谈工作型PPT的制作

谈破题

首先要明确是做哪方面的PPT，根据目标进行破题，破题后形成大致的框架结构，支持PPT的一级和二级目录。工作中常见的PPT包括方案类的PPT，工作总结类的PPT，项目汇报类的PPT，专题培训类的PPT。破题的关键还是听众想听什么？你想传递什么？破了这个再来考虑传递的东西应该是如何一步步传递，传递的结构应该如何？

方案类的PPT可以延续IT咨询或问题分析和解决的标准思路，即问题定义，问题分析，解决方法，初步验证。或者说是业务目标，业务现状，差距分析，解决方案，实施方法。如一个标准的IT解决方案类总体框架可以按下图方法论来构造，从该方法论来看的话整个PPT可以分四章，同时每一个章节应该包括哪些内容，章节之间的关联关系也在该总构图中得以展示。


再看年终总结类的PPT，总结的重点是工作绩效，亮点在绩效超过预期，说服力在数据。那首先应该搞清楚工作岗位绩效衡量的标准，这就是找目标，绩效衡量标准一般本身就是分解为多个指标项的，本身已经进行了结构化分解。如果是这样，那整个PPT的大致框架结构就出来了，比如一个技术人员根据绩效衡量分解可能是工作效率(又包括生产率和质量)，工作创新，工作态度和责任这几个方面。整个总结内容最好的方法就是完全围绕这些方面来展开，但是可能工作中会涉及到很多项目，很多事情，那么这些大的项目或事情都应该做这些方面的分析。那么参与项目列表是一个维度，绩效KPI分解是一个维度，自然构成了矩阵式的分析模式，表格里面自然应该以数据说话。我清楚我的岗位职责或绩效衡量标准，我用数据说明我达到或超过了目标的要求，这就是贯彻整个PPT需要阐述的内容。

如果是项目进展汇报类PPT，那就必须清楚项目进展应该包括哪些内容？项目进展不仅仅包括了进度，还包括了成本消耗，人员情况，采购情况，范围变更情况，问题，风险等各个方面的内容。那汇报的时候这些内容都需要汇报。另外项目重点是目标驱动，计划先行，那汇报的重点又一定体现在计划是什么？实际是什么？偏差是什么？偏差分析和和改进方法，围绕这个进展汇报就体现分解，结构化，分析和用数据说话。

谈目录和索引

写Word文档的时候我们会比较关注大纲视图，大纲视图就是结构，而做PPT的时候往往容易忽略掉这点。PPT的目录在做工作型PPT的时候往往都需要到2-3层目录结构。对于目录本身一般需要支持一级目录和二级目录，下面是一种可能的目录展现形式，来展现一级和二级目录。


在二级目录下面，一个内容可能会继续分解为几个方面来阐述。二级目录如果是现状分析，那阐述现状其实需要从组织结构，人员，岗位角色，流程等几个方面来阐述。在每个方面的阐述往往又需要多页的PPT，这个时候PPT页内的索引和导引页就相当重要了。

导引页最好的方法就是右上角叫导引图，这个导引图其实是总体架构，总体流程的一个缩略图。能够让读者清楚的定位到当前讲解到的位置即可。同时导引页的作用是让你根据清楚的认识到不要加任何和结构无关的PPT页。内容必须匹配结构，结构又支撑目标。








谈内容页

对于内容页，首先还是考虑部版，以2*2的布局最为常见。在内容页最常用的又是表格或文字+图的组合。其中文字内容以Bullets的方式条目化，对图的内容进行关键的解释。而表格本身又体现了结构化。工作型的PPT内容页文字可以多一点，重点是文字本身的条目化和结构化。条目化后的文字是你想传递的关键内容的表达，文字内容之间本身应该覆盖观点又相互独立。

除非万不得已，内容页一般不要用动画。另外也尽量减少剪贴画的配图，剪贴画的配图处都应该是重新进行和文字内容匹配的构图而不是随意的选择剪贴画。另外所有内容页的字体，图形，颜色都需要匹配，不要出现多种不同的样式。色彩驾驭不好的时候就用最简单的几种，只要体现一致就是最好的。