高层管理者应该了解的项目管理十大原则
项目管理是一个管理者必备的技能之一。虽然,这里所说的“项目管理的十大原则”,出自于软件项目经理的经验总结,但对于其他项目的管理者来说,也同样有着借鉴的意义。
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平衡原则
所谓平衡原则,就是要处理好项目管理的四要素——范围、时间、质量、成本之间的平衡关系。这四个要素之间,是相互制约的关系。比如,项目范围是规定了项目应该完成的任务,如果项目范围扩大了,那么完成项目所需要的时间和成本就会增加;而如果要求项目有较高的完成质量,那么,就需要在时间和成本上加大投入。
而不同的项目利益相关方,对这四个项目要素的期望也是不同的。对于开发方来说,他希望项目投入的时间和成本都比较少,项目范围不要扩大,项目的质量只要满足用户的需求就行。而对于用户来说,他希望开发方能够满足他新的需求(项目的范围不断扩大),项目的质量越高越好,交付日期不要太晚(投入的时间不要太长)就行了。
作为项目管理者,就要能够平衡用户和开发方的期望,平衡项目的这四个要素之间的关系,这样才能使项目走向成功。
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高效原则
高效做事,是我们每个人都要追求的目标。如果一个项目团队也能够非常高效地完成每一个项目任务,那么项目成功的概率也会大大增加。
在项目管理中,高效原则指的是通过做好进度管理和质量管理,使得项目的进程可以又快又好。为了实现高效原则,必须采取下列措施:
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选择合适成员,组成精英团队
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目标十分明确,范围非常清楚
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工具相当熟练,方法完全成熟
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平常沟通及时,激励措施得当
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分解原则
“化繁为简、各个击破”是中外古今解决复杂问题的不二法则。
对于一个复杂的项目,管理者就要学会使用分解原则,把复杂的项目分解成多个简单的小的项目;把周期很长的项目分解成多个周期短的小的项目。管理者通过对项目的分解,可以把看似不可能完成的任务转化为可以实现的一个个小目标,通过完成这些小目标,引领项目一步步地迈向成功。
项目分解还要把握一个准则,就是分解后的多个项目的目标累加起来等价于分解前的大项目的目标。
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实时控制原则
实时控制原则要求项目的管理者能够及时发现项目存在的问题,及时处理和解决,对项目的进程能够做到实时控制;而不是去做甩手掌柜,对项目的进展不闻不问,只有重大问题发生的时候,管理者才了解,才处理。
当然,实时控制也不是要求项目里的大小事情,事无巨细地都要由管理者本人来处理,管理者可以建立问题处理机制,不同等级的问题由不同的管理层级来处理,并且辅以良好的沟通机制,以此完成对项目的实时控制。
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分类管理原则
古人云:“因材施教”,“对症下药”,就是这个道理。
凡事都有轻重缓急,不能一概而论。作为一个项目的管理者,他在处理问题时,也应该能够根据不同的情况采取不同的措施。比如前面所说的,把项目问题分成不同的级别,把不同级别的问题交由不同的管理层级去处理,这就是一种分类管理的方法。除此之外,还有很多分类管理方法项目管理者可以使用。项目管理者可以把项目开发过程当中遇到的各类事项进行分类,比如按阶段划分,按接口划分等等,同时对每一种类别问题的处理都给出一个预案。通过这种分类管理的方式,项目管理者也可以更好地实现前面的高效原则、实时控制原则。
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简单有效原则
不管黑猫白猫,能够抓到老鼠的就是好猫。
世上没有完美的管理,只有有效的管理。项目管理者,在处理相关问题时,不应该被各种条条框框所束缚,应当遵循简单有效原则,快速、简单、直接地解决问题。
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规模控制原则
在微软的微软解次方案框架中,有一条明确的原则,就是要控制项目组内的人数,最好是在7—8人之内,一般不要超过10人。
由于人与人之间的沟通,是需要成本的,如果团队的人数越多,沟通的成本越大。作为团队的管理者来说,当这个成本达到一定程度的时候,他就无法做到有效的控制。
高层管理者也要借鉴这个原则,他也应该控制他所管理的中层管理人员的数量在一个合理的范围之内。
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选项目经理原则
公司高层经理要善于发现,培养与选择项目经理,坚持“八要八个要”原则:
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要有公正无私的项目管理精神,不要搞派性、论资排辈或谋取私利
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要有良好的职业道德,不要隐瞒项目进展的真相
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要有管理项目的基本知识和性能,不要心有余而力也有余
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要有很好的沟通和表达能力,不要性格内向、会干不会说
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要有较强的分析和解决问题的能力,不要麻木不仁、延误时机
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要技术全面,不要面面精通
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要谦虚,不要不懂装懂
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要平易近人,不要架子十足
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任用项目经理原则
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用人不疑疑人不用
高层管理者对于自己任用的项目经理或中层管理者,一定要对他们给予足够的信任,对他们充分的放权,即使遇到一时的挫折,也要相信他们具有解决问题的能力。
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猛将必发于卒伍
高层管理者任用的项目经理或者中层管理者,都应该是从基层干出来的,他对基层的情况非常了解,并且积累了一定的管理经验。
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撤换项目经理原则
临阵换师是项目管理中的大忌,它可能会引起项目的混乱。为了预防此类情况发生,在项目启动初期就要识别并处理这一风险,具体办法是:在项目组内部实行AB角色制,即为项目经理安排备岗。
参考书目:《实用软件工程》
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