如何选到适合的GTD工具？

标签： + GTD + | 发表时间：2010-07-04 18:36 | 作者：DavidZou Grace

出处：http://www.gtdlife.com

我以前一直采用palm＋win的方式，重点是在palm上，以bonsai为核心，以四大天王为主要手段，也就是任务分解到下一步行动在bonsai，然后由bonsai直接链接到行事历、任务、便签等等，相当的行云流水。

但是随着win换成了osx，palm即将换成iphone，我得重新考虑如何在这两个平台上做到行云流水的GTD了。

重新选择工具，就像重新盖一座大厦一样，既让人表面上纠结，又让人暗地里兴奋。

很多朋友都说“选择GTD工具就像孙猴子找兵器一样，很难找到趁手的。”是啊，要找到“让他长他就长，让他短他就短”的兵器确实不容易。

找工具不能太完美主义，如果你非要说“如果金箍棒上能再加个照路的灯就好了，这样一来晚上也可以赶路了！”那么看来你要连金箍棒也要放弃了。

同时，同一款工具适合你不一定适合别人，反过来说，不适合别人的工具，不一定就不适合你，所以，我们不应该看别人对某款工具的“评论”比如说“Things太烂了”而应该看某款工具的“介绍”，比如“Things主要的功能简介”，这一般从官网上就能方便找到。

我以前在学校下馆子的时候就采取这样的策略：大家围坐一桌，上来一道糖醋里脊，我先尝一口，然后说“哎，这个里脊做的太失败了，不好吃，还没有油麦菜好吃呢！”，于是有些人就真的不再吃糖醋里脊，然后我很邪恶的笑笑，偷偷把糖醋里脊转到我的面前，呵呵～

不要迷信“评论”，先看看“介绍”，或者自己先“尝试”。

回到工具的选择上。

昨天研究了一下，发现，随着平台的切换，观念也必须跟着改变，就像有些人说，osx下没有迅雷那样的下载软件，居然连杀毒软件都没有，而且还找不到设备管理器，这不是很搞笑吗？

重要改变：任务是任务、事件是事件

任务是不需要提醒的，是需要随时检视的，可以设置持续时间，和时间底线，而事件则是确定到具体的日期和时间，可以设置闹铃、短信、Email提醒的，是写在行事历里面非常神圣的事情

这个区别，也是DavidAllen特别提到的。在这一点上，我被原来的bonsai惯坏了，bonsai实际上就是在任务和事件之上的统一管理平台。由他作为中枢，可以把行动分配到任务和行事历里面。

目前mac上能使用的任务管理系统（其实也就是清单系统）很多，比如things，omnifocus，the hit list等等，云端的应用就更多了，RTM，等等，各有优缺点，比如对context的支持，对tag的支持，对子任务的支持，对提醒的支持等等，很多完美主义者就迷失在这里面，但忘了关键问题是：你需要什么样的GTD流程？！

既然没有类似bonsai的软件，那么我就需要两款软件，对他们的要求是：

1.行事历

具有提醒功能，最好是手机提醒，SMS提醒也可以，能设置提前几分钟提醒最好（必须）
3秒内进入录入界面（必须）
有当日视图，周视图，月视图
能否同步其实倒问题不大，同步主要是为了备份，因为我的习惯是以手持设备为核心，需要查看日程时，一般不会打开电脑，而是打开手机，而且手机是绝对随身携带的。
能延迟时间，比如说计划2:30打扫卫生，但是当2:30它提醒我的时候发现这个行动要推迟，那么在提醒的界面能直接设置延迟时间，比如30分钟后再次提醒。

2.任务（清单）

符合GTD习惯，比如要有情境或者tag的概念（必须）
能和iphone自动同步，云端同步最好，局域网内同步也能接受（必须）
需要有子任务功能，甚至子项目功能（必须）
桌面端全局快捷键，随时快捷录入（必须）
起始截止时间其实无所谓，一般不会设置，因为我每天都会检视清单好几遍，不需要用截止期限来提醒我，况且，我还有行事历
要有项目和待办事项的区分，但是最好能在一个视图方便浏览
行动能输入备注
最好能全部使用快捷键控制

你觉得，选一个满足6个“必须”的软件容易呢？还是选一个13个“需要”的软件容易？这就是一种平衡。有些软件满足了若干项“需要”的功能，但恰恰没有满足我“必须”的功能，所以毫不犹豫的干掉

这样一来，适合自己的软件就自动的浮出水面了！那就是：omnifocus！

所以，我以自己的亲身体验建议大家，“先了解自己的需求，再去寻找满足需求的软件，必要时砍掉次要的需求！”

2010-07-05, Hui 写到: 我就没那么多烦恼, 纸笔王道.
2010-07-05, sky 写到: 有没有windows mobile + windows系统推荐的GTD工具组合呢？
2010-07-05, BB霜写到: 看起来，这工具很不错
2010-07-05, Bourne 写到: @sky, My Life Organized, 绝对满足你的需求。
2010-07-05, cy 写到: 为什么不推荐google 日历+手机呢？google日历现在对ios，window moblie和塞班的支持都算不错
2010-07-05, DavidZou 写到: 我主要是和大家分享在工具之间如何做出选择的经验，而不是具体的推荐什么工具，呵呵～～
2010-07-05, Kabraxis 写到: 是focus，多了一个e
2010-07-05, DavidZou 写到: 收到，感谢指出。
2010-07-05, Kabraxis 写到: 我刚开始接触GTD这个概念不到1周，源于上周逛论坛的时候看到有人推荐Omni公司的Omnigraffle和Omnioutliner，顺便也试用了一下focus 这两天很是看了GTD一些博客，主要是你的Feed 今天一看到你的这篇新文章，我第一反应其实是之前在你的博客里有一篇投稿 www.gtdlife.cn—maciphone平台的gtd解决方案（一）──前言里面有一段是 3. OmniFocus。这个重量级的GTD应用软件一直陪我学习GTD，它实在是很强，最后强得我都不敢用它了……对于在用Mac端的OmniFocus进行GTD管理的朋友们，iPhone端的OmniFocus算是一个很好的延伸，但对于没有使用Mac的朋友. OmniFocus可能不太适合你们。所以印象深刻，我现在用来管理非常简单的个人事务，用下来感觉还不错。因为我现在没有职业，所以很闲，事情不多。另外，我没有好手机，所以只有mac端。我想讲一点mac端。我现在用下来的问题主要有三个，我觉得很没有发挥这个软件的最大效用： 1）Ctrl+Alt+空格快捷键随时在任意其他程序中，直接调出Inbox输入框，（我把spotlight快捷键删了）这个其实可以说相当重要，但是我很少用。我不知道怎么样才能养成这个好习惯，我一直习惯是打开软件，进入对应的项目视图，然后把刚才想到的东西写下来。 2）我基本上所有工作都是在项目视图和截止视图下检视的。非常重要的上下文视图我却很少看，但是我会在项目视图里把上下文都添加好。 3）我看完视频教程后，建立了一些场合，并且每个场合包含了恰当的几个上下文，并且把这几个场合放到了工具栏上方便查看。但是实际中我很少用。按理说场合也能极大的提高效率。PS，场合的建立方法为：选定若定上下文，点透视-窗口另存为-新建透视。然后可以自定工具栏，把新透视（其实就是场合）放在工具栏上。我现在主要的问题就是基本用的是截止视图，其他优秀的视图我基本不用。不知道该如何改正。希望可以交流。
2010-07-06, Apple2 写到: 我是选择了很多工具，后来搞的自己都烦了，干脆买个便宜的小本子算了，我发现，当一切东西付诸于纸笔的时候，它就会变得很单纯了，当然我的纸笔GTD也实现的不好，只是喜欢随手记了，只是说下我的看法，不要被工具左右了自己。
2010-07-06, DavidZou 写到: hi，感谢回复，我在微博里和大家进行了分享：http://t.sina.com.cn/gtdlife 其实别人认为重要的，或者非常棒的东西不一定适合自己，既然你不使用上下文视图也能够行云流水那为什么非使用那个视图不可呢？？？
2010-07-06, dollar 写到: 前些日子买了本《小强升职记》，已经拜读过了一遍。现在正在重新学习理解中。我用的智能手机是黑莓，它操作快捷，支持许多一键调出的功能，并满足文章中所提及的一些要求，但不是全部要求。 WIn，Palm，BlackBerry系统我都用过，现在因为正在用的手机是黑莓的系统，所以在尝试着在理解小说中所讲述的GTD理解的基础上，利用现在的平台找到适合自己的工具和方法。
2010-07-07, heky 写到: 如果再给“需要“的特征加上一个权重，比如有周视图的重要性为8分，能同步的重要性为5分，再针对每个候选软件打分。这样楼主就用上了完整的KT法里面的DA(Decision Analysis)了。
2010-07-11, sky 写到: @Bourne, 这个是不是要收费的？有没有破解的或者是免费的软件呢？
2010-07-22, 移动设备和数字新生活 | Coolxll's Secret Garden 写到: [...] 前些日子，还看过一篇很有意思的文章，作者是谈如何挑选合适的GTD软件的，其实万事万物都是相通的，作者这个以类似于必须（must）和需要（plus）标准挑选软件其实是一个放之于四海皆准的标准，在挑选数码设备中不妨也试试这个方法吧。 [...]