如何使用Omnifocus做时间管理 4 多项目管理

标签: 时间管理方法 | 发表时间:2014-01-23 08:28 | 作者:David Zou
出处:http://www.gtdlife.com

上一篇文章小强和大家分享了 职场新人如何使用omnifocus做时间管理

这一篇和大家分享作为一个管理者,可能遇到的时间管理挑战和如何用omnifocus应对这些挑战。

张经理在一家IT公司上班,从程序员开始打拼了5年,凭借权威的技术能力当上了项目经理,同时管理三个项目,苦恼也随之而来

技术和管理,需要的是完全不同的能力,一个优秀的程序员不等于一个优秀的项目经理,所以张经理从游刃有余迅速跌到捉襟见肘窘境

他负责的三个项目总让他心里没底,不知道什么时候就会出乱子,很被动。

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从技术岗到管理岗的建议

简单的讲,小强认为张经理职位升上去了,但视角并没有升高,他仍然把主要精力花在对项目细节的掌控上,比如说搞定BUG呀,质量测试等等,应该站在更高的位置上鸟瞰手头的三个项目,然后做好沟通、协调工作。

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所以小强给那些从专业技术岗位升到管理岗位后,感觉到不适应的朋友一些建议:

1、工作重点是做沟通协调搞定人,而不是搞定事情,要先从思维模式上完成这样的角色转换

2、时间管理方法要升级:从单纯写Todo list的方法,升级到有情境和检视概念的方法,情境概念的引入可以帮助你在多个项目中“合并同类项”,提高效率,检视的概念可以帮助你把精力由“做事”到“思考”倾斜。

3、适当抑制完美主义倾向,别人做事情可能没有你做的完美,但你现在应该考虑的是整个项目的和谐,而不是某个部分的完美。

4、多项目管理是知识工作者的基本功,现在只负责一个项目的人应该是不存在的,即使工作中只负责一个项目,加上生活中的项目,也是多项目管理,对于多项目管理,就要学会在不同项目中切换,打开A抽屉是A项目,打开B抽屉是B项目,这样“格物致知”脑袋才不会乱。

从下图可以看出,项目经理重要的是知道需要哪些人做事,并且协调他们的关系,同时关注这些人行动的进度。

程序员关注的是知道怎么做事以及事情的及时完成。

 

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项目管理者的行动系统

项目管理者的行动管理系统看上去应该是这样的:

 

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1、同时看到多个项目的待办事项,掌控全局

2、把多个项目中即将截止的待办事项集中显示,综合考量先做哪个后做哪个

3、多项目中能批次处理的显示出来,提高工作效率

4、提醒自己定期检视所有项目,查漏补缺、掌控进度、触发思考

跟大家厘清两个概念:

1、顺序和连续区别

每一个项目中的下一步行动为紫色,这表示为该项目下一件要做的事情

顺序类型的项目:必须要做完前一个任务才能继续下一个任务,比如说软件开发必须要经过软件测试之后,才能正式发布,发布之后才有后续的上线、宣传、推广等等工作,这时候项目中剩余任务除了最上面的以外,其他的都变成不可用的灰色。

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平行类型的项目:项目里任务的先后顺序并不敏感,无需按照特别的顺序完成,点击之后会发现项目中的剩余项目全部变成可用的黑色

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2、检查和重复频率的区别

选中项目,打开检查器就可以看到“重复频率”和“检查”两个选项,他们的区别是:

重复频率:生活和工作中有很多任务都要重复去做,比如每周回顾,我定在每周日早晨6:30,那么到时候omnifocus就会提醒我,挨个勾选掉之后它们并不会像其他任务一样“已完成”,而是会变成灰色“不可用”,等到下个周日的时候又会变成黑色“可用的行动”

重复频率可以设置为 天/周/月/年  (听说可以季度,但我没有测试出来)

检查:这个功能直接对应于GTD方法里的检视环节,每隔一段时间就对手头的项目进行检视,让你对项目更有掌控力,重复频率也是天/周/月/年,那么为什么不能直接用重复频率代替呢?原因很简单: 有些项目是每周重复,但是一个月才检查一次。一个是做事的层面,一个是检视的层面,分清楚这两个概念就能分清楚重复和检查的区别。

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更详细的请看小强录制的视频:http://v.youku.com/v_show/id_XNjY1MjY0MDA0.html

结语:

就像开头说的,对于刚开始做项目管理的人来说,比较痛苦的就是职位升了,工作方式没有升级。

以我的经验来讲,升级工作方式的要点有两个:

1、把关注点从“做事情”,转到“做人”

2、把行动的重点从“搞定”,转到“检视”

掌控住行动和项目,才能再向上关注到角色平衡、年度目标、对未来的愿景,所以,这是基本功,我们一起加油吧!


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追求幸福的时间管理行动家,《小强升职记》的作者,专注于分享时间管理方法、时间管理案例、时间管理工具。

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