迅速将你 Email 移入移出任务管理器。

其它经验：如果一封邮件你可以 2 分钟内处理，那就立刻处理掉它，如果时间需要超过 2 分钟，就把它移到任务管理器。这样做，你可以学会分辨每个邮件轻重缓急，看邮件也不会占用大把时间。最后，可能也是最有效办法：用 TextExpander 或其他“快速输入神器”，将常用内容设置成简短字符，轻敲几下就写完一封邮件。

第三步：保持精力

过去，我们平均每天走路 12 英里，现在我们天天坐着。但久坐不动危害堪比吸烟。科技工作者每天平均坐 9.3 小时，比睡觉都长，但是生命在于运动，下面有三个放松小技巧：

7 分钟锻炼法。《纽约时报》曾报过这个方法，在 7 分钟里做 12 个动作，这种方法科学且有用；第二，步行会议。几乎所有人都会有一对一会议，可以用散步替代坐在办公司或咖啡馆；第三，使用站立式办公桌。现在许多公司都批准这类请求，它已被证实可以有效降低心脏病和癌症，并可以提高士气保持头脑清醒。如果你公司允许移动办公，试试它。

保持健康不光指身体健康，更包括心理健康。我们都知道睡眠规律，知道深度睡眠和 REM 周期的重要性，但常常忽略个人每天睡眠规律，要利用好每个人的“上升周期”，你应该像个运动员一样建立一套自己的计划表，把全天最有效率的一两个小时，花在你认为最重要的三件事上。

典型 CEO 通常把上午时间花在最需创新的事上。调查表明：实际上大多数人也是上午最具创新意识；而处理邮件、站立会议则被排后，然后每天最后时间，还是安排处理邮件。

注意，每两件事中都该有休息时间，以便你做每件事时可以专注。另外非常重要：当你休息时，你就真的是在休息，比如找个人聊天，听听音乐放松，做点跟工作无关的事。

第四步：制作“执行手册”

每件你做过超过三次以上的事，把它详细过程记录下来，然后制作成一本你可以移交给其他人的执行手册，这样其他人就可以按你想法执行。尽量制作详细、不要让他人拿着它一而再、再而三问你下一步该怎么做，或是下一步负责人该找谁。

这其实也是 Uber 迅速扩张的原因。Uber 在美国 70 个城市迅速发展并占领市场，他如何做到的？使用执行手册！在每个城市扩张时，他们都有每个城市单独的执行手册，每个不同城市做小范围差别调整。每扩张一个城市，他们都实践、检验并记录到执行手册。现在，他们只需按这份完整的手册执行，就像一把“万能钥匙”。

热衷创新的人都爱记录，但对初创公司，仅仅记录不够，我所见过发展最成功的创业公司，都是早早就系统化自己日常行为和核心产品，让他们在发展中成为一种习惯。

第五步：从外部会议获益

你花了多少时间去见那些对你企业很重要的人，却没办法增进你们之间关系？这些人，可能是生意发展伙伴或是一位客户。为打破这种僵局，您需要了解他们的专业挑战。如果你不知道，就去问。假设你在一个 B2B 环境，你客户的客户要求是什么？你又能帮他做点什么？我们中有多少人可以列出：我们客户要面对的专业挑战的前三位？

所以要真正从各类见面中有所得，你就必须在私人和专业间搭一座桥。它没必要深奥，简单得甚至可以是问问他们接下来的假期准备去哪里旅行。当他们回答这些问题时，你要记录一下，也就是说：你要创造机会在会议之外深入了解这个人。如果谈到单车骑行，你可以给他发一些很棒的单车骑行路线，这会带来变革性不同。

第六步：合理规划内部会议

初创公司每天都有无数会议，会开的多，收获却很少。我认为最该砍掉的会议就是汇报状况的会，你不需团队时刻汇报进展，把这些情况写进 Google Doc，每周发给大家阅读即可。

同时做出决议前，永远不要离开会议。也包括决策会议时，迅速作出可逆决定，初创公司大多数决策是可逆的，但我们花太多时间思考这些。请将正确的数据和正确的人聚集起来，自然就可以得出正确决议。

所有决策会议都该如此，除非这是一个不可逆决议。多花点时间在这些不可逆决议上，多跟你指导者和董事们沟通。作为初创公司，你最大优势就是规模不庞大，转变起来很快。

第七步：找个助理

科技伟大之处是让我们更有效率，但它也有限，你应该找个助理帮你，无论是办公室还是远程都可以。TaskRabbit 类远程助理虽然可以帮你分类任务，但不知道你在想什么也无法替你做决定。

所以如果有可能，雇一个全职助理，效果会超乎你想象。助理除了能根据你行为，判断你想法代你做决定外，还能帮你分担其他事情。

如果你没法雇用全职助理，试试虚拟助理，市面上有很多便宜的虚拟助理服务，比如 Prialto，它们可以替你处理很多事，比如订购、寄送礼物、还有听写功能、安排会议等。

特别是听写功能。这个功能非常有效，绝不该被低估。我建议你下载一个叫 Voxie 的 App。你只需对它说，“请写封 Email 给 Chris”，然后接着说内容：“你好 Chris，很高兴早晨与你见面，谢谢你抽空过来。”这位虚拟助理可以轻松做出语音记录，当你打开收件箱，你会看到这些语音已被整理成文字草稿，你只需轻轻一点发送出去。

会议后的跟进工作影响很大，但请问你多久才会去做？现在，你可以用语音记录，会后立即起草。

第八：给你团队成员一臂之力

我最近跟一位效率极高的 CEO 聊天，他信奉“行走式管理”。这模式和它名字一样，他每天就在办公室来回走，跟团队内成员一对一或小团体交谈，他问：是什么阻止了你工作进展？你困难是什么？这些是我能帮你突破的瓶颈或障碍吗？怎样的资源或方法可以快速推进你工作？

我建议你问问你团队成员这些问题，然后帮他解决。如果你想让他们高效，你就得自己高效，在他们需要时提供及时帮助。快速反应是其中一个关键，你还可以用 AwayFind 批处理和处理有紧急请求的邮件，当有人发你一封高优先级邮件，你可以马上得知。

很多时候，你会发现员工很容易就“卡”住。他们会为部署新功能或给重要人物发邮件紧张，会为修复一个小小 Bug 挥汗如雨，却忽略掉整个大项目已经由此停滞！当这类事阻碍他们工作进展，你该问的最好问题是：这个错误会带来多少损失？如果 200 万人里只有两个人认为这个新功能不完美，你根本就没必要浪费时间在修复 Bug 上。如果你是一个管理者，这些地方才是你最该花的时间。

实际上，80/20 法则适用任何事，80% 时间该被花在重要事情上，其余 20% 花在琐事上。停止寻找完美，许多初创公司雇员，特别是技术人员喜欢万事追求完美，但这并不是你作为 CEO 该追求的，速度才是。如果你掌握了如上技巧，可以将你 70% 时间最大化利用，你会在开会及看邮件方面省力不少。更重要的是，你可以将省下时间放在领导团队，鼓舞人心、谈判生意及改变世界上。

看看优秀 CEO 如何规划时间，首发于博客 - 伯乐在线。

日常工作中有哪些很好的节约时间的技巧？

Mon, 27 Oct 2014 08:24:35 CST

【伯乐在线注】：这个问题来自 Quora，下面是来自 Marius Ursache 的最佳回复，目前有 6400+ 赞。

我一直在测试和调整各种生产效率的技术，在过去的五年中，阅读了大量的书籍（其中大多数是重复的），这里是我的一些结论：

这不是一个关于时间的问题，而是关于精力。

为了“有效率”，我们试图在一个工作日内塞进尽可能多的小时，但最终一切都更多地取决于你的注意力，积极性和良好状态（这些都是直接与精力等级联系在一起）而不是工作时间。

我最近在葡萄柚的一个内部演示上提及了我提高效率的想法，结果性的演示是在Slideshare上的： producitivity porn.

其中一些关键结论：

1. 决定什么是重要的事，因为在5年之内，你现在做的80%的事情都不会有任何结果。那只是无用功，没有有用的结果。

2. 睡眠，饮食和运动可以让你的成果提高到三倍，因为他们可以帮助你增强你的注意力，动力和精力水平。

3. 两分钟法则：如果你可以在两分钟内做完一件事（比如回复邮件或是一个家务），那就现在做。计划着一会儿完成它，记着它，并在未来完成它会花费五分钟甚至更多的时间。

4. 五分钟法则：治疗拖延症最好的办法不是定目标去完成一个可怕的大任务，而是只在那件事上花五分钟。你会发现在大多数情况下，它在超出五分钟的时候依旧很顺利，因为你进入了平坦期。

5. Seinfeld生产链：如果你想做好一件事，那就每天去做。包括圣诞节，复活节和审判日。没有例外。

6. 微小的生活习惯：与五分钟法则高度结合起来，你可以很快地形成好习惯。这个很有用，我测试过的。

7. 你的记忆力烂透了。 即使你是一个天才也要把每件事都从你的脑子里清出来。把他们写在一个笔记本上，放进待办事项列表的应用程序里，记在手机里，或是告诉Siri，我不在意你使用的方法。

8. 尽量少使用工具。我曾经测试过大多数代办事件管理器，并最终保持使用Cultured Code的Thing app和谷歌日历（iCal 是不错，但是谷歌日历和我的默认客户端Gmail结合得很好）。如果你了解了下一条规则，你用什么就并不重要了（铅笔或是钢笔都是可以的）。

9. 规则强于工具。你需要纪律，这对我来说意味着两件事：我每天早晨做得第一件事是计划我的一天，并且我每天都写一个简短的工作日志。这有助于帮助我保持清醒，有良好的优先级排序，去掉无用的任务，并且做有意义的事情。这节约了我很多时间。

10. 番茄计时器，这是一个时间盒。在30分钟内只做手头的事情，不做任何其他的事情：没有电话，邮件，不和别人说话，没有社交网站。除了记得在发生火灾时从楼里跑出来外，没有别的了。（可参见这篇译文《番茄时间管理法：一个番茄是如何让你工作更有效率的》）

11. 总是带着耳机。 你没必要在听音乐，但是这会阻碍别人接近你。

12. 邮箱调度和收件箱清零。不要把查邮箱当做你一天里的第一件事，也不要在晚上看它（这件事毁掉了我的很多个晚上），试着一天只查三次：早上十一点，下午两点和下午五点。你的收件箱并不是一个待办事项列表。把它清空：每一封邮件都应该是一个可操作的任务（把它和待办列表连在一起），或是一个参考文献（把它发到Evernote或存档），或是现在就应该删掉。

13. 对手机来说也是一样的。不要总是能被联系到，我总是把手机静音，并分批回电话。

14. 把小事情分批，比如邮件，电话，或是facebook等等。

15. MI3，最重要的三件事（或是改成一件必做的，3件应该做的，或是五件可以做的）。早晨开始做最重要的一件事。

16. 意志力是有限的。不要认为在你遇到麻烦的时候意志力会帮你。把最重要的事情放在早晨做，并且尽可能地让所有事情自动化（委托，分批等等）。美国总统不需要每天选择他们的菜单和衣服颜色，否则他们的意志力会在晚些他们需要按下（或不按）红色按钮时耗尽。

17. 最有驱使力的事情。总是问问自己，你现在能做的最有驱使力的事情是什么，然后应用规则14。

18. 经常推出新产品。不要过分地润色它。就像他们在创业公司圈所说的，“如果你不因你的产品感到难堪，你已经推出得太晚了。”

19. 压力会带来奇迹。使用奖励或是社会承诺。我们最近在新的葡萄柚网站上实施了这一点。之前的那个网站投入使用花了两年半的时间，而新的这个只花了两天半，我们用了一个周末进行编程马拉松（外加周一）。

20. 有计划的拖延。你的大脑需要休息，并且有时候新一期的绿箭侠可以比最好的TED演讲创造更大的奇迹。

21. 删除，说不，忽略，不要坚守日程表。我喜欢最后一点，它来自于马克·安德森，因为这样可以让他立即见任何他想见的人。这样很多人会恨你，但是你有时间做相关的事情。你认为你会在20年后后悔这样做吗？或是为了一些人做一些你不在意的事情，只是为了表面上的赞赏。

22. 假装无能。这是一个应用之前规矩的很有策略的方法。

这次就到这里，我的拖沓休息结束了，我要回去工作了。

【补充】：

Colin Shillingford 在他的回复中认为，“节约”时间的最好方法是充分利用我们的时间。我们无法创建之前不存在的时间。我们所能做的，改变任务的优先级，或者调整任务的顺序。我们中的大多数，正是在这方面出问题了。此外，Colin 在回复中也推荐了他认为很不错的番茄时间管理方法，可参见这篇译文《番茄时间管理法：一个番茄是如何让你工作更有效率的》。

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ios7可以提高效率的技巧

Thu, 28 Nov 2013 10:58:07 CST

我iOS7更新了一段时间，对它的评价从开始的：“怎么能这么丑？！”，到了现在的：“用着蛮顺手！”

不过我还是要说效率，手机每天打开n次，如果每次能节约3秒钟，那每天就是3*n秒，每月……每年……我就不细算了~

所以这里跟大家分享几个使用iOS7提高效率的技巧

九宫格输入法
控制台快速番茄时间
快速进入收集篮
从通知栏获取当天日程
siri+omnifocus语音收集杂事

我们一个一个来：

九宫格输入法

这一直是中国用户翘首以盼的东西，有很多人不惜越狱就是为了一个九宫格（当然，也有可能是借口），好！现在终于有了，但我却觉得不怎么好用。

或许和我是从palm650用过来的原因，没觉得九宫格有多快

我也问了一些人：“你为什么喜欢用九宫格输入法啊？”

得到的答案几乎差不多：“因为可以一只手输入啊，特别是在公交车上，一只手扶着，另一只手……”

所以我现在仍然是全键盘，尽量不“一手扶着……一手……”，等到比较从容的时候，再双手输入，我觉得这样比较效率高：）

ps：我下一个最期待的小功能是一键清理后台，电量伤不起啊！

控制台快速番茄时间

现在开始认真了！

最简单实用的时间管理方法我认为是番茄工作法，很多人都用软件，我直接用手机自带的倒计时器

iOS7有个控制台功能，可以在任何时候，比如说刚按下方块键的时候，或者你还在听东吴相对论的时候，从最底下上划呼叫出控制台

于是我进入吃番茄状态的速度更快了，只需3步：

1按方块键唤醒iphone

2上划并点击倒计时器

3通常已经设置好了25分钟，所以之间点确定即可

开始吃番茄吧！

快速进入收集篮

这也是一个很小的技巧，小到我都不好意思说。

大家不管是用doit.im还是omnifocus或者别的什么工具，如何进入收集状态？

打开iphone — 点击程序 — 点收集菜单 — 进入收集状态。

对吧？至少这4个步骤。

我通常的步骤是这样的：

打开iphone — 点收集菜单 — 进入收集状态

比原先少一个步骤，能节省3秒左右，因为我通常在按开关键之前，不是退出程序，而是直接黑屏，这样在恢复的时候能直接进入omnifocus。

而且omnifocus的预测（Forecast）功能也很棒，因为大部分收集的事情都是要今天做的，所以直接点上面的+号，就不用设置截止日期了。

从通知栏获取当天日程

对于约会很多的人来说，每天都和日程表打交道，甚至已经习惯性的没事就打开日程表看。

你用的方法还是：打开iphone — 点日历（或其他日历软件） — 然后查看日程吗？

更简单的方法是：打开iphone — 从顶上下滑，呼叫出控制台，直接可以看到日历，它还能提醒你离现在时刻最近的一个约会是什么~

怎么样，很棒吧？

为了让界面更加清爽，可以在“今天”这一栏里把其他的都去掉，只保留日历。

siri+omnifocus语音收集杂事

最后一个更牛啦~假设一个情景，你在开车，或者做别的什么事情，不太适合用手码字，这时候

拿出iphone — 长按方块键，呼叫出siri — 然后说出你要的收集的事，比如“提醒我回家买鸡蛋”，这个时候siri会自动帮你把这个杂事放到omnifocus里面

整个过程都不用看手机耶！！！不用看手机耶！当然，最后点“确定”那一下还是要看一眼的囧……

让我比较感动的是，即使是约会也识别的很准确，比如说“提醒我中午和贾阳吃饭”，siri会识别为一个截止时间是中午12点的事件，添加到ominifocus里面，12点得时候，它就会提醒你。

当然，要实现这一切需要在omnifocus里面做一个小小的设置：

请进入setting — reminder

结语：

你或许会觉得这些小效率不值一提，我记得永锡讲过一个感悟，说：两个西部牛仔要决斗，哪一个会赢？当然是掏枪快的那个，也就赢零点几秒而已，刘翔也是一样，也就赢零点几秒而已。

一步快，步步快，希望我分享的这些对大家有用：）

ps：广告一下小强在多贝的课程：《如何使用时间日志》时间管理入门第一课。http://www.duobei.com/course/3472034786

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学习了时间管理方法，但实践中还是会遇到各种问题？

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邹鑫

追求幸福的时间管理行动家，《小强升职记》的作者，专注于分享时间管理方法、时间管理案例、时间管理工具。

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15分钟的效率法则

Mon, 12 Nov 2012 18:59:34 CST

英文原文： John Sonmez ，编译： 36Kr

我总是拖延。我会把一件要做的事拖到最后一刻才开始。我还学会了用后期的超高效来弥补之前的拖延，反正我最终我总能在 deadline 之前完成它！但我知道我的问题就出在：当我坐下开始工作时，我总是先去做一些其他无关紧要的事。我把这种称为轻态拖延，很可能你也是这样，它有以下“症状”：坐下来开始工作前，总是习惯先上微博或者浏览其他好玩的网站；总告诉自己说开工前有 10 分钟的让自己放松的时间；总会先去做那些很琐碎且不太重要的事，比如查邮箱等等。

最后我就有了这个定式行为：坐在桌前，一般半小时或一个小时后才会真正开始工作。而一旦我真的开始了，就会发现没有什么能让我再分心，会顺利地完成工作。我开始意识到无论是写博客还是写代码我都会遵循这种行为模式。一旦我投入十五分钟，就能一直专心完成工作。

于是 15 分钟法则就诞生了

我决定做点小试验。下一次我开始工作时，强迫自己不像往常一样先去做类似查邮件那样琐碎的事，而是按下面的步骤：

1. 选出一件自己要做的正事(这会让你很明确地清楚目标)

2. 把所有干扰项都关掉 15 分钟，不要让它们在这个时间段打扰你

3. 没有干扰没有中断地做正事 15 分钟

4. 15 分钟后，如果我坚持不住，那我就放弃或是做其他事情

而结果是，我单线程地工作 15 分钟以后，我肯定就不想停下来。即便是那些我原先一点动力都没有的事，在沉浸了 15 分钟以后，我也变得乐意去完成它了。就像读完书的前几章，你就会渐渐入境，很想把后面的章节也读完。

我也试过其他摆脱拖延提高效率的方法，它们对我就不是那么管用。对我来说，有以下几个问题：

1. 它们过于复杂，且要求 100% 投入(这入门可真高)

2. 它们一般只强调效率啊，任务优先级啊，而不说具体的流程

3. 它们总是假设人们都是那种可以一坐下来就开始专心工作的人(而这对我来说则很难)

我也是那种热衷和推崇时间管理的人，那些建议确实不错，但它不适合我。我的生活每天日程其实很多项目都是确定的，我差不多都能了解我每天每个小时该做什么事情。这种情况下，我的问题就不是要挑出我要做什么事，而是怎样高效不拖延地做事。

我上面的方法就很类似番茄工作法。我之前内心有点抵触它，因为觉得自己没有能力专注那么长时间(25分钟)，于是我就缩短了时间段，压成 15 分钟。

为什么这个方法会奏效？

我想最主要的原因是因为它让我有了一种积极的势头。也就是说当你连着 15 分钟做一件事后，就很难变向去其他道路。专注也是这 15 分钟法则的核心。分心好像就是人们的本性，就像你在读这篇文章时很可能中途会切换到其他标签页去看别的东西。于是我只能强迫自己在一定时间段内专注单件事情，将那个分心的小火苗掐灭。

总之这个方法让我能够专注，不被其他事情干扰。而且它也不会让我有太多压力，我只知道我就工作 15 分钟，而不会给自己设定太多的进展要求。

怎样运用这个方法

1. 在做事前关掉所有其他的干扰，比如说关掉无关的标签页或是关掉手机。

2. 关掉干扰还不够，你还得让自己专心

3. 立即动手，不要多想。我知道想也是“做”的一部分，但在你思考时思绪会随处飘荡。你可以先直接写出一个草稿，而不要想太多，后续再一版一版地迭代。

4. 如果你觉得你很难开始动手，那你可以用头脑风暴来替代“动手”。但必须是写出想法或是画思维导图的形式，而不是只有脑子在活动。

5. 如果 15 分钟以后你坚持不了，那就放弃。休息一会再回来。

普瑞马法则——抗击惰性生活方式

Tue, 01 Nov 2011 07:18:35 CST

有人知道这篇文章的原始出处在哪里吗？是在哪本书里谈到的这个法则。后面的20个大脑建议写得很不错，比较实用。

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普瑞马法则：就是如果把一件更难完成的事情放在比较容易完成的事情前面做。那更难完成的事情就可以成为比较容易完成的事情的强化刺激。换句话说，把不愿意干的任务或者工作放在喜欢完成的任务之前。如果经常完成困难的、有挑战性的任务，那么工作能力就会增长；相反的话，工作能力就要下降。也就是说，把好玩的事情留在后面做。

先可以用一天到两天时间给自己作一个行为记录，把你通常每天要作的事情记下来，这包括记录你所有的生活活动。这样你即使粗粗的记，大约也会有几十件。然后把其中一些如果吃饭等必须完成的事情剔除。在此之后，你把剩余下来的几十件事情按照你的兴趣排列，把你最不喜欢作的事情放在第一位，把你最喜欢作的事情放在最后一位。

最后，你就可以在以后一周内进行行动了，每天一早起来，从你最不喜欢的事情开始作起，并且坚持作完第一件事情，再作第二件事情……这么一直作到最后一件你喜欢的事情。

在整个过程中，你开始会稍觉得困难，但你只要花很少的力气稍稍坚持，你就能顺利进行下去。千万在中途不要跳跃那个先作不喜欢的再作喜欢的计划。

对于改变惰性生活方式，这种方式具有很大的效果。而对于经常抑郁心情的人，这种生活方式将直接改变表现为抑郁的行为，而很容易的使抑郁的情绪结束，而只要坚持，抑郁的生活方式就会永远结束。通过结束惰性或抑郁的行为，而结束惰性或抑郁的心理。

如果你试试，并且多一些坚持，你将发现这是多么有趣的事情。

当你学不进去的时候，不妨看看大脑是怎么想的？

尽管科学家一个接一个的科研成果让我们对记忆有了越来越多的了解，但直到今天，科学家所发现的所谓大脑的秘密也只是冰山一角，在很大程度上，大脑和记忆仍是神秘的。研究人员认为，记忆是一个过程，并且当你记忆的时候，实际上就是你把保存在大脑中零零碎碎的信息进行重建。但让人不解的是，究竟是什么东西引发大脑开始这个重建过程？这个谜团继续等待科学家们去寻找答案，但有20个事实是已经科学家证实了的。

1.大脑喜欢色彩。平时使用高质量的有色笔或使用有色纸，颜色能帮助记忆。

2.大脑集中精力最多只有25分钟。这是对成人而言，所以学习20到30分钟后就应该休息10分钟。你可以利用这段时间做点家务，10分钟后再回来继续学习，效果会更好。

3.大脑需要休息，才能学得快，记得牢。如果你感到很累，先拿出20分钟小睡一会儿再继续学习。

4.大脑像发动机，它需要燃料。大脑是一台珍贵而复杂的机器，所以你必须给它补充“优质燃料”。垃圾食品、劣质食品、所有化学制品和防腐剂，不仅损害身体，还削弱智力。英国一项新研究显示，饮食结构影响你的智商。

5.大脑是一个电气化学活动的海洋。电和化学物质在水里能更好地流动，如果你脱水，就无法集中精力。专家建议，日常生活要多喝水，保持身体必需的水分，而且一天最好不要饮用相同的饮料，可以交换着喝矿泉水、果汁和咖啡等。另外，研究资料显示，经常性头痛和脱水有关。

6.大脑喜欢问题。当你在学习或读书过程中提出问题的时候，大脑会自动搜索答案，从而提高你的学习效率。从这个角度说，一个好的问题胜过一个答案。

7.大脑和身体有它们各自的节奏周期。一天中大脑思维最敏捷的时间有几段，如果你能在大脑功能最活跃的时候学习，就能节省很多时间，会取得很好的学习效果。

8.大脑和身体经常交流。如果身体很懒散，大脑就会认为你正在做的事情一点都不重要，大脑也就不会重视你所做的事情。所以，在学习的时候，你应该端坐、身体稍微前倾，让大脑保持警觉。

9.气味影响大脑。香料对保持头脑清醒有一定功效。薄荷、柠檬和桂皮都值得一试。

10.大脑需要氧气。经常到户外走走，运动运动身体。

11.大脑需要空间。尽量在一个宽敞的地方学习，这对你的大脑有好处。

12.大脑喜欢整洁的空间。最近的研究显示，在一个整洁、有条有理的家庭长大的孩子在学业上的表现更好。为什么，因为接受了安排外部环境的训练后，大脑学会了组织内部知道的技巧，你的记忆力会更好。

13.压力影响记忆。当你受到压力时，体内就会产生皮质醇，它会杀死海马状突起里的脑细胞，而这种大脑侧面脑室壁上的隆起物在处理长期和短期记忆上起主要作用。因此，压力影响记忆。最好的方法就是锻炼。

14.大脑并不知道你不能做哪些事情，所以需要你告诉它。用自言自语的方式对大脑说话，但是不要提供消极信息，用积极的话代替它。

15.大脑如同肌肉。无论在哪个年龄段，大脑都是可以训练和加强的。毫无疑问，不要寻找任何借口。不要整天呆在家里无所事事，这只能使大脑老化的速度加快。专业运动员每天都要训练，才能有突出表现。所以你一定要“没事找事”，不要让大脑老闲着。

16.大脑需要重复。每一次回顾记忆间隔的时间越短，记忆的效果越好，因为多次看同一事物能加深印象，但只看一次却往往容易忘记。

17.大脑的理解速度比你的阅读速度快。用铅笔或手指辅助阅读吗？不，用眼睛。使用这种方法的时候，需要你的眼睛更快地移动。

18.大脑需要运动。站着办公效率更高。

19.大脑会归类，也会联系。如果你正在学习某种东西，不妨问问自己：它让我想起了什么？这样做能帮助你记忆，因为大脑能把你以前知道的知识和新知识联系起来。

20.大脑喜欢开玩笑。开心和学习效率成正比，心情越好，学到的知识就越多，所以，让自己快乐起来吧！！！

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无觅

考试过关必胜笔记法

Thu, 24 Nov 2011 09:32:17 CST

很不错的文章，跟大家分享一下。有一本书叫《東大合格生筆記大公開》里面介绍的记笔记的方法非常的详细，书看完了，笔记一直没做完，找时候把这本书的笔记做完分享一下，跟这篇文章差不多。

转自：http://article.yeeyan.org/view/266896/234209

作者：破小芙

应试专家横沟慎一郎提出了一种“考试过关必胜笔记法”，包含2册笔记，一册《学习时间管理笔记》，另一册《难题笔记》。到底这是怎么回事儿呢？学生族，或一边工作一边进修的上班族们，尤其是那些要在短期内通过某某考试，取得合格的朋友，下面的内容也许会令你们感兴趣。

要在短期内取得一项证书，确保学习时间是最重要的。所以首先，第一册笔记上，画上日常时间分配的饼图、来重新审视一下自己的时间管理利用吧！“你会发现，其实能用作学习的时间，比你想象中的要多很多。”横沟说道，最好在双休日作好饼图，以确保下一周的学习时间。一天的学习结束后，实际上学了多少时间、看掉多少页数，也请一一记录在案。这样能精确的把握自己前进的步伐，有落下的也能及时发现和赶上。

第二册的《难题笔记》，是专门为克服错题难题而作的。抄上问题，然后反复温习操练，直到完全掌握。那些重复犯错的地方，可以划线和N次贴特别标示。这样临考前，重点看贴着N次贴的部分就可以了。

下面我们来看看具体实例。

一。第一册《学习时间管理笔记》

这册笔记的目的，是为了发掘出尽可能多的学习时间和机会。在左页饼图中划出可以用来学习的时间带。从右页开始，记录实际的学习时间和进度，比如页数，等等。

如图中(1)-(7)所示。

(1)空出一些休闲时间

一个劲儿的猛学效率反而低，所以请留出一些时间让自己放松一下。图中是用橙色表示，你也可以涂上任何你喜欢的颜色。

(2)决定学习时间段，涂色

睡眠、工作这种肯定没办法学习的时间段，涂上黑线。接下来就要决定必须用来学习的时间段了，图中涂绿色表示的即是。比如，晚饭后2小时、睡前1小时，作者决定这3个小时必须用来学习。

(3)灵活机动的时间段，现场检验

通勤路上、午餐时间这种，比较灵活机动的时间段再用另一种颜色标出。然后关键来了——写上“抽出○○分钟学习为目标”，然后现场检验，看看是否这些时间段也能稍微利用一下？

(4)每周周头写上计划和目标

希望达到的学习时间、看完参考书的页数在每周周头写入笔记吧。如果对上周有反省，有新的目标，也一起记入。这样等于起了个好头，接下来照着做就行。

(5)倒计时

离目标实现还剩多少时间？也写下来。这样可以知道自己的进度，而且如果哪天偷懒了，写下倒计时，也能有助于自我反省和激励。

(6)当天的学习情况记录

当天学了多久？看了多少页？目标倒计时还有几天？除了记这些，还可以用○△×的符号来评价当天的学习情况，是优良？中等？还是差？这样日积月累，翻一下笔记，就可以大致知道自己的进度是比较令人满意的，还是有点跟不上了……

(7)周日回顾

每周日回顾笔记，看看学习是否按计划顺利进行了？目标达成了，就用彩色笔画上装饰，或写上“吃蛋糕奖励自己”，提高自己的斗志，迎接下周挑战。如果目标没有达成，也不用气馁，按实际情况调整下周作战计划吧！

二。第二册《难题笔记》

第二册《难题笔记》是专门用来补缺补差的。把做错的题、不懂得题和其正确答案写上，再自己做一遍，对答案。如果错了，就用彩色笔纠正。再练习一遍，如果又错了，就换一支彩色笔划线做记号，贴N次贴。这样明确了自己的弱点所在，临考前的复习也更有针对性，更简单。

如图中(1)-(4)所示。

左页(1)是问题，右页(2)是对应的正确答案。抄好后自己做一遍可以加深理解。当然，也可以用复印的。但最好还是自己手抄一遍加深印象。

自己解题第一遍错了，就像(3)那样用其他颜色的笔加上说明解释。再做一遍，如果继续错，就在反复犯错的地方(4)贴上N次贴来强调。

三。笔记本的选择

最好是螺线圈装订的笔记本。把右页从中央对折，就可以藏起答案。另外，横线上印有均匀间隔小点的笔记本，用来作图会很方便。推荐。

译者注：

说到学习用笔记本。在日本学生族中，非常流行一种“东大笔记本”。

完整说来，是：东京大学的学生经常使用的一种横线笔记本。这种笔记本最大的特点是横线上印有均匀小点。做笔记时划线、区分、间隔、作图十分方便，也整齐美观。

这类笔记本虽然由于东大学生的普遍使用而名声大噪，但其实是早就存在于市面上的平民用品。下面图片中，左边那款Campus，中文名叫“国誉”的东大笔记本，是不是很熟悉？也许你也早就用过了呢。

（图片来源）

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无觅

《早上10点之前完成工作》中的11条小技巧

Fri, 18 Nov 2011 13:52:35 CST

#每天一本书#第299天 2011年10月12日，《早上10点之前完成工作》，评分3.5分。作者：高井伸夫。是一本讲述早起者（晨型人）的图书，书中有不少利用清晨时间的技巧，整本书就是来讲述充分利用早上10点前的时间来充实自我，走上精英之路。书中建议比较中肯，不少的技巧都可以对自己的时间管理体系进行补充。书中谈到培养做任何事情都要留下记录的习惯不就是时间统计法么，准备把这个习惯当成一个远期目标来完成。书中的参观美术馆技巧不错，可惜在中国用不上。这本书可以跟《晨间日记的奇迹》做扩展阅读。

记录几条对自己有用的小技巧

1、提早1小时出门，在途中确认每天日程表。

2、多利用录音笔来取代手写的备忘录，随身携带，用来记录各种想法和点子

3、利用电车之车当办公室，早上的1小时=下午2小时

4、尽早完成工作的三大秘诀：

设定最后期限，并确实遵守
排定每天日程，并尽量提早做
练就3分钟内长话短说的好功夫

5、早上起床的时候做几个简单的体操，加上几个深呼吸，可以上大脑马上清醒

6、最佳的信息工具是人脉，早上做任何事情都要注意缩短时间。

7、不要太相信记忆力，要勤做笔记，记录下来的东西要定期整理，消化。在做笔记的同时，还能锻炼写文章的能力。

8、不管是说还是写，都要努力锻炼，说话：3分钟口述。写作：一行力（用简短文字表达意思的能力）

9、学习开会，要有重点，会后会把会议要点记录在一张A4纸上.

10、磨练写作能力的五大原则：

运用标题：将结论放在最前面，第一段就破题点出主旨。
让人想读下去。
多利用条列式，让人一目了然。
只读3/1也能理解
文字要充满正面、积极的精神。

11、任何事都走在前面，要做一个潮流者，去影响他人和被人影响是二回事。

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无觅

《Google时代的工作方法》读书笔记（1）

Mon, 07 Nov 2011 11:52:57 CST

今天分享的笔记是作者是Google公司前任首席信息官道格拉斯。梅里尔写的《Google时代的工作方法》，下面第一次阅读的短评：

#每天一本书#2011年9月18日，275天,《Google时代的工作方法》，评分3.5。全书从他自身的经历出发来讲解利用科技来提高效率，把工作和生活融为一体，而不是平衡。实际上他说的东西都比较简单：寻找问题所在、明确目标、建立过滤机制，形成有序组织。每章后面的总结不错，书中提供了不少Google产品的小技巧，可以了解一下。如果你是爱好者，这些基本都是常识，如果你对Google不了解，学会之后能提高不少效率和时间。在书店看的，用手机整理些部分笔记，以后有机会再找来读一遍，进一步完善下笔记。书中中纸质与数字工具的选择和使用，可以了解一下。

总体来说，这本书值得一看，但书中的情况跟国内有很大的差距，导致这本书含金量没有胜间合代的《效率提升10倍的Google化知性生产技巧》高，需要自己好好总结一下，找出对自己有用的东西。昨晚把手机中的笔记和照片从新整理了一下，实际上全书核心就是建立系统，使工作和生活条理化，贯穿全书的主线就是21条实现有序组织的相关原理，虽然这本书说是建立系统，但这本书本身的结构就比较松散。

下面的摘自本书第15章：真的可以如此有效，全书的核心内容都在这里，跟大家分享一下

关于有序组织的原理：

1. 为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。

2. 让信息尽可能快地离开大脑。

3. 多重任务通常会让你降低效率。

4. 利用故事去记忆。

5. 仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着永远就该这样做。

6. 知识不是力量，共享知识才是力量。

7. 进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。

8. 对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。

9. 要懂得什么时候忽略制约。

10. 在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。

11. 在实现目标的方式上要灵活变通。

12. 不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。

13. 大脑中只保存真正需要记忆的内容。

14. 大块内容要化整为零。

15. 每周拿出些时间回顾关键信息。

16. 没有一个完美无缺的组织方法。

17. 在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。

18. 尽量使用已经上手的工具。

19. 及时加注解，有助于以后了解背景信息。

20. 把类似的任务放在一起。

21. 把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。

有些原理可能对你非常适用，有些则不然。无论是哪种情况，我都推荐你至少现在就尝试着把其中几条原理应用到自己的生活中，看看哪些原理最适合应对你现在可能面临的挑战。

你该如何做到这一点呢？我举个例子：考虑一下我们在职业生涯中谁都会遇到的挑战—找工作。这是一件大事，因为风险很大，而且可能在整个过程中都会承受巨大的压力，让你有种不堪重负的感觉。当然，找工作要有高效的关系网，要写出能打动别人的个人简历，要在面试中把自己最好的一面呈现出来。不过，求职最终也是一个需要井然有序地稳步进行的过程，涉及对大量信息的组织管理。因此，在谋求一份新工作的过程中，你可以运用书中介绍的一些原理，具体做法如下。

第四条原理：利用故事去记忆。在你面试的时候，人家希望你对应聘的公司有足够的了解，这就需要你记住一些东西。在你力图记住有关该公司或公司所在行业的重要信息时，你可以把这些信息编排在故事中。此外，精心挑选几个故事—尤其是能够表现你在其他的工作中所取得的重要成绩的故事，讲给面试你的人听（这里的“故事”指的是趣闻轶事，而不是凭空杜撰的瞎话），这是很有用的。毕竟他们可能还要面试很多人，讲故事有助于让人记住你。

第五条原理：仅仅因为一直都是按照某种特定方式做某事，并不意味着永远就该这样做。放在这个例子当中就是：创造性地思考要应聘的公司面临的问题。如果你能以建设性的方式提出与众不同的新看法，那你肯定会展现自己的价值，从而提高求职成功的可能性。

第七条原理：进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。你缺乏某项特定工作招聘条件中列出的经验、技能和教育背景吗？有些条件能改变吗？（你要记住，有些招聘要求其实超出了实际需要，目的是防止出现太多的应聘者。）在申请一个岗位之前，确定什么是你的实际制约，这样有助于你专注于一个目标，避免浪费时间，而且也可以尽可能地避免失望。我也会赶紧提醒你注意第九条原理，那就是要懂得什么时候忽略制约。至于要记得第十一条所说的在如何实现目标的方式上要灵活变通，那就更不用多说了。

第十五条原理：每周拿出些时间回顾关键信息。在找工作这件事上，这条原理意味着你每天可以拿出一个小时，查看网上招聘信息，回顾你为之前的面试和自己联系过的人所作的评注，阅读自己收藏的关于某些公司的网页内容。此时也别忘了第十四条原理：大块内容要化整为零。找工作是一项大工程，最好的办法通常是一次进行一步骤。

第十七条原理：在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。在找工作这个实例当中，这条原理可以稍作修正：在数字信息中加上相应的关键词，以便潜在雇主容易找到你。对我们今天所做的很多事情而言，搜索都是至关重要的—在找工作的时候，尤其如此。大部分公司都使用一些软件工具，有意把投放简历的大部分应聘者过滤掉。简历中如果不包含特定的关键词，那就不会有人看你的简历（当然，在公司里有你认识的人除外）。要特别注意在求职简历中放入有效的关键词，并在写求职信的时候把大部分关键词包含进来，这一点十分重要，原因就在这里。

第十八条原理：尽量使用已经上手的工具。在找工作的过程中，你会积累很多信息，诸如已经向哪些公司发出了申请，在什么时候跟谁联系过，他们对你的第一轮面试结果如何，后面的安排是什么。怎样掌握所有信息呢？你可以买一个数据库应用程序，也可以在网上找一个项目管理工具软件。使用一个新工具，且不说会增加成本，起码还有一个学习过程。在汇集上述所有信息的时候，我首先会使用Google文档中的电子表格之类自己已经熟悉的工具。在Google文档的电子表格中，你可以保存所有信息，也可以通过整齐有序的表格形象直观地显示求职过程中的注解内容。因为是Google公司在线提供的电子表格，因而无论在什么地方都可以添加条目，阅读信息。如果不用Google文档，你也可以使用微软公司的Excel表格，并在电脑和智能手机之间保持同步（尽管我基本上不是非常热衷于同步功能）。概而言之，面临找工作这样重大挑战的时候，尽量首先使用原来已经上手的工具。如果这些工具无法满足要求，再去寻找其他管用的工具。

当然，并非我在有序组织方面的所有原理都适用于你面临的每一个挑战。但是我敢保证，至少某些原理会在某些时候适用于某些挑战。我希望，在你每次面临新情况的时候，本书能帮你弄明白如何应用这些组织原理，或者是这些原理的变通。

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无觅

《一日学习法》读书笔记-每天前进一厘米

Thu, 01 Dec 2011 08:54:57 CST

#每天一本书#2011年9月22日，279天,《一日学习法》，评分3分，一个韩国高考状员写的学习方法书籍，里面的技巧对于初、高中学生非常实用，有兴趣的可以看看。非常同意书中的这句话：保持每天进步一厘米的心态，成功在于积少成多。

1、阅读让大脑变得更适合学习，坚持读书习惯，能改变人生，学烦可以通过看书放松。多样化读书，一本想读得，一本不想读，但是必须读得。

2、提高成绩的笔记原则（提前预习；笔记尽量记在书上，准备好便利贴；划线时先画铅笔，第二次用圆珠笔，第三次用红笔，最后用荧光笔）

3、摆脱低潮期的学习法：

1）学习场所没有跟学习无关的东西，可以避免开小差。

2.）学习力不从心的时候，找备考手记和成功案例，去自己喜欢的大学看下，再不行就早点睡觉，低潮往往是因为疲劳。

4、掌握要领，集中注意力

1）、最大限度细化目标

2）、将截止时间定的短一些。

3）、把目录放在手边学习

4）、关闭手机或调静音

5）、尽量买最大的笔袋

5、学会休息也有原则

1)、警惕打盹（不要成习惯）

2)、短时间的休息不是放松大脑，而是让身体得到休息（课间不要一直坐在座位上，看书久了不妨运动下）

3)、一定要在学完之后再进行长时间的休息

4)、周日不学习

在因为同类的书看的比较多，类似的技巧以前就整理完了，记录下的技巧非常少，在豆瓣打分时，发现已经有豆友做了非常全面细致的记录，直接转载一下。

转自：http://book.douban.com/review/5040254/

作者：传奇

在你对平凡的生活感到厌倦的时候，你也可以改变过去的自己。只要你对某件事情充满热情、积极努力，你就拥有了实现自身价值的机会。我们该苦恼的事情只有一个，那就是如何将“一天”这个时间过得更充实。所有变化都从与别人不同的“一天”开始，是从努力学习的充实的“一天”开始。

这里小结一下那些我认为非常可行的方法：

第一章：一日学习的秘密

第一：学习的第一步就是早睡。

每天保证七个小时的睡眠时间。最晚不能超过晚上十一点。

第二：起床以后、去学校之前，至少要进行30分钟的“晨间学习”。不要把这个建议当成耳旁风，一定要切实地实践一下。

1、每天早起至少半个小时，起床洗漱完毕后做一些计算题，让头脑转动起来。

2、等大脑慢慢运转起来之后，就开始学一些平常觉得困难的东西。至于要学什么科目，可以根据自己情况不同进行调节。

第三：将学习效率提高2倍的预习方法。

1、预习不是提前学习。更接近于一种对将要学习内容的“确认”。

2、预习的工具就是“真题”。

真题里的内容都还没有学过，看也做不出来。不过，不是为了做题才去看真题的。看真题是为了了解今天要学的部分中，哪些是重要内容，哪些会在考试中出现。那老师上课讲那个部分的时候，就可以更集中精神去听。那样，上课时就不会只是被动地听讲，而是积极弥补自身的不足。

第四：活用课堂时间的诀窍。

1、往前坐。

2、不要看书，要看老师的眼睛。为了防止开小差，可以迅速重复老师说过的话（就像许三多那样，哈哈）即便上课时不理解也不要放弃。

1）、拼命跟紧上课的进度才是快速提高成绩的秘诀。

2）、上课的时间一定要专注于课堂，学习中的不足另外再找时间补充。

4、如果你是上游水平的学生，那就打开各种教材，拓展一下学习范围。

同时参考多本教材，能填补老师上课没有讲到、直接跳过的部分。采取这种积极的态度去听课一定会非常累。但是，认为老师讲的内容自己都会就抱着胳膊听课的上游生，和参考各种教材、努力为自己查缺补漏听课的上游生，谁会一跃成为最优秀的学生，恐怕就不言自明了。

5、改变对待老师的态度发现每一位老师的优点，让自己喜欢上他，这是不偏课的保证。

6、课上大声回答老师的问题这是保证自己注意力集中的好办法提高成绩的笔记原则：所谓的笔记不是听写，而是查补自身不足的过程。

7、如果想提高记笔记的效率，那一定要切实地作好预习。

A、只有预习了，才知道老师现在讲的内容是单纯地重复教材上的内容，还是在进行附加说明。哪怕只是预习很短的时间再去上课，笔记的量也会大幅减少。因为预习了之后，是以有疑问的地方为主来做笔记，所以上课的时候注意力会更集中，也有了思考的时间。虽然笔记的量减少了很多，但是成绩反而快速提高了。

B、还有一点值得大家参考，那就是大部分的内容教科书和参考书里都有，不要另外准备笔记本。

C、听课的时候，碰到需要记笔记的地方，不必写在笔记本上，而是写在教材的空白处。

D、在教材上做笔记一定要准备好便利贴。

在教材的空白处做笔记，经常会碰到空间不够的情况，那时你可以把笔记的内容写在便利贴上，然后再贴在教材上。写错了可以重写，等以后上面的内容都变成自己的知识后还可以揭下来，教材又恢复整洁了。

E、画下划线的时候最好是多准备几种画线用的笔，随着次数的增加更换不同的笔。

预习时先用铅笔画线，（结合预习和真题你认为重要的部分）。

听讲时用圆珠笔，（上课时老师反复强调的部分）。

老师讲重点部分用红色笔，（复习时老师强调的部分）。

复习时用荧光笔，（总复习时的重点部分）。

F、只要看一下教材和笔记本就能知道一个学生的成绩。上课用的书上一点儿标记都没有、整本书都干干净净的，那那个学生一定处于下游。与之相反，如果书上仔仔细细密密麻麻地写着笔记，那这本书一定不是最上游学生的，而是中上游学生的书。笔记做得这么详细，上课时肯定注意力不集中。上游学生的书里只是简简单单地写下了必须要记下来的内容，简单明了地用自己的语言把平时的疑问和老师强调的内容记下来。

第五：每晚写学习日志（包括：学习量，难点等）

第二章：迅速提高综合成绩的秘诀

第一：选定教材的三种策略

1、是对要学的内容进行限定：

1)只挑选重要的一两本重复看，是考好综合考试的秘诀。

2)、将主教材与辅助教材分离。所谓主教材指的是教科书和老师分发的学习资料，是最重要的教材，这些教材要反复看。为了自学买的综合考试备考习题集、辅导班里整理出来的教材等，原则上是把它们当做参考书来使用。

3)、不要看新教材。

第二：最棒的综合考试备考日程表

1、考试前两周再开始复习，这两周的课程以课堂听讲为主，不再算入复习时间。

2、按照课程表严格复习。

3、下课之后的自习时间要为当天所学的科目作考试准备。不是复习课堂上的内容，而是学习整个科目。

第三：组织学习小组共同学习。

第三章：假期高效学习的原则

原则1：高成绩不是靠预习，而是靠复习首先要限定必须攻克的科目。最好集中学习数学和英语。

原则2：量减少家中生活，在公共图书馆度过假期。家是最差的学习地点，因为紧张的感觉全都释放掉了。

原则3：技巧地制订假期学习计划、制订的计划绝对不要勉强，这是制订计划时最重要的原则。坚持写学习日志。

1、不要制订具体时间表。只要把一天的时间三等分，分成早中晚就足够了。

2、为计划搁置作好准备。在周末另外确定一个时间补上落下的学习内容。

第四章：快速摆脱低潮期的方法

方法1：定近期的具体目标

举例：作者在数学只考了25分时下决心要好好学习的那一天，他做的第一件事情就是准备练习本、圆珠笔、尺子和刀。他先在纸上写下“进入全校前50名”的目标，然后剪下来后用胶带粘在书桌和练习本的第一页上。在任何人看来这都是个盲目的目标，但不知道为什么，每一次只要他看到那个目标，就会燃起学习的热情。

学习就是与低潮较量的过程，而低潮是可以通过努力克服的。

方法2：查学习场所的气氛

检视自己学习场所的氛围、把书桌整理得干干净净是防止低潮期的最简单、最行之有效的方法。

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无觅

不持有的生活

Sun, 26 Feb 2012 22:11:19 CST

马上要毕业了，最近一直在整理自己的东西，在整理的过程中发现过去买了很多的用不上的东西，食之无味弃之可惜，非常的纠结，刚刚好在微博上看到了一个5S生活的，里面有一个不持有的生活的活动，看完之后感觉非常的不错，到网上搜索了一下相关的资源，受益颇多。

不持有的生活会有七种生活习惯：

1.不拿。免费得到的东西，很少被人珍惜，因此往往囤积不用。“不持有”的第一步就是“不拿”，不拿免费塑料袋，以自备购物袋来代替；免费发送又用不到的赠品，也要坚持完全不拿的态度。

2.不买。冲动购物感觉痛快，但买完东西感到后悔的状况也不少，因此只要是“没买也无所谓”的东西，就坚持不买，让物品登堂入室的门槛变高，这样家中就只会出现真正喜欢、真正必要的东西。

3.不储存。不囤积保鲜膜和卫生纸这类消耗品，也许大减价时买了一堆，像占了便宜，却容易造成使用上的浪费。一旦停止囤积，使用时就会更谨慎，并且想出各种生活小妙招，例如以密闭容器代替保鲜膜、纱布代替卫生纸，自然能降低消耗品的使用率，换来神清气爽的好生活。

4.丢弃。养成丢弃的习惯，杂志或小册子超过一定数量，就丢掉；没在使用的漂亮糕饼盒子、过期的食物和调味料，也丢掉。并且确实执行丢弃前的准备工作，例如用美观的袋子，作为垃圾分类的容器，让丢弃这件事，变得轻松愉快。

5.替代。添购一样物品前，先想想家里是否有其他东西可替代？例如一年可能只用到一次的漏斗，就用现有的塑料板卷成漏斗状来代替，如此就能避免多持有一个东西；活用现有物品，不是为了弥补贫困，而是为了创造丰足。

6.借用。不常用的东西，可以借用或租用，和其他人一起使用更多物品，每个家庭或许就会减少囤积少用物品的情况，避免压迫居住空间，减少无谓的浪费。

7.没有也无所谓。购物前，务必自问：这个真的是必要的吗？也许能得到“没有也无所谓”的答案；生活中这种东西，应该很多。

利用“四象限”原则管理好时间

Wed, 03 Apr 2013 00:29:42 CST

今年，公司老大多次提到工作方法问题，特别强调项目管理PDCA问题，而其中最关键的是时间管理问题。曾经有一项调查表明：一个效率低的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。

日常工作中经常会看到，很多人在工作中给人感觉无时无刻不在忙碌着，然而，一天下来并没有做出多少工作成果，而有些人，看似悠闲却总能提前完成工作。其实，关键是需要掌握时间管理的方法和理念。

专业建议，时间管理需要遵循这样的原则——时间“ 四象限”原则：

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：
1.既紧急又重要：如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等；
2.重要但不紧急：如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等；
3.紧急但不重要：如电话铃声、不速之客、部门会议等；
4.既不紧急也不重要：如上网、闲谈、邮件、写博客等。
“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。

那么我们如何对自己的日常事务进行安排呢？专家推荐，本人也非常认同的顺序是：

优先处理既紧急又重要的事情：

如：紧急状况、迫切问题、限期完成、准备事项

这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。很多不善于规划时间的人都是对于事物性质的判断造成的。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，于是就造成了看起来很“忙”，但是却没有多少工作成果

其次处理重要但不紧急的事物

如：预防措施计划建立、维持人际关系，休闲充电提高学习能力

大多数日常性的工作都属于这个象限的事物。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以对于管理者来说必须主动去做，推动工作的进度，这是发挥个人领导力的领域。而这也是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议大家要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

妥善处理紧急但不重要的事物

如：造成干扰的访问、电话信件、报告、会议、许多紧急事件许多凑热闹的活动

工作中此类事物较多较杂，有时候非常容易判断错误，表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。然而，我们每一个人都不是孤立存在的，许多工作都是同他人合作完成的，因此对于此类事物要区别对待妥善处理，也不要因此影响良好的人际关系。

最后才是处理既不紧急也不重要的事物。

如：忙碌而琐碎的事、上网聊天、浏览新闻、收发邮件、写博客等等

无论是生活还是工作中，每一个人都会有很多琐碎的事物缠身，这些事情看似不是很重要，但是确是像蚂蚁一样蚕食着我们分分秒秒的时间，对于一个高效的管理者来说，提高工作效率，就需要尽量压缩这个象限的事物，把有限的经历放在重要且紧急的事物中去，坚持下来，形成习惯，长此以往，你会发现自己在处理事物方面会感到非常轻松。

据有关机构统计，成功的人往往都是把主要的精力放在重要的事情上，而普遍人往往将精力放在紧急的事上，而成功与否，取决了你的精力在重要不紧急的事情上的程度。因此，无论是管理者还是普通员工，一定要对工作有一个正确清醒的认识，把握好工作事物的性质，因而才能合理的安排好个人时间，从而提高工作效率。

每个人的都可以利用这个方法来好好规划自己的时间，想进一步学习的朋友们，可以去有时间管理技师的邹鑫的博客去看看或购买他的《小强升职记》，另外，笑来老师的《把时间当作朋友:运用心智获得解放》也是一本教大家时间使用方面的好书，我去年买了40本送给公司财务团队，大家可以去买本看看。

非常希望大家来分享自己在管理时间方面的经验。

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一 摸爬滚打

二 渐入佳境

三 系统形成

前言

0. 总览图

1. 收集：清空杂事，专注当下；深度收集，分类存放。

2. 处理：将OF收件箱中的杂事(stuff)分解成 下一步行动(即具体可行的步骤)

3. 组织：计划每个“下一步行动”

4. ★ 执行： 按情景（上下文）批量处理任务，多 使用小系统（小系统是指在日常工作生活中，积累下来的优秀操作模式），必要时用番茄时间防止分心。

5. 回顾：（每周/每月/每年）确保整个系统运行正常，承先启后，反思改进。

一些Tips

1. 小系统常态化：建立/固化可信赖的小系统

2. 简化：通过OF的视图选项减少与当前无关的事项带来的干扰。

3. 信息/文档的管理

4. Omnifocus使用习惯总结

三 还没结束

借助中华万年历实现个人时间管理的实践和反思

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很显然，使用Axure设计快速原型，应该放在交互设计的整体工作结束后，也就是框架层设计时进行。

产品结构层设计，请先拿起你的2B铅笔

将构思映射在纸上，提高沟通效率

用铅笔勾勒蓝图或流程，目的是提高沟通的效率。拿起2B铅笔，用10分钟将头脑风暴或范围讨论后的思路花在纸上，尽快与BOSS或团队成员确认，是结构层最重要的事情，没有唯一。

一摸爬滚打

二渐入佳境

三系统形成

2. 处理：将OF收件箱中的杂事(stuff)分解成下一步行动(即具体可行的步骤)

4. ★ 执行：按情景（上下文）批量处理任务，多使用小系统（小系统是指在日常工作生活中，积累下来的优秀操作模式），必要时用番茄时间防止分心。

三还没结束