Word操作技巧(一)

上周在分部内为同事进行了一场Word操作技巧培训，引起了大家比较强烈的反响，很多人都惊讶于每天使用的Word有如此多的技巧和功能，对Word又有了重新的认识。通过这次培训，也使我认识到，虽然大家经常使用Word，但对其的了解还远远不够，以致于如此一款优秀的软件，没有得到很好的使用，甚至得到了许多误解。
由于时间有限，没有更深入的讲解，特别是长篇文档的编辑，还有很多有用的技巧还没有提及。不过，以后有时间还会组织类似的培训。
下面，将培训的内容整理于此。
学习和使用Word的一些感受

• 想要提高效率，轻松操作Word，必须得下一些功夫来研究，学习一些技巧。掌握的方法越多，越能有效地处理各种问题
• 养成规范合理使用Word的习惯，正确使用Word的功能。Word非常强大，关键在于你对她的了解和如何使用。很多时候，不是软件本身不好，而是太灵活了，使得你可以随心所欲，结果把软件给用烂了
• 使用Word，不能技机取巧，也不能钻牛角尖。要根据实际工作特点而运用

Word里的彩蛋——主要是引起大家的兴趣
1.（Word 2003）“狐狸与懒狗”彩蛋
（Word 2007）变种的“狐狸与懒狗”彩蛋
在英文输入法下，输入=rand(n,m)，n和m都是自然数。随着n和m的变化，重复显示一些句子。
主要是为了方便快速输入便于练习编辑的文字。
2.胡万进印
在Word 2007 Beta版中有，即在文档中输入一个“胡”字，将其设置为幼圆字体或隶书，再将其设置为空心，就会看到字中间有一个“胡万进印”。
Word操作的几种情形

• 基本的操作技术和技巧
• 长篇文档的操作技巧
• 制作大量类似的文档
• 文档合并

一些约定
1.单击——指按下鼠标左键
2.右击——指按下鼠标右键
3.双击——指连续按鼠标左键或右键两下
4.组合键——指同时按下两个或多个键盘键
5.除非特别指明，表明适合Word 2003和2007两个版本
Word 2007中独有的特点
1.为什么Office 2007变化如此之大——全面创新 方便用户快速找到和利用已有的功能；不同的文件格式，文档容量大量减少，方便存储和共享
2.功能区
3.Office菜单——相当于老版本的“文件”菜单
4.Mini工具栏
5.库——实时预览
6.根据内容显示上下文选项卡（显示该显示的，隐藏不该显示的）
7.SmartArt
8.状态栏更丰富和便于使用
9.原则上不允许像以前版本那样随心所欲地自定义（演示一下），但其实自定义更方便和可靠
10.除界面外，两个版本中的中心功能大致相同。
好习惯还是坏习惯
下面列举了很多人在使用Word时的一些不好的习惯，以及一些好习惯。
(坏习惯)
1.按空格键来对齐或居中
2.按回车键来调整段落的间距
3.自已手工为目录编号
4.忽视帮助文件
5.页面设置不规范（没有使用文档网格功能）
6.绘制表格而不是插入表格
7.表格跨页时没有标题
8.忽视样式
(好习惯)
经常按Ctrl+S
输入技巧

• 利用剪贴板实现快速输入。（Word 2003）视图——任务窗格——剪贴板，从中选择短语或词组，实现快速输入。（Word 2007）开始——剪贴板组中的对话框启动器，从中选择短语或词组，实现快速输入。
• 多个整篇文档一次性导入。（Word 2003）插入——文件，选择要导入的文档（可选择多篇），插入。（Word 2007），插入——文本——对象——文件中的文字，选择要导入的文档，插入。
• 规范大写的中文日期。例如，要输入中文的2000，右击中文输入法状态条右侧的小键盘，选择单位符号，再输入二○○○。当然，这里面还有许多选项，可以输入很多特殊字符。
  （Word 2003）插入——日期和时间
  （Word 2007）插入——文本组中的日期和时间
• 输入系统当前的日期和时间。日期：Shift+Alt+D，时间：Shift+Alt+T
• 使用查找和替换功能一次输入多张图片。先插入一张图片，在其他需要插入的地方输入字母z（也可输入其他的文字，但前后要一致），先中图片，复制，按Ctrl+H，查找内容填z，替换为输入^c(c为小写)
• 简化常用专业用语的输入。使用自动更正功能，（Word 2003）工具-自动更正选项，如“SG”替换“《三峡工程水工建筑物巡视检查和维护检修规程》”，经常输入时会很方便。（Word 2007）该功能不在功能区中，需要使用选项调出来。
• 快速输入大写中文数字。（Word 2003）选择数字，插入-数字（或者在出现的对话框中输入数字），选大写的数字类型，注：不能转换小数部分。（Word 2007）插入——符号——编号。
• 让字符转换为特殊符号。通过特殊字体，如z设置为Webdings则变为禁烟符号等。
• 几个特殊符号的特殊输入。“Alt+Ctrl+C”-版权符号，“Alt+Ctrl+R”-注册符号，“Alt+Ctrl+T”-商标符号，“Alt+Ctrl+E”-欧元符号，“Shift+Alt+Ctrl+？”-¿，”Shift+Alt+Ctrl+!”¡。

(常用快捷键)
Ctrl+C(复制)、Ctrl+V(粘贴)，Ctrl+B(加黑)，Ctrl+I(斜体)，Ctrl+H(查找与替换)，有些快捷键按两下回到原状态
重复输入按F4，撤销按Ctrl+z
显示和编辑小技巧

• 取消隐藏的显示。即从Word 2002起，折叠的菜单（Microsoft的失误）。工具——自定义——始终显示整个菜单。
• 单击或双击两页之间的空隔，使页面合起来。更易阅读，特别是段落或表格分在两页且屏幕较小时
• 双击打开常用对话框。
  在横向标尺上边缘和竖向标尺上双击打开“页面设置”对话框；
  双击横向标尺下边缘打开“制表位”对话框；
  （Word 2003）在插入的文本框等对象上双击，则打开“设置文本框格式”等对话框；
  （Word 2007）选中文框框后，出现“文本框工具”上下文选项卡。
  在状态栏右侧“中文(中国)”上双击，打开“语言”设置对话框；
  （Word 2003）在状态栏上的“录制”上双击，打开“录制宏”对话框；（Word 2007）状态栏上有一个”录制宏”按钮；
  （Word 2003）在状态栏右侧“书形”按钮上双击，执行“拼写和语法检查”，每双击一次选中一处有语法错误的文本，并弹出“输入错误或特殊用法”对话框；（Word 2007）状态栏上有一个相应的按钮；
  （Word 2003）在状态栏左侧“位置”区域双击，则打开“查找和换”对话框，并指向“定位”标签。（Word 2007）左下角的”页面”有相应的功能。
• F8键，连续选择。有时大段大段选择时，不方便
  按住Shift键不放，也可以达到同样的效果
• 按住Ctrl键不放，可以选择不连续的区域
• 清除页眉下的横线。有时，页眉下面有一根横线，一直顽固地在那儿，即使取消页眉也在。
  （Word 2003） (1)格式—格式和样式，选中页眉项，选修改，单击格式按钮，选边框确定样式即可(2)在页眉处双击，单击格式—边框和底纹，在边框标签中选中设置下的无，单击应用于选段落，确定返回即可。
  （Word 2007）(1)开始—样式组的对话框启动器，选中页眉项，修改——格式，边框中设置；(2)开始——段落——边框和底纹中设置
• 奇偶页设置不同的页眉(页脚)。（Word 2003）文件—页面设置，单击版式，选中奇偶页不同，确定。单击视图—页眉和页脚，按提示进行。（Word 2007）插入——页眉，在页眉页脚工具中选择。
• 设置字号。增大反复按Ctrl+](或Ctrl+Shift+>)，减小反复按Ctrl+[(或Ctrl+Shift+<)。注意，每个操作的两种快捷方式大同小异，也就是说还是有差异，主要是Ctrl+Shift+>会跳过某些字号，而Ctrl+]这种快捷方式则不会，即属于微调。
• 剪切。选中需要剪切的内容，按F2，将光标移至需要插入剪切内容的地方（注意光标的变化），按下Enter键。还有一个快捷键，Ctrl+X。
• 快速定位上次编辑点。打开相应文档，按下Shift+F5，即定位在退出文档时光标所在位置。
• 分屏显示长文档。（Word 2003）窗口—拆分（Word 2007）视图——窗口——拆分
• 在文档中插入工具栏上的图标（仅Word 2003 ）。保证自定义对话框处于打开状态，选中工具栏上需要的图标，右击选复制按钮图标选项。
• 按Alt+Tab组合键可以在打开的应用程序窗口之间切换。

表格操作技巧

• 用键盘输入表格。两个字符“+”和“-”，如输入“+—-+—-+—-+”后按回车键即可插入一个1行3列的表格。增加表格行数，将光标定位在该表格右外侧，按下回车键即可。
• 选中整个表格。光标在表格中，注意左上角出现一个带十字向箭头的方框，单击该方框即可选中整个表格。
• 固定列宽的表格与自动调整列宽的表格。
• 为跨页表格自动添加标题行。选中表格标题行，（Word 2003）表格—标题行重复。（Word 2007）表格工具——布局——数据——重复标题行。（很多跨页的表格没有标题行，让阅读的人不得不回头去看标题，这也是一个不好的操作习惯）
• 让两个(多个)表格并排排列。将多个表格的数据填充在一个大的表格中，然后仿照“隐藏表格边框”，将表格中间分隔列的边框清除掉即可。
• 任意调整表格位置。表格—表格属性，在表格标签中，选中“环绕”选项，确定。然后用鼠标按住表格“控制柄”，即可任意调整表格位置。要进一步设置，单击其中的“定位”按钮进行。
• 表格单元格自动编号

打印技巧

• 一张纸打印多页文档。将多页文件打印在一张纸上，文件—打印，在缩放选项下单击“每页的版数”右侧的下拉按钮，选择一种版式即可。
• 打印指定页面、打印指定区域。
• 字体打印问题。（Word 2003）当另一台机未装本文档字体时，可在本文档保存前设置，单击工具—选项，单击保存，选中嵌入TrueType字体。（Word 2007）Office菜单——保存——工具——保存选项——将字体嵌入文件。
• 打印文档附加信息。（Word 2003）如打印域，工具—选项—打印，选择打印文档的附加信息中的对象。（Word 2007）Word选项——显示——打印选项。

保护文档技巧

• 启动自动保存功能（防止意外，当然最好的方式还是经常按Ctrl+S）、给文档加密（工具——保护文档）、保存文档时加密（03中保存对话框中的安全措施选项07中保存对话框中工具的常规选项）、设置只读密码。
• 防止别人修改文档。（Word 2003）工具—保护文档，选中仅允许在文档中进行此类编辑，单击“是，启动强制保护”按钮。（Word 2007）审阅——保护组中的保护文档。
• 给文档添加数字许可证 以判断他人是否修改，工具—选项，单击“安全性”，单击“数字签名”，单击添加，打开“选择证书”，选择事先制作的数字签名证书，确定。如果他人对文档进行修改，该数字证书即刻失效。
  使用此功能，需事先制作数字证书，单击“开始—所有程序—Microsoft Office—Microsoft Office工具—VBA项目的数字证书，打开创建数字证书对话框，根据自已的需要输入创建的数字证书名称。

其他技巧

• 连续按Shift键5次将启动粘滞键，即对于一些快捷键来说，不需要同时按住，一次只需按下一个键即可。例如上面的技巧中，在启动粘滞键后，只需分别按Alt键和Tab键。