邮件的 7 种妙用,帮你轻松地完成这些工作

标签: 邮件 工作 | 发表时间:2018-11-30 11:56 | 作者:Maxi
出处:http://sspai.com

邮件是生活中容易被忽略的通讯工具,不涉及商务领域时,许多人只是拿它来单方面接收账户变动、推广资讯等信息,主动发送的情况很少,但其实,发邮件可以帮助我们处理一些轻量级的任务。

作为文件中转站

在学校中曾不止一次的碰见这个场景:即将课堂演讲,一掏口袋发现装 PPT 的 U 盘忘记带了。

也许手机上存有 PPT 副本,但学校的台式机上既没有 QQ,也没有 iTunes,当堂下载让全班人等着不合适,并且电脑上还装了硬盘保护系统(每次开机还原)。

这个在相对完整的软件生态下本不应该考虑的问题,甚至在安卓上一根数据线就能解决的事,的的确确成为了好多人的困扰。

后来我都会长个心眼,做完幻灯片时,往自己的邮箱发一封邮件(或保存到草稿箱),附上课堂需要用到的资料。这样,即使哪次忘了带 U 盘,也能在学校的电脑上快速找到,所花费的时间没有比插拔 U 盘多多少,且与 QQ 这类即时通讯软件比,不存在「7 天过期」等限制。

添加项目到任务管理应用

GTD 的「收集」步骤不可缺少的一项特征就是 及时记录,当你所用的设备没有相应客户端时,可以通过邮件的方式快速添加项目到你的任务系统中。许多大牌应用(如 OmniFocus、Todoist)都支持以特定语法发送到邮箱来添加任务。介于 Todoist 原本就基于云端,网页版功能也不弱,这里拿 OmniFocus 举例 1 ,官方将其称之为「Mail Drop」,每个用户会得到一个唯一的邮箱地址,我们可以将其保存在通讯录中,并设置相应的头像。

由于 OF 为苹果平台独占,我在临时使用学校公共计算机查找文献时,遇到某些内容需要摘录到 OF 中,或是想要将一组未读完的标签页打包成一个待完成事项,并未找到非常方便的解决办法。

而通过邮件,我们可以按以下格式将内容发送到上面提到的「Mail Drop」邮箱中:

  • 邮件主题 会成为 新任务名
  • 邮件正文 会成为 备注(可以发送纯文本、附件、简单的 HTML)
通过邮件发送任务到OmniFocus

相比来说 Todoist 的邮件功能就做的比 OF 完善,只要订阅了高级版,就可以利用官方开发的各种邮箱插件来管理任务, 官方的说明文档 已经非常详尽。

Mail Drop 的意义不仅在于此,比起手动添加待办事项这种小众用法,更常用的是为自动转发。

例如,学校有时会通过邮件发送 学期安排、选课通知等重要内容,这时候适合为此类重要邮件撰写 智能转发规则,发件人填写学校邮箱,主题包含「选课」,附加步骤为执行转发并标记为已读。

这样一来,每当学校发布重要邮件通知,便可以自动捕获到日历或是任务管理软件中,让所有「待办」集中在一处,并且保留细节,符合 GTD 中收件箱的原则,也省去了标记已读、归档整理的步骤。

为「选课邮件」设置智能转发

以上一系列操作都是通过邮件来完成的,而具体实践中,用户完全感受不到邮件的存在,这有助于保持学习或工作的沉浸状态。

保存内容到稍后读 App

「稍后读」类的 App 原理、适用情景和上述提到的应用差不多,用邮件也是为了 弥补临时更换平台的不便。印象笔记、Pocket、Instapaper 都支持将各种媒体格式离线以稍后阅读,其中印象笔记兼容性最好。

印象笔记的用户都有一个私有电子邮件地址。格式如 [用户名].12345@m.yinxiang.com

在邮件的标题里,写下你希望在印象笔记里出现的笔记标题。在同一标题里, 可加入:

  • @ + 笔记本名称
  • # + 标签(可以加多个标签,但请确保每个标签以#开始)

例如,标题:煎饼果子 @烹饪 #菜谱 #素食  2

用邮件转发稍后读内容到印象笔记

另外,有一个名为 EmailThis 的服务,过滤掉了广告等无用的网页元素,只将主要文本和图像发到你的邮箱。你可以在邮箱新建一个列表,作为稍后读的场所,并在有空余时间的情况下阅读保存的文章。

如此一来,就可以随时随地的将正在阅览的内容保存到「稍后读」,而不受设备和客户端的限制。

发送到 Kindle 并转换格式

这是 Kindle 用户都应该了解的一个功能,在确保已将发件人邮箱添加至 「已认可的发件人电子邮箱列表」后,把想推送的文档作为附件,如果还需要转换格式,在邮件主题填写 convert,稍等片刻,Kindle 上就可以收到推送的内容了。

如果你比较极客,又安装了 Calibre,还可以尝试命令行版的推送方式,举例如下:

例如,我有一个邮箱为 abc@163.com,其授权码为 123456,要推送一个文件名为 001.mobi 的电子书到 Kindle 邮箱 abc@kindle.cn,就可以通过运行下面这条指令来实现:

  calibre-smtp -a /path/to/001.mobi -r smtp.163.com --port=465 -e SSL -u abc@163.com -p 123456 abc@163.com abc@kindle.cn 

更详细的 calibre-smtp 指令可以参照 Calibre 官方文档

与 IFTTT 的联动

移动平台上,自动化应用 IFTTT 为邮件提供了更多的接口和可玩性,有时可以帮助我们以多种方式实现需求,下面列举几个实例。

创建提醒事项

将想创建的提醒事项名作为邮件的主题,发送到 trigger@recipe.ifttt.com ,还可以在 IFTTT 中选择列表、设置优先级和提醒日期(如 7/17/2018 at 6:00pm)。

发推

这个方法在第一次授权过后,无需再访问 twitter 也可以将带有 #twitter 主题的电邮发送到 trigger@applet.ifttt.com 来发布新推。

这里的标签也可以自己定义,比如说用 #T 来让 IFTTT 服务器识别:

将附件上传到网盘

类似的,在邮件主题添加#gdrive,发送到 trigger@recipe.ifttt.com ,即可将一些需要转存到重要文件上传到 Google Drive,方便调用。

可以在默认设置中修改网盘中目标储存位置等参数:

注:以上 IFTTT 触发动作均可在官方的 gallery 中搜索到。

简化发邮件流程

在手机上,如果比较常用邮件工作流, Drafts 可以说是提供了最快、最方便的解决办法,自己做一个动作就好,学习成本很低。

有的用户需求更单一一些,每天只需要发 Email 到同一邮箱,由 onevcat 开发的 Mail Me 则可谓「快到极致」。 3

Mail Me 不但可以按一般方式在客户端内发邮件,还支持 Widget 和 Share 菜单,这样一来效率不言而喻了,作者是个用邮件进行信息整理的重度用户,表示这款应用帮他节省了大量时间。

Widget
Share Menu

发邮件让电脑执行指令

Github 的 这个项目通过配置好邮箱后向其发送命令的方式来监视、控制PC。

作者把使用情景写的很详细:

  • 用实验室的电脑渲染一段视频离开后想随时知道渲染的进度(监视屏幕)
  • 住在上铺的兄弟再也不用亲自下床关电脑了(遥控关机)
  • 害怕小孩儿偷偷玩电脑?(开机提醒)
  • 可以用它执行任何CMD命令
  • 通过微信即可发邮件监控电脑

详细配置请参考: Email My PC 使用指南

接下来看用法:

将命令标签作为邮件标题发送至你在 Email My PC 中配置的邮箱。例如:你想查看桌面截图,就将 #screen 作为邮件的标题,正文空白。如果该命令需要参数,就把参数写在正文中。如你想执行快捷键  Win + L,只需把#button 作为邮件的标题,然后将  Win + L 作为正文即可。

原本在 Windows 下使用 SSH ,会用到 Putty 或类似的软件,并且对于不懂计算机的人来说上手难度高。而文中这个方法虽然不及 SSH 语法完善,但易用性很好。

如何处理冗余问题

稍有不慎,邮箱就会成为凌乱的工作重灾区,邮件冗余的处理不可或缺。

同样的,我们可以用自动化规则来实现庞杂信息的处理。

创建一个智能邮箱(有的地方叫智能文件夹)来专门收集 Mail Drop 类邮件,发件箱也可兼顾,今后是归档还是彻底删除,就看个人需求了。

另外,定期自动归档也十分有必要,下图为 Outlook 的自动存档选项,可以根据  官方文档 按需设置。

总结

文中提到的情境中,邮件并非一定是最快最合理的解决办法。它固然没法替代主体应用,甚至远比不上微信小程序的可拓展性,但我认为它具备两点优势:

  1. 没有平台限制;
  2. 弥补了某些软件的云端属性。

这恰恰符合「轻任务」的概念,在这种情景下,邮件更像一个随身携带的备用工具盒,让你在需要的时候轻松地处理任务。


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