【转载】我的 Google 攻略

我上网绝大多数的时间，可能都和Google有关。别的不说，电脑玩物使用的部落格平台就是Google的Blogger；我的信息来源是Google Reader；用的邮件系统是Gmail；待办事项使用Google日历；听音乐看影片最喜欢去YouTube；平常照片整理使用Picasa；出门旅游当然要查查Google地图；工作上还会跟伙伴透过Google文件协同作业；而遇到任何疑难杂症，当然一定会上去让我们变笨的Google搜索看看。

Google当然不会让我们变笨，但也不会让我们变聪明；Google不会加快我们的工作速度，也不会让我们生活变美好，但Google却提供了让我们达成这些目标所需要的工具。

我们不是要生活在网络中，而是把网络当成一种工具。这或许也是目前我看Facebook与Google不同之处：虽然相对起来交友、游戏更热门，但对我来说更重要的还是那些可能比较复杂、冷僻，但却能帮我完成工作的服务，而这就是Google。

• 用「Google搜索」找出材料、推理线索、发展多元观点：

当然，一开始我要讲的是大家都知道的「Google搜索」。

我自己使用Google搜索时几乎不用任何要打上指令的技巧，一些快捷指令确实可以加快、聚焦搜索，但如果真的要用Google深入探勘数据内容，那么应该要利用的是「左方的功能列」，还有Google的「关键词建议」。

是的，就是「关键词建议」功能，很多人以为这个功能是为了加快搜索速度，但就我看来，这个功能是让我更好的「比对不同的搜索结果」。因为一个人的脑子有限，我不可能穷尽一个关键词的十八般变化，但Google透过计算机统计就可以帮我做到。

而透过关键词变化比对，一个消息、一个材料的更多内涵与真相就可以更进一步的被挖掘出来（进阶一点的用户还可以试试看「GoogleInsights」的搜索趋势分析）。

有人说很快的搜索让我们不思考，而我的想法刚好相反，因为很快的搜索让我可以更有效率挖到更多不同面相的数据，从而帮助我不要陷入单一思考。

例如透过左方功能列，我们只要轻松几个点选，就可以从一般搜索跳到新闻搜索、博客搜索、论坛搜索、实时搜索；「新闻搜索」带来的是传统媒体观点，「博客搜索」带来的是平民专家观点，「论坛搜索」可以看到群众反应，而「实时搜索」可以追踪事情的最新变化。

如果进阶一点，还可以透过「自定义日期范围」功能，找出每一段时间内不同的消息变化，看出哪些人出尔反尔，哪些事情已经失去原始面貌。

而这样的调查，花不到我们几分钟就可以完成，在综合各种不同面相的观点后，许多谣言、误解、迷雾应该也都可以不攻自破。所以Google怎么会让我们不思考呢？Google搜索的快速与多面相，正是帮助多元思考最好的工具之一。

• 用「Google Reader」、「Google自定义搜索」过滤管理个人知识：

有些人会抱怨说Google Reader让他们信息爆炸，但完全相反的，我却觉得「Google Reader」正是用来过滤信息的好工具，如果再加上「Google自定义搜索」，那么身处信息爆炸时代的我们，就能够获得对自己有效的信息管道与数据库。

「找出对自己有效的信息」，这一点是信息爆炸时代过滤信息的核心要旨。

如果每天只上传统新闻网站和大家一起看一样的信息，而不管你自己需不需要，这才是真正的信息爆炸。

我通常会在使用Google搜索的过程中，发现一些隐藏的好网站（以部落格居多），这时候我就会实时把这些网站加入GoogleReader订阅，或者加入Google自定义搜索引擎。

这些内容累积下来，就是我喜欢、我需要、对我有用的个人资料库。

日积月累，这个数据库会收藏更多针对我个人专业需求的内容，我每天可以从里面接收到最新信息，有疑惑时也可以上这个数据库查询。偶尔觉得数据库里面有些来源变质了，也只要轻松剔除即可。

用「Google Reader」、「Google自定义搜索」来管理、储存我们的个人知识库，这就是最好的信息过滤方法之一。

• 用「Gmail」过滤重点邮件、区分不同工作邮件：

我偏爱Gmail的原因，主要是在于它管理庞杂信息的能力；例如非常优秀的垃圾邮件过滤，首先就帮你把收件箱里的无谓内容清除，但这只是Gmail中最不重要的功能。

Gmail对我来说真正不可或缺的是「优先收件箱」、「自动筛选」、「工作表」这三个功能。「优先收件箱」需要一小段时间适应，然而一旦上手后，我觉得自己再也离不开它，因为它真的可以帮我自动过滤出重点邮件，让我可以先忽略其它旁支而直接处理关键。

而「自动筛选」的功能让邮件快速分门别类，例如工作伙伴寄来的信件一定加上星号标记，而博客来的定期广告信自动隐藏，建立筛选的过程可以慢慢来，遇到邮件时再建立新规则即可，同样的日积月累后你的邮件系统在收信时就会非常听话有效率。

最后「工作表」帮我把同一个项目、同一个需求的邮件很有弹性的整合在一起，即使这些邮件可能是不同日期、不同地址寄出的，在收件箱中散落在各处，但只要有「工作表」，就能很好的分类统整在一起。

我把「工作表」当作邮件的备忘、待办清单，例如今天我有一个项目A，于是我就在工作表中建立项目A清单，以后陆续跟项目A有关的、需要处理的、需要备用的邮件，我都加入这个项目A的工作表清单中，并且可以随时弹性增减，然后当处理项目A时，就可以到这份清单查到所有邮件。

当然，正常情况是同时有项目A、B、C等在进行中，但只要用工作表做好清单，那么管理、区分这些不同项目的邮件往来，就会变得很轻松。

• 用「Gmail通讯录」作为协同工作中心：

Gmail通讯录功能在几次的改版后，现在终于变得比较具有管理效率了，所以最近我开始觉得整理好自己的Gmail通讯录很重要，因为它可以是我们网络协同工作的发动中心。

首先Gmail通讯录可以和手机同步，这样我不用担心手机坏掉而导致通讯录遗失（相比起来，手机坏掉的机率，比Google账号被盗或Google倒闭要大很多）。

更进一步的，接下来我需要使用的几个Google服务，都可以透过Google通讯录联系协同合作的伙伴。

所以我会把重要的联络人名单交给Gmail通讯录统一处理。

• 用「Google日历」同步邀约会议行程：

Google日历做得很简单，不过除了可以在云端和手机之间同步这个好处外，它的一些小功能也能让管理更有效率。

例如你可以从Gmail的新邮件中，直接邀请对方参加一个会议或行程，这样一来当信件寄出后，这个邀请就会直接出现在你和对方的GoogleCalendar中。我自己会习惯在讨论行程安排的邮件中附上这样一个邀请，直接同步到自己的Google日历，方便且不会遗漏。

或者像是你可以把前面提到的邮件工作表整合到Google日历中，方便你规划时间处理。Google Calendar使用上还有一些小细节处的心得，这些以后有机会再分享。

• 用「Google文件」在线协同开会、企划与编修草稿：

Google文件有一个小小的好康，它的制式容量虽然只有1GB，但上面以Google Docs在线格式储存的文件全部都不计容量，所以我现在虽储存了上百个文件，但使用量还是0%。

但这不是重点，重点在于Google Docs虽然无法取代Office软件的专业字处理，不过它的在线功能还是有许多可以发挥武功之处。

例如当我要和多位在不同城市的工作伙伴开会时，我就会提议利用GoogleDocs，开启一份新文件，大家可以「共笔」会议记录，右方还有专属实时通提供对话功能；这份记录以后大家都可以一起编辑，修改版本也都会记录下来。

而云端协作的好处，就是我们不用再重复着把文件档案传来传去的麻烦动作，因为文件就是在云端的那一份，任何新变动大家都能实时看到。

所以，或许我们可以说Google Docs不能干这个、不能干那个，没错，它还有很多局限。但只要换个角度，我们就会发现原来GoogleDocs可以做这个、可以做那个，而且比以前更方便。

本来就没有工具是万能的，我也是同时搭配使用Google文件和Office软件。

• 「Google地图」与「相簿」的协同合作：

前面讲完了我在数据探勘、收集，以及工作管理、合作上如何应用Google服务，那么最后补充一下Google服务的生活辅助功能。

「Google Maps」，当然不只是用来搜索地址、查看街景视图的，虽然这个搜索功能很实用，我每次出游前难免都要用Google地图查查看地理数据。

但除此之外，Google地图还有一个「我的地图」功能，可以用来编辑旅游路线、活动地点，甚至制作田野调查的地理记录，更重要的是可以把「我的地图」分享给其他朋友一起来合作编辑。

而「Picasa相簿」也有合作功能，你可以开放让某些朋友能够上传照片到你指定的相簿中，这样一来，例如收集大家旅游、活动后的照片，就会变得轻松的多。

• 小结：

当然，最后也要提到一下Google Chrome浏览器的诞生，它的技术与影响，确实为目前、以后的网络工具开启了更多可能性。

所以Google虽然不能让我们变聪明，但可以帮我们找出更多作为判断依据的材料。Google虽然不会加快我们的工作速度，但提供了很有弹性的管理过滤功能。Google也不会让生活变美好，只是可以帮我们与他人合作，一起创造更好的工作成果。

上面这些Google工具服务还有一个特色，就是很简单。在我自己的使用中，没有用什么密技，没有记什么快捷键，也没有安装改装外挂，全部都是用默认功能就能满足需求并完成工作。

或许，你也可以开始试试看这些Google服务能不能帮到你的忙？而如果你有更多使用心得想要回馈分享，也欢迎留言讨论。

引自：http://playpcesor.blogspot.com/2010/12/google_28.html

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