利用“四象限”原则管理好时间

标签: 学无止境 工作 思考 效率 时间管理 | 发表时间:2013-04-02 16:29 | 作者:贵祥
出处:http://chenguixiang.com

利用“四象限”原则管理好时间今年,公司老大多次提到工作方法问题,特别强调项目管理PDCA问题,而其中最关键的是时间管理问题。   曾经有一项调查表明:一个效率低的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。

日常工作中经常会看到,很多人在工作中给人感觉无时无刻不在忙碌着,然而,一天下来并没有做出多少工作成果,而有些人,看似悠闲却总能提前完成工作。其实,关键是需要掌握时间管理的方法和理念。

专业建议,时间管理需要遵循这样的原则——时间“ 四象限”原则

时间管理的四象限原则

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:
1.既紧急又重要:如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等;
2.重要但不紧急:如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等;
3.紧急但不重要:如电话铃声、不速之客、部门会议等;
4.既不紧急也不重要:如上网、闲谈、邮件、写博客等。
“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

那么我们如何对自己的日常事务进行安排呢?专家推荐,本人也非常认同的顺序是:

优先处理既紧急又重要的事情:

如:紧急状况、迫切问题、限期完成、准备事项

这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。很多不善于规划时间的人都是对于事物性质的判断造成的。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,于是就造成了看起来很“忙”,但是却没有多少工作成果

其次处理重要但不紧急的事物

如:预防措施计划建立、维持人际关系,休闲充电提高学习能力

大多数日常性的工作都属于这个象限的事物。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以对于管理者来说必须主动去做,推动工作的进度,这是发挥个人领导力的领域。而这也是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议大家要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。

妥善处理紧急但不重要的事物

如:造成干扰的访问、电话信件、报告、会议、许多紧急事件许多凑热闹的活动

工作中此类事物较多较杂,有时候非常容易判断错误,表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。然而,我们每一个人都不是孤立存在的,许多工作都是同他人合作完成的,因此对于此类事物要区别对待妥善处理,也不要因此影响良好的人际关系。

最后才是处理既不紧急也不重要的事物。

如:忙碌而琐碎的事、上网聊天、浏览新闻、收发邮件、写博客等等

无论是生活还是工作中,每一个人都会有很多琐碎的事物缠身,这些事情看似不是很重要,但是确是像蚂蚁一样蚕食着我们分分秒秒的时间,对于一个高效的管理者来说,提高工作效率,就需要尽量压缩这个象限的事物,把有限的经历放在重要且紧急的事物中去,坚持下来,形成习惯,长此以往,你会发现自己在处理事物方面会感到非常轻松。

 

据有关机构统计,成功的人往往都是把主要的精力放在重要的事情上,而普遍人往往将精力放在紧急的事上,而成功与否,取决了你的精力在重要不紧急的事情上的程度。 因此,无论是管理者还是普通员工,一定要对工作有一个正确清醒的认识,把握好工作事物的性质,因而才能合理的安排好个人时间,从而提高工作效率。

每个人的都可以利用这个方法来好好规划自己的时间,想进一步学习的朋友们,可以去有 时间管理技师的邹鑫的博客去看看或购买他的《 小强升职记》,另外,笑来老师的《 把时间当作朋友:运用心智获得解放》也是一本教大家时间使用方面的好书,我去年买了40本送给公司财务团队,大家可以去买本看看。

非常希望大家来分享自己在管理时间方面的经验。

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