关于个人知识管理系统 2014-03-08

美国教育家布鲁纳曾说过：“获得的知识，如果没有完满的结构把它联系在一起，那是一种多半会被遗忘的知识。” ——自主整理的重要性

一、定义

  个人通过工具（即软件）建立知识体系（是一个知识网络）并不断跟踪完善优化，进行知识的收集、消化吸收和创新的过程，并且随时据情况进行结构调整或内容更新，它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西的（个人）战略，并以此扩展我们的个人知识。英文是Personal Knowledge Management（pkm）。

  个人可随时调阅的未内化的知识的主要载体是文件，而企业则更多的是结构化的数据；书也是载体，但对个人而言其“管理的意义”不大，对图书馆量大的情况下才是必要的；即个人主要的知识来源是Office文档、网页和PDF文档等。只需要把20%的重点搞好，就可以起到80%的效果。这里可不用长尾理论。

  在技术条件下，个人知识管理可以充分利用各种随手可得的主流软硬件工具，结合使用其他方便的辅助小工具。例如微软Office、MS Outlook、Lotus Notes与ICQ、MSN等常用软件，以及概念地图、心智地图、网络日志weblog 和维基百科wiki等辅助小工具。硬件有手机、笔记型计算机、PDA等个人数字工具。

二、知识的分类

  从认知角度出发，知识又可以分为显性知识（Explicit Knowledge）和隐性知识（Tacit Knowledege）。显性知识可以通过文件、形象或其他精确的沟通过程来传授，但隐性知识的获得却只能依赖于自身的体验、直觉和洞察力。在OECD对知识的划分中，前两者属于显性知识，后两者属于隐性知识。显性知识和隐性知识之间可以相互转化，动态循环。个人可以管理的知识不仅是指书本和文献中的有形内容，而且更是指信息，是从原始材料中组织和系统化的数据。个人知识管理的重点在于对隐形知识的管理，

三、作用

1. 知识型工作者唯一的资本就是“知识”，帮助个人提升工作效率，整合自己的信息资源，系统化的管理“个人知识”，达到提高个人竞争力的目的。
2. 通过实施PKM，个人可以在短时间内处理大量的信息，快速有效地获取所需知识，准确地表达知识，提高工作效率和自身能力。

四、注意

1. 个人知识管理更重要的是习惯的养成，而不是工具的使用，工具最好是体现了优秀人才的良好习惯的固化。
2. 认识到，要养成PKM的习惯开始是有一定适应过程，因为要制作知识分类体系，并按一定规则存放和归类；有时会不知如何分类而烦恼，一时看不到效果而放弃。所以，这个过程要不断的告诉自己，坚持一段时间就能收效，持续按自己制定的规则进行资料收集、加工、处理、消化等，并不断PDCA（Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)，P (plan) 计划。包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定。D (Do) 执行，根据已知的信息，设计具体的方法、方案和计划布局；再根据设计和布局，进行具体运作，实现计划中的内容。C (check) 检查。总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题。A (action) 处理。对检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，引起重视。对于没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决。其为质量管理的基本方法），就能实现“知识的5S”：标识、定位等，从而令自己的知识结构一目了然，很容易找到需要用的。

五、工具

1. PKM软件工具：
   各种云笔记
2. 硬件：pad，手机，纸质书籍，日记，笔记。

六、包括

  说法一

  1.Skyrme (1999)也从经验方面对个人知识管理战略进行了更为细致的描述，包括以下内容：
1）明确自己的信息需求；制定一个(知识)获取战略；
2）设定信息的优先级，确定哪些信息可以丢弃，哪些信息可以收取；
3）确定如何和何时处理手上的信息；
4）为需要归档和保存的知识建立规范；
5）创建个人的文件系统，可以兼顾（管理）自己的工作、生活和其它知识活动；为不同用途建立信息目录（书签）和索引；
6）经常评估/评价所存储信息和目录的价值。

  2.七项知识管理的技巧与方法是21世纪的知识工作者所必需的，可以概括为：
1）检索信息的技巧；
2）评估信息的技巧；
3）组织信息的技巧；
有效组织信息的原则是：无论环境怎样，组织起来的信息应该便于有效的利用。这种技巧会牵涉到用不同的工具把各种信息组织起来。在手工操作的环境中，我们会用文件夹、抽屉和其他的比较原始的方法来组织信息。在现代的高科技环境中，我们用电子文档、数据库和网页，或者用专门的知识管理软件来组织信息
4）分析信息的技巧；
分析信息就必须牵涉到如何对数据进行分析并从中得出有用的结论。常用的分析信息的方法是建立和应用模型，通过大量的数据分析从而得出信息间的关系。电子表格、统计软件、数据挖掘软件等提供了分析信息的方法，但在建立各种分析软件的模型的工作中，人还是最重要的。
5）表达信息的技巧；
通过表达信息，可以实现隐性知识向显性知识的转化。个人知识在交流、共享中得到升华。信息的表达，无论是通过PowerPoint、网站还是通过文本，大部分的工作应该围绕如何让他人理解、记住、能与自己的互动上。
6）保证信息安全的技巧
7）信息协同的技巧。

  说法二

  基于简单有效和经济实用的原则，个人知识管理系统的构架，包括两个部分：信息网络和知识系统。信息经过提取加工之后才能形成自己的知识体系和网络。需要整理。所以说是分两层的。不是只是一个收集的过程。

  知识和信息不能混为一谈，信息是免费的，但毫无目标的获取信息，就无法将信息转化为知识。因此学习必须要有目标，如果你用有限的时间去学无限的知识，你将被知识“淹没”，我们要学习那些给自己带来最大提升的知识。

  时间是一个最稀缺的资源，在学习知识的过程中，必须考虑知识获取的“成本”问题，这个成本除了金钱之外，最重要的是时间成本。因此，学习知识的工具需要满足：“花费时间较短，获得价值较高的知识”。

  部分一：信息网络

  三维信息网络架构。获取大量的有用信息是进行个人知识管理的基础。信息网络代表了收集信息的能力，数据的多少与品质的好坏，成为决定知识产出品质的第一影响因素。一般而言，PKM应该建立至少三个方面的信息网络：人际网络、媒体网络和Internet资源网络。

  1.人际网络（人际圈子）
人际网络是一种无形的网络，也是个人学习知识的一个重要途径。人际网络的建立和维持并不容易，一旦个人知识管理建立，往往成为可以获得最直接最深入问题信息的来源。人际交往中可以学到很多书本上、软件中学不到的知识——隐性知识。人际圈子越广，交往的人员的素质越好，可以学到的知识越多。因此，要扩大自己的交往圈子，充分利用各种软硬件工具，如ICQ、MSN、Email和手机、PDA等，多与“柏拉图”为友，多与朋友交流，沟通和讨论，提高自己。

  2.媒体网络（电视广播杂志与报纸，书籍）

  媒体是一种实时与广度的信息来源，通过电视广播杂志与报纸，往往可以获得最新的讯息与来自不同角落的新闻。结合自身学习、工作的需要，将经常用到的媒体信息进行分类、鉴别。对那些主要的媒体长期密切关注，让信息的收集成为系统，而非随机性的临时行为。使主要媒体来源的数据讯息及时到达自己的工作桌前，促进自己的知识结构良性发展。

  3.互联网络（网站，收藏夹，博客）

  Internet是人们进行学习的重要工具，能充分利用互联网的强大功能进行学习是现代人的一个重要标志。不论网站还是电子报，不管质量还是数量，Internet的资源都已经超过现有的单一图书馆与媒体。有效的建立网络资源清单，熟悉相关资源所在，将大大提升工作效率。利用互联网进行学习，必须善用搜索引擎工具，充分利用IE的收藏夹，定期备份信息。此外，Blog、Wiki等网络工具也已经被越来越多的人们作为个人知识管理系统所使用。

  部分二：个人的知识系统架构

  收集数据只是知识管理的第一步，接下来还要建立起自己的知识系统架构。知识系统架构，简单说就是储藏知识的架构。知识架构的系统化，有助于将收集到的数据有效储存和未来的快速索取。

  1.对所需管理的知识进行分类

  从个人的角度讲，需要管理的知识资源无外乎以下内容：人际交往资源（如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等）、通讯管理（书信、电子信件、传真等）、个人时间管理工具（事务提醒、待办事宜、个人备忘录）、网络资源管理（网站管理与连接）、文件档案管理等。
  对知识的分类，应根据自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原则进行操作。知识的专业分类可以根据学习的专业科目来划分，也可参照图书馆文献的分类方法。对于分类学无需深究，只要根据个人情况，在实践中逐渐摸索出自己知识库的最佳分类方法。

  2.选择合适的知识管理工具

  对个人来说，针对不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用统一的入口，只要简单易用，适合自己就行。比如邮件管理，通讯录管理，这是最常见的个人知识管理的一部分。还有就是知识内容的管理，可以采用WIKI和BLOG。

  3.建立个人知识库

  在知识库中，所有知识都以目录结构分类存放。可以设置一个临时目录来存储那些无法及时处理的信息，待以后再分类，从而保持知识库的干净。此外，文件命名应该简单明了、见名知义，辅以数字编码、时间、来源等为原则。随着知识的不断丰富和能力增强，也要持续不断对个人知识库进行维护和管理。一般而言，个人应主要作好以下工作：增添新的学习资源和知识类别；删除、修改和更新部分资源；进一步完善个人知识管理准则；协作学习以交流和共享知识；在知识管理的实践过程中，逐步完善个人知识结构。

六、个人知识管理目的——应用已有的知识

  在个人知识管理上，我们不能只关注知识积累，而不注重知识能量的释放。知识学习和积累的出发点就是对知识的使用，并在知识的利用、交流中创造新的知识。在知识的利用上，一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助，例如归纳和演绎。想要利用已有的知识，既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳，找出事物间的规律，然后应用于实践从而对这种归纳结果进行检验，然后再从实践中修正归纳出的知识；也可以对原有知识进行演绎，帮助新的实践。

  知识管理中知识的利用方法现在还处于探索阶段，因为它涉及不同个体的知识背景、生活环境、价值观等因素比较复杂。一般来说，应用知识可以遵循下面的规则进行。

  首先是进行知识收集，把与问题有关的知识找到，在互联网时代这一点并不难做到；

  然后进行消化吸收，也就是阅读有关资料，包括向专家请教；

  建立可比较的模型，以专业知识为基础，设计出比较及评价方案；

  评估报告将完成知识应用过程，在这些模型中挑选出支持决策或得出结论的便是完成知识应用。头脑风暴、专业论坛、沙盘模拟甚至聊天谈话，也都是知识应用的准备阶段，可以帮助个人进行知识加工，形成应用知识的规则意识。

七、知识管理流程

而我个人的知识管理流程则是：

• 数据采集（笔记，软件，思维导图）
• 知识提炼（学以致用，用以致学）
• 加深理解（将自己思考的总结写出来，发布到Blog；或是直接Wiki存档）
• Wiki存档（最后利用Wiki将这些总结存档，将知识结构化，形成自己的思维地图）
• 分享（博客评论、论坛回应、QQ群、读者讨论）

  我理解是这样的：知识管理等于人通过信息技术组织、管理、创造知识，并通过分享，将知识管理的价值最大化。

八、建立时的小的技巧：

1. 对知识的分类，应根据自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原则进行操作。知识的专业分类可以根据学习的专业科目来划分，也可参照图书馆文献的分类方法。对于分类学无需深究，只要根据个人情况，在实践中逐渐摸索出自己知识库的最佳分类方法。

2. 在知识库中，所有知识都以目录结构分类存放。可以设置一个临时目录来存储那些无法及时处理的信息，待以后再分类，从而保持知识库的干净。此外，文件命名应该简单明了、见名知义，辅以数字编码、时间、来源等为原则。

3. 思维导图可以发挥个人知识管理的功能。你不妨新建一个文件夹，命名为“我的最新知识”或“我的知识管理”，在里面新建一个思维导图，同样命名。然而将你最新的文件、思考片段、PPT、网址、图片、音频视频等等拖入这个文件夹内，用思维导图把他们串起来，就像上面这幅图一样。最好用图片、PPT的首页等作为关键词，这样可以让你更容易辨认，同时激发你的右脑思维。将这些图片、关键词链接到相关的文件、PPT、图片、网址、音视频等就可以了。这样你以后打开电脑开始工作的时候，首先打开这个思维导图，就可以很方便地找到相关的文件了。而且你可以对你目前思考和关注的内容有一个全面的了解，对自己的知识结构一目了然。以后每有更新，就及时更新这张思维导图，使它始终与你的最新知识保持一致，不至于让他们被多余的信息所遮掩，大幅提高工作效率，这就是我最近一个尝试的收获。

4. 我管理碎片化知识，最常用到的工具是OneNote，首先我会在OneNote中设定好分类，当我看到一些值得保存的碎片化知识时，会把这些文章或句子按不同类别存放进分区内，有些句子不好归类，也会统一放进“佳句”这一分区，当然，不是把这些句子存放在内就可以，还要进行检视，定期或不定期，看个人习惯。有些人是习惯于收藏，但往往忘记复习，这样，即使收藏了，作用也不是很大。所以印象笔记用于收藏碎片化知识。

5. 总结一下上面的blog、link、个人图书馆等产品，作为知识管理他们的强项都在于记录、收藏、共享，但是使用tag组织个人知识，缺少表现力，知识在头脑中应该是一张巨大的地图，而不是一系列平行的关键字。所以我想到了思维导图。

6. 前，先标记自己读过的较为喜欢的书籍，不建议标记娱乐性书籍，这样能保证“豆瓣猜”的准确性，之后豆瓣就能根据你的阅读兴趣找到相关的书籍，你可以根据其他人对书籍的评价来决定是否购买。期刊杂志也是同样的道理。
     总的来说，网络和电子读物适合浅阅读，具有深度和专业的知识还是需要阅读纸质书籍，你付出了金钱，却节省了时间。
     平时工作学习中遇到问题，可以直接使用搜索引擎来寻找答案，通过搜索引擎也可以学到一些你不知道的小知识。

附录：
自我知识管理——百度百科。
用思维导图管理你的知识 新建构主义新浪博客
写博客与知识管理流程 | 左岸读书
个人知识管理：我的流程与工具 | 学无止境@一点一滴
网络书签的个人知识管理方案-月光博客
我的个人知识管理工具软件-月光博客
闲谈个人知识管理和思维导图（Mind Map） - 都市鄉下人
逍遥游·萧秋水 : 如何管理碎片化知识