为了效率你不应该做的7件事[译]

标签: 管理方式 时间管理 | 发表时间:2016-05-07 07:38 | 作者:标点符
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出处:http://www.biaodianfu.com

当我17岁的时候,我曾经每天花20小时在工作和学习上。我在学校的课休时间做家庭作业并在晚上管理一个非盈利的组织。在那段日子里,努力工作让我有机会可以参与一些国际活动,到理想中公司去工作,并成就了成功的事业。当我慢慢变老,我开始有不同的想法,我意识到努力工作并不总是成功的唯一方法,有时工作越少,实际可能产生更好的效果。

设想一下有一个不停工作的小业务员,努力工作并不能帮助他战胜成千上万的竞争对手。 时间是有限的商品。一个企业家最多可以每周7天每天工作24小时,他的竞争对手可以花更多的钱,建立一个更大的团队,花更多的时间在这个项目上。但是为什么有一些小的初创公司完成了大公司不能完成的事情?Facebook花了10亿美元收购了一个只有13名员工的Instagram。Snapchat,一家只有30名员工的年轻初创公司拒绝了莱斯Facebook和Google的收购。他们成功的部分原因是运气—其他主要靠效率。

成功的关键不是努力工作而是聪明的工作

忙与产出有着显著的区别。忙未必就说明有产出。 要想产出,更多的是要管理好你的精力而不是时间。要经营好你的生活。我们需要学会花费最小的精力得到最大的收益。我很幸运可以在一个优秀的团队Filemobile工作,每个人都在激励我并帮我进行优先级排序让我变得更有产出。我学到了把每周的工作时间从 80 小时缩短到了 40 小时, 并且完成了更多的工作。换句话说:少即是多。

这里的7件我停止做的事情让我变得更有产出

1、停止通过加班来增加产出

你有没有想过40小时的工作时间是从哪里来的?每周 5 天,每天 8 小时的工作制是福特在 1926年 的发现。实验表明,把每天工作时间从 10 小时降至 8 小时,每周工作时间从 6 天降至 5 天后,生产力反而提升了。

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来源:Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

1980年由商业圆桌会议发布的《施工项目的加班效应》指出, 工作得越多,无论是短期还是长期上来看,你的工作效率和生产力都会下降。

当每周工作时间超过60 小时,并持续超过两个月,生产力下降的累积效应将使完工日期推迟,而人数相同但每周只工作40 小时的团队执行同样工作,甚至还会更早完工。

在AlterNet的一篇 文章中,Sara Robinson回顾美军执行的一项研究,这项发现“ 每晚都减少1小时睡眠,持续一周,将导致认知功能退化,等同于喝酒使血液酒精浓度升高至0.10 ”。

当个人过于劳累,使其以比平常还要负面的角度看事情,导致普遍地心情低落。 比心情更重要的是,其思维往往伴随着减少「主动思考与行动」──包括控制冲动、自我感觉良好、同情他人与情绪智力──的意愿。

来源:  The Secret World of Sleep: The Surprising Science of the Mind at Rest

维持高程度的生产力,避免让自己过度工作并睡眠充足很重要。 下次您思想为何工作缺乏生产力,原因很简单,您是 70%的人缺少足够的睡眠的一员。

你知道吗?

很多名人的经验是白天多小睡。达芬奇、拿破仑、爱迪生、罗斯福夫人、吉恩•奥特里、肯尼迪、洛克菲勒、丘吉尔、林顿•约翰逊、里根等都有小睡的习惯。

来源: 5 Reasons Why You Should Take a Nap Every Day Michael Hyatt

从个人角度,自从我开始每天至少睡7-8小时,为注意到相比每天工作16小时,我更加有效率并且完成了更多的工作。对于营销人员来说睡眠真是一个伟大的工具。

2、不要老说“好的”

根据 20/80 原理(帕累托原理),20%的努力创造出 80%的结果;但反过来 20%的结果消耗了 80%的努力。因此我们应该把精力集中在能产出 80%结果的事情上,然后放弃其他的事情。如此就能把更多的时间集中在最重要的任务上。我们应该对低产出甚至无结果的任务停止说 “yes”。

成功人士和非常成功人士的区别在于后者几乎对所有事情说“不” –巴菲特

这就引出一个问题:我们该对哪些事情说“yes”,对哪些事情说“no”呢?如果想不出哪些事情值得花时间,不妨来个简单的分离测试。跟踪自己所做的一切事情然后尽可能优化。

我们中的大多数往往都说了太多的“yes”,因为这比拒绝要容易得多。没人想当坏人。

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2012 年的消费者杂志发表了一项 研究,研究人员把 120 人分成了 2 组。一组人训练成说“我不能(I can’t)”,另一组则说“我不(I don’t)”。结果很有趣:

告诉自己“我不能吃 X”的学生在 61% 的时间内选择了吃巧克力糖,而告诉自己“我不吃 X”的只在 36% 的时间里抵挡不住诱惑。在说法上作这么简单的一个变化就能显著改善健康食品的选择。

所以,下次需要避免说 yes 的时候,直接说“我不”。

另一个避免不必要活动的技巧是 20 秒规则:对于不应该做的事情多给自己 20 秒的时间考虑。

降低在你想丢弃的习惯上的能量消耗,提升你想培养的习惯上的能力。我们能降低或消除的越多的能量浪费,越能提高我们积极拥抱变化的能力。

来源:  The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Success and Performance at Work

3、停止什么都事必躬亲,让其他人帮忙

我曾经管理过一个非常大的社区,试图一个人做完所有事情,最后发现我干不了。我筋疲力尽,最后社区接管了自我管理的工作。令人惊奇的是大家做得比我还好。我因而领悟到了社区的力量。以及 为什么品牌需要用户创建内容

消费者知道他们想要什么,以及他们想要如何让它更好,更甚于任何营销人员。 根据 Octoly的报告 ,一支使用者自制影片的观看次数要比品牌自制影片多上十倍。 当寻找关于一个特定品牌的资讯,超过半数(51 %)的美国人相信使用者自制内容大过于品牌官网(16%)与媒体报导(14 %),对营销人员来说,寻求品牌社区的帮忙至关重要。

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来源:  Earned Media Rankings on YouTube — Octoly

成为一个伟大的内容创造者,并不是他要创造最好的内容,而是创造一个伟大的社区来帮能产生高质量的内容。

我们必须意识到,在需要的时候可以去寻求帮助,这一点很重要。让做得更好的人接管你的一些工作对你来说更好。这可以让你花更多的时间在自己最重要的任务上。不要把时间浪费在自己解决问题上,让专家帮助你。

很多时候,哪怕朋友不能帮你,他们的陪伴也能让你更有生产力。

在ADHD的治疗中有一种“双重身体”的概念,人们会在有其他人在场的情况下做更多的内容,尽管那些人没有协助或指导,也可以完成更多的工作事项。如果你面临的任务是沉闷或困难的,比如清理你的衣柜或整理您的所有账单,找一个朋友当你的“双重身体”吧。

来源:  Friendfluence: The Surprising Ways Friends Make Us Who We Are

4、停止完美主义

Dalhousie University心理学教授Simon Sherry博士Simon Sherry执行一项 完美主义与生产力的研究 ,她指出:我们发现完美主义是绊倒教授的研究生产力的大石头。 完美主义倾向越高的教授就越没有效率。

当一位完美主义者有以下问题:

  • 他们在一项花费的时间比任务要求所花费的时间还多。
  • 他们会拖延并等到最佳的时刻。 在企业中,如果这是最完美的时刻,就代表已经太迟了。
  • 他们过度聚焦在细节,反而忽略整体。

市场营销人员经常等待最好的时机,如果这样去做,最终会失去机会。

最好时刻就是现在。

5、停止作重复的事情,并使它自动化

根据一项Tethy Solutions的 研究 ,一个5人团队分别花3%、20%、25%、30%与70%的时间处理相同的事情,导入工作自动化软体两个月后,分别将处理重复事情的时间降至3%、10%、15%、15% 与10%。

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来源:  Using Automation Software To Increase Business Productivity & Competitiveness -Tethys Solutions

一周前,我花了15分只能写了一个简单的Python程序,用来代原先要花一整天从Twitter API获取数据并使用HootSuite进行批量调度处理的任务。现在只要我需要重复做一件事情 5 次以上,我都会问自己是否可以找个程序帮我做这个事情。

你需要为了让自己的工作能够自动化而让自己成为一个程序员。如果你拥有这样的能力或资源是最好的,但并不是必须的。如果你不懂得开发,那就去买一个!

人们时常忘记时间就是金钱,因此经常土法炼钢地处理事情,因为这样比较容易,且不需要花费心力研究。 假设您办了一个Instagram 活动,号召网友上传的照片总数只有30 张,您可以手动一张一张处理。 但如果总共有从5个不同平台上传的30000张照片与影片时,您就需要一个好的数位管理系统了(例如 Filemobile)。

如果你不能找到解决方案,你可以雇佣一个专家来帮助你。在你的脑海中始终记得你需要花钱去赚钱,而时间是你最有价值的商品。

给营销人员的Tips: 到 GitHub经常可以找到可以经过简单修改就可以马上使用的开源程序。

6、停止猜测,并开始用数据支撑决策

如果你可以为搜索引擎进行网站优化,那么你也可以优化你的人生,让它成长并发挥最大的潜能。

不同领域有许多研究可供参考。比方说,你是否知道下午 4 点的时候人最容易分心?这是宾州大学助理教授 Robert Matchock 领导的一项研究。哪怕你找不到需要的数据,进行分离测试也不需要花太多的时间。

举例来说,上周我们做了一些测试吗,找出了来优化 预览Twitter图像的最好方式

要不断问问自己,你打算如何去衡量和优化自己所做的一切事情?

7、停止工作,并拥有无所事事的时间

大部分的人都没有了解到,当我们专注在某件事上,基本上就像是把自己锁在一个箱子里。 很重要的是要每隔一段时间离开工作现场,享受独处的时光。 独处时光对大脑与灵魂都有益处,波士顿环球时报的一篇文章:

哈佛研究表明,如果某人相信自己正在独自体验某件事情时,其记忆会更持久更精确。另一项研究表明,一定时间的独处可令人更具同理心。尽管没人会质疑早期过多的孤僻生活是不健康的,但一定时间的独处可令青少年改善情绪提高成绩。

来源:  The power of lonely

对我们来说,要花时间去思考是很重要的。我们经常发现在我们不是刻意寻找解决方案的时候解决方案会突然出现。

我们不会因为熬夜而更有效率。 就像是生命中的每件事情,需要耗费心力。 如果您什么都不做只是坐着等,不会有什么改变,所以我们要更了解自己的限制与潜能,并将精力作有效的配置,过一个更成功、更快乐的人生。

P.S. 感谢你花了这么长时间把它读完,本有由 标点符翻译,如果你觉得他对你有用,建议你分享给更多的朋友。

原文链接: 7 Things You Need to Stop Doing to Be More Productive

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