学会写邮件之会议记录

话说我个人是很喜欢用邮件做工作沟通，事实上，我比较喜欢面对面直接沟通和邮件沟通两种方式，不太喜欢用QQ或者电话。面对面直接沟通的好处不用多说——问题解决得快，很多看起来复杂的事情，面对面拿个白板或者直接写代码，很快就搞清楚了。而邮件沟通的好处是交流都是异步的，这个对于程序员来说很重要。因为大多数情况下，程序员都需要一定的大块时间来解决问题，不然就只能变成上班开会下班工作的无效状态了，请一天假在家写Code来避免干扰这种事情我以前都干过。QQ和电话就比较annoying，不能不处理，但是沟通效果比面对面又差很多，所以我一般都QQ隐身，群不接受信息提醒。因为异地的原因，很多时候不得不用这两种方式，特别是分机电话基本上除了拔电话线没有别的办法了，但是你还有手机。其实即使是异地，也可以更多用好邮件，以及用好电话的。比如不是紧急的问题用邮件而不要用QQ，电话最好约特定的时间，否则很多时候电话和QQ真的是效率杀手。

然而电子邮件，这个我认为很有生产力的工具，却常常发现很多同事不会写邮件，所以今天就专门说说怎么写邮件，因为邮件的种类比较多，今天先只说说邮件的会议记录怎么写。我常常看到的糟糕的会议记录是这种

• 今天会议，参加人XXX，地点YYY，时间ZZZ
• AAA分享了BBB相关数据
• CCC讨论了DDD问题
• 。。。。。。

然后呢？然后没了。这个会议记录，缺少最重要的一点，就是“有用”。看了这个会议记录，除了知道开了个会之外，得不到什么有用的信息。项目是什么情况？讨论有什么结论？接下来我们需要做什么？有哪些具体的信息/知识是没有参加这个会议的人可以通过邮件得到的？结论是啥也没有。这哪里是会议记录，这分明是新闻联播的片头么。

会议虽然多种多样，但是会议记录的最重要的一点，就是有用，总结下来，无非是写这些东西。

• 行动计划，或者很多叫他做Action Item，开完会之后，谁需要去做什么？特别还有一点，什么时间点完成？
• 业务结论，之前有分歧的问题，是否有结论？确认结论是什么，为什么有这个结论，避免同样的讨论未来再来一次。
• 信息分享，如果是一些数据或者分析的分享，具体的内容和结论是什么，有什么东西是别人可以操作的？
• 进度追踪，上次会议的行动计划拿出来，执行了么，结果是什么，没有执行或者结果不好的原因是什么，需要做什么改进？

有这三点就够了，简单有效，可执行，可追踪。谁在哪里参加会议不重要，重要的是通过这个会议之后我们做什么，做到了没有。要务实，不要务虚。