疫情之下,远程办公的10大指南

标签: 内容 | 发表时间:2020-02-04 09:07 | 作者:HRGO
出处:https://36kr.com

编者按:本文来自微信公众号 “人力资源分享汇”(ID:hrgogogo),作者 HRGO,36氪经授权发布。

疫情还在继续。

从今天开始,大部分人就已经开始为期一周,甚至更长的远程办公生涯。

这一周的在家远程办公,对国家是至关重要的,因为自我隔离,可以有效防止疫情的传播,我们每个人其实都在为战胜疫情而做出自己的贡献。

但远程办公,并没有那么容易,它最大的挑战就是人和人无法面对面的交流,管理效率和沟通效率会大幅下降,同时员工的工作状态不可控、工作进度不可控,团队的协同不可控,团队的氛围不可控... ...

诸多挑战下,要做好远程办公,这10点最关键。

01 每日明确固定沟通机制

公司内部可以这样规定:

①从今天开始,每天早晨9点,开启远程早会机制。

②每天下午6点,开启晚会机制,把每天的的工作进度进行规整。

③每天晚上12点前,相关责任人要将工作进度表发到邮箱/钉钉中。

不管是早会还是晚会,内容建议在公司范围内全部公开,尽量让所有人都周知每位成员的在这一周远程办公的工作内容,方便内部协作。

以此可以让所有人都知道,虽然不在办公室上班,工作地点变了,但是你的工作的时间和工作的内容,都没有变。

02 每日明确任务的分配

在远程办公的过程中,因为人和人无法面对面沟通,导致沟通中信息量大量缺失,所以对任务指令的精准性提出更高的要求。

所以要求分配任务时:

1、明确目的、任务描述、完成时限、成员构成和明确的责任人;

2、责任人要根据完成时限,合理地评估在什么时间内可以完成;

3、责任人只要抓执行结果,跟进任务计划中的问题,不要在过程中查收;

而任务一旦接受开始执行后,围绕任务执行进度、问题和计划的沟通都可以在微信群里逐步展开。

03 每日明确任务响应时间

远程办公的时候,经常会让人感觉很无力,因为看不到对方的状态,同事之间对响应时间的期待变得不确定。

这会让团队之间的协同出现很大的问题,所以必须明确任务的响应的时间,譬如:

①随时看工作群消息,@你的消息,10分钟内回复

②所有任务都需要设定明确的Deadline

③所有指令明确时间,比如:《招聘需求表》请下午5点前提交

04 提前准备远程办公工具箱

HRGO整理了一套《人力资源从业者远程办公常用工具箱》,内容非常多,你可以点击图片进行查看,文末也有思维导图的PDF文件下载方式。

05 正常作息,穿戴整齐,保持日常仪式感

对于个人而言,要保证高效的远程工作,仪式感还是少不了。

所以你要保证每天早晨起来后工作,要和上班时间时候的作息是一样的。换上正式一些的衣服,离开你的卧室,出来书房或者客厅办公,保持日常的仪式感。

最好要保证你的桌面整洁有序,这样效率也会提高。

(上图:HRGO年卡用户小杨同学的书桌)

06 利用好每一个早晨,可参考「罐头工作法」

要保证远程办公的高效,那么早晨就千万不能接触杂乱信息:知乎、微博、豆瓣、抖音、快手、今日头条....都不要看。

接受杂乱无章的碎片信息会让你头脑混乱,毁掉早晨的状态,也会耽误你一整天的状态。

在家里,没有人监督和敦促你,你就更需要快速地进入工作状态,你必须立即投入到紧张、有序、逻辑化、体系化的工作中。

村上春树说,自己工作的时候,一般就是独自闷在屋里,有时状态连贯甚至不吃午饭,效率奇高,它把这种工作模式叫:罐头工作法。

07 让自己进入心流状态

早上的工作,先处理自己擅长的事情。

因为当你处理自己擅长事情的时候,你会将个人精神力完全投注在某种活动上,同时感到兴奋及充实感,这就是进入了心流状态。

只要当天你的工作进入了心流状态,那么你今天可以解决的问题就会很多,远超平常。

想要进入心流状态,那么就一定要有工具利器、固定且规律的时间、专属的位置、不受打扰的环境,这样的远程办公,你值得拥有。

08 注意让自己即时记录

在家办公的环境下,很少有人、有场景、有变化地去提醒你。

那么你就要将听到任何重要信息、被分配到任何事务,第一时间快速记下要点。等不忙的时候,再拿出来这些笔记,进行补充、拓展、延伸、完善、思考。

甚至,你可以发展出自己的一套速记法,用记号表达特定含义。比如,用叹号表示优先级,用粗线表示截止时间,用箭头表示对接人,用三角表示重点等等。

09 记得要做 Checklist

在每个远程办公结束的晚上,做一下你当天的 Checklist。

任务指令、布置安排、项目推进、人员配备,都需要一条条予以确认。尤其是领导或者同事没有把需求或指令说清楚的项目,都要写在Checklist里面,跟对方确认。

从理论上来说,只要Checklist做得足够严密,执行时严格确认每一条,任务的完成就不会出问题。

这是在不可控的环境中,找到可控地解决问题的最佳办法。

10 找你的同事,打卡互相监督

现在很流行打卡社群。

那不如和你的同事,一起组建一个团队内部,远程办公的打卡社群。

每天按时上线工作、每天能按时吃饭运动,每天能按时休息学习,如果漏掉打卡就得发红包。

通过这种互相监督,让团队所有人都自律起来。HRGO就是通过「你打卡我退费」,让上千位HR保持学习习惯,并同时提升自己的能力,已经超过5000位HR一起抱团学习。

最后,希望能帮到在家办公的你。

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