无纸办公仍是神话

文_ Phyllis Korkki 编译_雪莉

在办公室，纸和笔依然重要。尽管有网络、社交媒体、扫描仪、智能手机软件，以及Microsoft Word和PDF，可办公室里的打印机还是忙个不停。当然，我们或许不像从前那样把什么都落实到“纸面”上了，但对很多职场人来说，阅读和书写纸质文档依然有电子文档所无法复制的特殊功能。

“白纸黑字带来‘咄咄逼人’的感觉。”效率专家David Allen这么认为。“它们会实实在在地摆在你眼前，促使你去完成该做的事。而电脑上的文档则很容易被其他文件或程序掩盖，然后你就把它忘了。David Allen特别补充，他的一些客户就因为这个重要的原因，已经恢复了“把工作计划写在本子上”的习惯。

微软公司英国剑桥研究院院长Richard H.R.Harper表示，阅读长篇幅的文章时，纸质文档可以帮助人们“更好地理解文章中观点的布局”，在电脑屏幕上读却不行。2001年，他与Abigail J.Sellen合著出版了《无纸化办公室的神话》。

今天的职场人通常需要像个八爪鱼，以复杂的方式同时处理多个对象，创建新文档时也是如此。Harper先生表示，在面前摆上两个甚至更多的电脑屏幕，会帮你尽可能做到“兼顾”，但如果你需要在一篇长长的文档中前前后后寻找所需的信息点时，那还不如在纸质文档上找更有效率。

Steve Leveen——Levenger公司的联合创始人及CEO，坚持认为数字科技更有利于社交和分享，而纸张最适合让人安静地沉思。Steve Leveen的公司从“美学体验”的角度去推销他们的产品，包括高档笔记本、日记本、钢笔等。

“纸，可以是一种感性且美丽的东西——就像我们品尝美食和美酒那样，”Leveen先生表示，“我们也可以用同样的方式去‘品味’纸张和墨水，它们值得我们如此。”白纸黑字会让人感受到“人类是真实的存在，虽然，我们都不得不和一个扩展中的数字世界打交道。”在Leveen先生看来，人们所抱怨的手写太慢，恰恰证明了纸笔适合思索及创作。“它使得我们慢下来，去深思熟虑、推敲斟酌，并修订调整。”

电脑手写笔也能“促使你更认真地考虑你所写下的文字以及如何谋篇”， Harper先生说。但是他认为，手写笔并不能带来纸笔相触时那种真实的书写感受。

得承认，使用电脑手写笔有利于减少纸张消耗，这对树木来说是个好消息。“我们正在用更少的纸做更多的事，必须使用的部分则争取更多的循环利用。”GreenBiz 集团的总裁兼执行编辑Joel Makower如是说。GreenBiz 集团是一家环保商务公司，旨在协助商业公司更好地承担环保职责。

Makower并不经常用纸笔写东西，因为看懂自己的笔迹对他来说有点困难。而相较于纸质文档，他电脑中的文件存储得似乎更加井然有序。“在现实世界中，我不知道该把东西放在哪儿，但是在电脑里，我非常准确地知道它们的位置。”

不过，Makower先生也知道有些人和他正好相反，办公室中，用于放置纸质文档的位置依然存在。尽管绝大部分工作都以数字化的方式完成，Makower先生依然将GreenBiz 集团的“2012绿色商业报告”——一份超过80页的文档，给打印了出来，为了便于校审。

“我能在电脑上出色地完成工作，但这件事有点不同。”Makower先生认为，阅读打印稿会让他更轻松地读懂这份报告。