日常工作中有哪些很好的节约时间的技巧?

标签: IT职场 时间管理 | 发表时间:2014-10-27 00:24 | 作者:sapphire
出处:http://blog.jobbole.com

【伯乐在线注】:这个问题来自 Quora,下面是来自 Marius Ursache 的最佳回复,目前有 6400+ 赞。

我一直在测试和调整各种生产效率的技术,在过去的五年中,阅读了大量的书籍(其中大多数是重复的) ,这里是我的一些结论:

这不是一个关于时间的问题,而是关于精力。

为了“有效率”,我们试图在一个工作日内塞进尽可能多的小时,但最终一切都更多地取决于你的注意力,积极性和良好状态(这些都是直接与精力等级联系在一起)而不是工作时间 。

我最近在葡萄柚的一个内部演示上提及了我提高效率的想法,结果性的演示是在Slideshare上的: producitivity porn.

其中一些关键结论:

1. 决定什么是重要的事,因为在5年之内,你现在做的80%的事情都不会有任何结果。那只是无用功,没有有用的结果。

2. 睡眠,饮食和运动可以让你的成果提高到三倍,因为他们可以帮助你增强你的注意力,动力和精力水平。

3. 两分钟法则:如果你可以在两分钟内做完一件事(比如回复邮件或是一个家务),那就现在做。计划着一会儿完成它,记着它,并在未来完成它会花费五分钟甚至更多的时间。

4. 五分钟法则:治疗拖延症最好的办法不是定目标去完成一个可怕的大任务,而是只在那件事上花五分钟。你会发现在大多数情况下,它在超出五分钟的时候依旧很顺利,因为你进入了平坦期。

5. Seinfeld生产链:如果你想做好一件事,那就每天去做。包括圣诞节,复活节和审判日。没有例外。

6. 微小的生活习惯:与五分钟法则高度结合起来,你可以很快地形成好习惯。这个很有用,我测试过的。

7. 你的记忆力烂透了。 即使你是一个天才也要把每件事都从你的脑子里清出来。把他们写在一个笔记本上,放进待办事项列表的应用程序里,记在手机里,或是告诉Siri,我不在意你使用的方法。

8. 尽量少使用工具。我曾经测试过大多数代办事件管理器,并最终保持使用Cultured Code的Thing app和谷歌日历(iCal 是不错,但是谷歌日历和我的默认客户端Gmail结合得很好)。如果你了解了下一条规则,你用什么就并不重要了(铅笔或是钢笔都是可以的)。

9. 规则强于工具。你需要纪律,这对我来说意味着两件事:我每天早晨做得第一件事是计划我的一天,并且我每天都写一个简短的工作日志。这有助于帮助我保持清醒,有良好的优先级排序,去掉无用的任务,并且做有意义的事情。这节约了我很多时间。

10. 番茄计时器,这是一个时间盒。在30分钟内只做手头的事情,不做任何其他的事情:没有电话,邮件,不和别人说话,没有社交网站。除了记得在发生火灾时从楼里跑出来外,没有别的了。(可参见这篇译文《 番茄时间管理法:一个番茄是如何让你工作更有效率的》)

11. 总是带着耳机。 你没必要在听音乐,但是这会阻碍别人接近你。

12. 邮箱调度和收件箱清零。不要把查邮箱当做你一天里的第一件事,也不要在晚上看它(这件事毁掉了我的很多个晚上),试着一天只查三次:早上十一点,下午两点和下午五点。你的收件箱并不是一个待办事项列表。把它清空:每一封邮件都应该是一个可操作的任务(把它和待办列表连在一起),或是一个参考文献(把它发到Evernote或存档),或是现在就应该删掉。

13. 对手机来说也是一样的。不要总是能被联系到,我总是把手机静音,并分批回电话。

14. 把小事情分批,比如邮件,电话,或是facebook等等。

15. MI3,最重要的三件事(或是改成一件必做的,3件应该做的,或是五件可以做的)。早晨开始做最重要的一件事。

16. 意志力是有限的。不要认为在你遇到麻烦的时候意志力会帮你。把最重要的事情放在早晨做,并且尽可能地让所有事情自动化(委托,分批等等)。美国总统不需要每天选择他们的菜单和衣服颜色,否则他们的意志力会在晚些他们需要按下(或不按)红色按钮时耗尽。

17. 最有驱使力的事情。总是问问自己,你现在能做的最有驱使力的事情是什么,然后应用规则14。

18. 经常推出新产品。不要过分地润色它。就像他们在创业公司圈所说的,“如果你不因你的产品感到难堪,你已经推出得太晚了。”

19. 压力会带来奇迹。使用奖励或是社会承诺。我们最近在新的葡萄柚网站上实施了这一点。之前的那个网站投入使用花了两年半的时间,而新的这个只花了两天半,我们用了一个周末进行编程马拉松(外加周一)。

20. 有计划的拖延。你的大脑需要休息,并且有时候新一期的绿箭侠可以比最好的TED演讲创造更大的奇迹。

21. 删除,说不,忽略,不要坚守日程表。我喜欢最后一点,它来自于马克·安德森,因为这样可以让他立即见任何他想见的人。这样很多人会恨你,但是你有时间做相关的事情。你认为你会在20年后后悔这样做吗?或是为了一些人做一些你不在意的事情,只是为了表面上的赞赏。

22. 假装无能。这是一个应用之前规矩的很有策略的方法。

这次就到这里,我的拖沓休息结束了,我要回去工作了。

 

【补充】:

Colin Shillingford 在他的回复中认为,“节约”时间的最好方法是充分利用我们的时间。我们无法创建之前不存在的时间。我们所能做的,改变任务的优先级,或者调整任务的顺序。我们中的大多数,正是在这方面出问题了。此外,Colin 在回复中也推荐了他认为很不错的番茄时间管理方法,可参见这篇译文《 番茄时间管理法:一个番茄是如何让你工作更有效率的》。

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