时间管理:如何高效的控制会议

标签: 管理 会议 时间管理 | 发表时间:2012-07-30 19:00 | 作者:齐哲
出处:http://blog.jobbole.com

很久之前写了:如何开展头脑风暴会议,本文要探讨的是如何高效的去组织会议,在公司工作,很多时候都是被会议牵着鼻子走,一天下来4-5个会议成为家常便饭,很多时候你会觉得会议是在浪费时间,如何让会议变得更加高效,下面是网上的一些方法,大家一起研究学习。

时间管理:如何高效的控制会议

0、制定22分钟的会议 - 谁规定会议时间应该是半小时或1小时的?这样的会议时间是不是有数据支撑?当然没有。30分钟或者60分钟这点时间要是留给每个人去阐述、辩论自己的观点显然不够,平均每个人需要1小时才能把思路理清。实际上不是所有的会议都可以控制在22分钟内,但是很多会议是可以控制的,我们可以尽可能的尝试将会议的时间控制的越短越好。

1、有一个基于目标的议程 - 有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。可以考虑在白板上写出议程的内容,同时加粗相应的关键点,由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。

2、提前3天发送会议邀请 - 虽然这可能是会议组织者的负担,但这能为组员降低尽可能小的成本。千万不要让会议变成大家先一起熟悉文档,这样做是对会议有准备的那些人的惩罚。(备注:个人任务提前24小时也是足够的)

3、准时开始 – 准时开始的会议到底有多少?答案是几乎没有。部分情况可能是因为Outlook等程序没有设置多个会议时间间隔的功能。为了偿还每天的会议时间债务,把时间控制在22分钟内可以让你有足够的时间来缓冲和休息。

4、站着开会 – 站着开会可以提醒大家不要染会议变得复杂或者引导到另外一个目标上去。发表你的观点或需求,否则就要保持安静。如果会上产生分歧,可以将分歧留到会后进行处理。

5、不要带笔记本电脑,只要一个主持人和会议记录者 – 如果你能保证会议是在22分钟内搞定,那么你就不需要带任何无关的东西进去,你需要做的是专心聆听。会议中只需一个人主持、一个人记录即可。

6、没有电话,以及其他 – 理由同上

7、注意会议重点!阻止议题蔓延 - 如果你有议程,会议主持人就要让所有参会者遵守议程。如果议程已经OK,那么开会的时候要确保会议讨论离议题太远。

8、尽可能快的发送会议记录 – 如果会议控制在了22分钟,那么就需要在第二次会议前尽快的将会议内容和决议发出来。

 

英文原文: http://www.scottberkun.com/blog/2010/the-22-minute-meeting/

 

相关文章

相关 [时间管理 控制 会议] 推荐:

时间管理:如何高效的控制会议

- - 博客 - 伯乐在线
很久之前写了:如何开展头脑风暴会议,本文要探讨的是如何高效的去组织会议,在公司工作,很多时候都是被会议牵着鼻子走,一天下来4-5个会议成为家常便饭,很多时候你会觉得会议是在浪费时间,如何让会议变得更加高效,下面是网上的一些方法,大家一起研究学习. 0、制定22分钟的会议 - 谁规定会议时间应该是半小时或1小时的.

重拾时间管理

- - 褪墨
本文来自读者 @Thinkbond 投稿分享. 这句话是我能想到的最委婉的提醒自己珍惜时间的话. 近期多角度、多方位、多种类的杂事(stuff)袭来,让经常以“时间管理爱好者”自居的我的状态多少有些波动,同时也体现了“兵马未动,粮草先行”的重要性:不把粮草准备好,兵马打起仗来就没有安全感. 要改变,第一步就得坦诚面对问题:最近的 抗干扰能力就像考场手机信号屏蔽一样弱爆了,这是拖延症的典型表现之一.

时间管理-李开复

- - CSDN博客综合推荐文章
人的一生两个最大的财富是:你的才华和你的时间. 才华越来越多,但是时间越来越少,我们的一生可以说是用时间来换取才华. 如果一天天过去了,我们的时间少了,而才华没有增加,那就是虚度了时光. 所以,我们必须节省时间,有效率地使用时间. 做你真正感兴趣、与自己人生目标一致的事情. 我发现我的“生产力”和我的“兴趣”有着直接的关系,而且这种关系还不是单纯的线性关系.

运用好时间,管理好健康

- 阿德 - GTD Life
今天早晨听到一个从小长大的朋友,他的父亲因为癌症去世的消息,十分悲痛,感慨时光辗转,逝者如斯. 现在的每个人都知道健康的重要,但是并不是每个人都会开始行动去改善自己的健康. 就像每个人都知道时间的重要,但并不是每个人都知道如何开始顺畅的运用时间. 我和大家分享几个我的经验,如果你有好的经验,关于运用好时间的同时,管理好健康,也希望能Email我(zouxin2000#$%163.com),或者微博我.

时间管理的十条体会

- Freeman - Xiaoxiao's Weblog
  接受了一个邀请,再次把三年前的PPT讲了一遍,还好. 前天晚上认真思考了一下,我认为以下是时间管理最重要的十点,分别解释一下:. 没有目标或不以结果导向,单纯的做时间管理没有意义. 小王说每天计划打一次篮球,但总是有种种事情把打球的时间给耽搁了. 大家都觉得时间不够用,都想找一个万全的方法解决时间的问题,为什么打篮球总是没有,不如仔细想想为什么要把打篮球列在每日的Todolist里.

高效时间管理-介绍GTD

- 志强 - 腾讯CDC
   人说在IT公司没有不忙的. 你会发现每天RTX要闪烁几十个对话框是再正常不过的事情. 可能你正好在写一个ppt,同时领导安排今天必须出一封邮件,刚在酝酿的时候突然还会有人电话催你开会,离开时刚好还有个朋友在QQ上请求帮忙找回密码,每天周而复始,逢人遍说忙似乎成了流行的口头禅. 你会发现,时间永远也不够用,每天永远都有着“做不完”的事情.

时间管理的几个小工具

- wycpu1983 - Page to Page
在电脑前,时光流逝是非常快的,有时候因为全神贯注而忘记,有时候却是无目标的散漫游走而浪费. 关于时间管理我自己做的不好,很多人也未习惯用日历管理时间,但不代表我们不需要管理时间. 曾觉无从下手,尝试了番茄工作法. 番茄工作法的核心应该是“专注于当下”的倒计时,还倡导“合理规划任务和分解任务”,“合理规划时间”“坚持自我观察和分析”“对自己要求低一点”.

《华为时间管理培训》笔记

- 小趴 八足趴 八足 ramener - 褪墨
本文来自 小轰同学 的博客 时光立方. “时间管理”所探索的是如何减少时间的浪费,以便有效地完成既定目标. 一个目标应该具备以下五个特征才是完整的:. 相关的(与自己的生活与工作相关联);. 避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效. 所以,你应该将时间花于重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效.

常见时间管理工具

- - 月光博客
  时间管理有很多种方法和系统,而Getting Things Done(GTD)就是其中一套行之有效,也是现在最受欢迎的系统. GTD翻译过来就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括一句话,就是:你必须记录下来你要做的事,然后整理安排自己一一去执行了. GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行.

时间管理的4D原则

- - 小强的时间管理博客
时间管理的4D原则和四象限法是相关的. 每个人每天要做的事情可以按照紧迫程度和重要程度分为四类:. 危机,不做就会挂掉得事情,比如说重大项目的谈判,各种临时突发任务. 需要做的事情,做了这些事情为后面的阶段做准备,比如制定预案,学习,做计划,愿景价值观的澄清. 符合别人期待的事,但对自己来说不一定是最重要的,比如说无谓的电话、邮件、各种应酬,等等.