iPhone上的todo软件(下)
本文的上半部分介绍了四款iPhone上的todo软件,希望对各位选择适合自己的GTD软件有所帮助。但正如GTDLife所言,做事是靠系统而不是感觉,“时间管理是一套操作系统而不是一套软件”。我觉得,这些软件其实都满足作为GTD工具的一些基本条件。在以前的文章中,我将GTD简化为四个工具和四个习惯。如果掌握了这几个基本原则,对于GTD认识比较清晰,那么使用任何一个软件都可以达到游刃有余的效果。下面结合iPhone上的todo软件分享一下我的经验。
首先,建立GTD中间最重要的两个容器:“收集箱”(Inbox)和“下一步行动”(Next Actions,我一般用Next)。我觉得这两个容器(或者叫列表也好)是GTD的精髓。收集箱负责帮你清空大脑,下一步行动是你的待办指南。当然,与之相联系的是要建立收集、处理、执行的习惯咯。
收集:不管是庞大的项目还是一闪而过的灵感,把它写下来,放到你的工作篮里吧。
处理:不要让你的收集箱堆积如山。有空的几分钟,想一想是马上做还是放到下一步行动,或者也许放到以后?
执行:按照你的下一步行动清单,一件一件事情完成。
另外,还可以建立“有时/也许”(Someday/Maybe)用来放置那些将来有可能会用到的灵感和思维片段。还可以建立项目清单来规划项目。不过我并不在iTouch上进行项目的规划和管理。这种比较大型的任务还是留给电脑上的思维导图或者纸笔来完成吧。
其次,注意任务的同步和备份。有的朋友认为在iPhone上的输入太慢,所以同步功能对于他们来说很重要。相对而言,我反而比较习惯在iTouch上直接输入,每次不会很多任务,往往是灵感闪现然后记下来,半分钟的事情。用Doit.im那段时间,虽然有电脑上的客户端,但我却很少使用。另外,虽然iPhone的系统比较稳定,但这种手持设备还是有出错的可能的。万一设备丢失呢?那个时候绞尽脑汁来回忆有哪些待办事项可不是一件好玩的事情。不过一般的todo软件都提供了同步和备份功能。如果iPhone没电或者干脆挂掉了,还有电脑或者云端(Toodledo等)的系统可以依赖。
最后,使用要事优先原则。如果你的下一步行动里面放置了几十条待办事项,一眼扫过并挑出重要而且当前能做的事情可不容易。可别忙了一天要事没进展,芝麻蒜皮的小事做了一堆。这就轮到要事优先原则了。写高效能人士的七个习惯的史蒂芬·柯维还有一本书叫要事第一(其实英文念起来比较有趣,First Thing First)。一般的软件也提供这种高亮某些任务的功能,好好的利用吧。在睡前抽个几分钟浏览一下下一步行动,想一想明天的要事有哪些。不用多,两三条就够忙活啦。
基于以上几点,下面把前文提到的几个软件做一下横向比较。
2Do | Things | Apiggo Todo | Doit.im | |
重要列表 | 不提供默认的Inbox和Next,但是很容易建立Tab。 | 标准的GTD设置,Inbox、Next、以及Someday。 | 默认有Inbox,下一步行动可以自己建立文件夹。 | 默认有收集箱和一堆待办。 |
同步和备份 | 提供和Outlook,iCal,以及Toodledo的同步和备份。 | 提供和Things on Mac的同步。 | 提供和Toodledo的同步。
通过Apiggo Sync支持Outlook, iCal的同步。 |
提供和doit.im的同步。 |
要事优先 | 有“今天”和“星号”两个Tab。星号可以隐藏。另外,最近推出的2Do 2.0中的Nearby功能相当于自动化的Context。 | 有Today文件夹,用来放置今天到期和打了星号的任务。 | 有关注和带星号的两个默认文件夹,无法删除。我觉得只要一个就好。 | 今日待办可以高亮。 |
这里想说一下Doit.im。以前感觉用起来还不错的,现在的iPhone客户端简直是不能用了。完全没有必要搞一个“今日待办”,一个“明日待办”。另外“择日待办”和“等待”也是重复。而且还不能隐藏。。。本来想测试一下高亮功能,发现放到Inbox里面的任务居然必须设置时间才能移到待办事项里面去。不推荐用它作为主力工具。希望开发者能够快点完善吧。