2011 我常用的雲端應用服務，開學季前的網路工作與學習推薦

很多時候，其實只要擁有一個瀏覽器，就能完成絕大多數的事情。我可以打開Google Docs開始寫稿，或者利用Cacoo畫完流程圖後貼入Evernote筆記；當然我完全能直接在線上檢查工作進度和行程安排；或者利用Gmail收發一些郵件，又利用Drpbox傳送檔案；有通訊需求時IMO能夠登入各種即時通；有情報收集需求時Google Reader就是最好的資料庫。

要完成上面這些工作與學習任務，除了瀏覽器，我完全不需要安裝任何一個軟體，也不需要手動同步任何資料，當工具與內容都以雲端為基地時，就代表只要可以上網，我就可以隨時在任何電腦裝置上開始作業。

繼前天介紹完「2011我電腦中必備的免費軟體下載，給工作與學習的備忘錄」後，今天要推薦的是我工作、學習上必備的，甚至是更常使用的另外一種軟體：Web App，也就是雲端應用服務，不管是即將開學的學生還是上班族，懂得善用雲端工具是可以增進工作效率的好方法之一。

• Google Docs：Google Docs全新協作功能上線，即時多人編修與對話通訊窗口
• 工具性質：線上文書處理。
• 解決需求：多人共同編輯，團隊檔案共享，製作公開問卷。

我從來沒有遇到Google Docs與微軟Office文件格式相容的問題，為什麼？因為我不會硬要讓他們相容！

Google Docs可以做到的事情其實非常明確，那就是便利的多人線上協作。我會說服合作者一起在Google Docs上開一個分享資料夾，讓大家把自己負責的文件傳上去，隨時都能互相編輯。

我甚至會說服合作者，直接到Google Docs開會，打開一份線上文件，大家在上面打字發言，會議結束時，會議記錄同時產生，後續還能讓每個人追蹤修訂。

這就是Google Docs能發揮最大效率的地方，我自己的Google Docs裡都是一份一份和他人協作的文件，一個一個與多人合作的專案資料夾，隨時都能追蹤分享，並且保持團隊資料的統一管理。

• Cacoo： Cacoo 線上中文免費畫流程圖軟體，即時協同設計多種企劃草圖
• 工具性質：線上繪製流程圖。

• 解決需求：臨時需要設計草稿圖、繪製組織圖表。

當然，Cacoo絕對可以當做是專業的線上繪製圖表工具。

但我自己選擇使用Cacoo的機緣其實是因為「臨時需要」；有幾次忽然有任務需要設計草稿圖，如果用Word或繪圖軟體慢慢畫的話不知道要畫到何年何月，於是找到了Cacoo，它有各種內建的素材可以直接套用，我只要組合在一起，需要的圖表或版型就出來了。

其實很多線上工具，正是可以用來滿足這類偶爾出現的需求，因為這時候裝個軟體太耗費時間，而線上工具登入一下就可以立刻開始使用。

結果更有趣的是，當我用了幾次Cacoo後，發現真的很順手，於是以前一些真的會用Word畫的圖表，現在也都習慣交給Cacoo完成了。

• Google Calendar：如何讓 Google Calendar 行事曆中的超級重要約會更容易辨認？
• 工具性質：線上行事曆。

• 解決需求：透過不同裝置、不同軟體讀取同一份行事曆。

我很久以前是桌面軟體Rainlendar的愛用者，不過後來工作與家裡電腦的行事曆必須同步，有了智慧型手機後又希望能讓行事曆自動同步到手機中。

這時候怎麼想，還是只有直接使用Google Calendar線上日曆最方便。

Google日曆本身的介面設計也很不錯，但對我來說這個服務無可取代的優點就是雲端同步。目前我的Android手機、iPad、兩台電腦、一台筆電，都是透過Google日曆讀取同一份行事曆。

當然，Rainlendar付費版也可以同步Google日曆，但這就表示我們最終還是需要一份雲端日曆資料庫，來當做自己行程安排最便捷的統合中心。

• Remember The Milk：Remember The Milk 線上待辦事項管理服務，隨時記住下一步行動（心得篇）
• 工具性質：線上待辦事項管理。

• 解決需求：分類收集不同工作裡要做的瑣碎事項。

我自己其實是「亂用」Remember The Milk，因為我並不把它當作真正的GTD待辦清單管理系統來使用。

RTM裡那些複雜深入的功能我都不理它，我只是會在RTM裡面建立很多個清單，每個清單代表正在進行中的一種工作，然後把這個工作相關的、必須執行的瑣碎事項、想法點子記錄進去。

例如我有一個「部落格題材清單」，專門記錄寫部落格文章需要的素材，就像某種垃圾傾倒場一樣，當我不知道可以寫什麼題目時，只要到清單裡隨便一找，就會有新的題材了。

另外我也會建立像是「XXX工作標準流程清單」，有些行政工作會重複做，而且有麻煩的標準流程，這時候我會建立一份標準流程清單，當我執行時把流程裡一個個已經完成的環節劃掉，循序漸進，也保證我不會忘記某個小細節。

• Gmail：我愛上使用 Gmail 的10個理由
• 工具性質：線上郵件系統。

• 解決需求：最佳化每天的郵件收發流程。

千萬不要在電子郵件上花太多時間，但是也不要害怕打開你的信箱。

我自己奉行著「[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧」這篇文章裡提供的精神，在固定的時間裡快速處理郵件，讓郵件要不就是處理完畢、要不就是分類收藏，要不就是進入待辦清單中。

Gmail的優點正是它有很棒的自動化過濾、管理功能。其中務必要學會怎麼善用的三大功能分別是：「優先收件匣」、「工作表」與「自動篩選器」。

收發郵件是基本需求，而聰明的管理郵件是滿足更高層級的需求，我這邊推薦使用Gmail的原因，也是著眼於它內建聰明易用的管理功能。

• Evernote： Evernote 4.5 新增錄音筆記，與需要雲端數位筆記本的四個理由
• 工具性質：線上筆記服務。

• 解決需求：建立個人的線上知識庫。

Evernote如何好用應該常看電腦玩物的朋友都知道。

而從雲端的角度來看Evernote，它的用途就在於不管你是學生還是工作者，建立一個自己可以隨時取用的專屬知識庫是很有必要的。

我相信資料留在雲端比留在硬碟裡更不容易損壞遺失，也更容易查詢檢索。當然像是Evernote可以同時有線上和本機的資料庫備份就更加保險了！

而建立起一個收藏個人想法、計畫內容的資料庫後，你會發現自己終於可以慢慢「累積」東西，任何時候都能把一閃而過的點子趕快丟進資料庫，並且任何時候也都能從資料庫裡找回需要的素材。

• Google Reader：Google Reader 閱讀器發揮最大效率的13個簡單關鍵技巧
• 工具性質：線上新聞閱讀器。

• 解決需求：集中管理所有情報來源。

資訊是工作必備的素材，而Google Reader是獲得素材最好的通路。

我看到自己周遭認識的部落格站長和同事，幾乎每個人都或多或少有使用Google Reader閱讀的習慣。一點都不誇張的說，如果你有接收新資訊的需求，那麼Google Reader是最好的工具。

而如果你有大量情報收集、管理的需求，那麼不使用Google Reader，就好像你明明可以坐車卻偏要走路一樣的不合情理。

打開Google閱讀器，用最適合我自己的方式分類資訊來源，管理收集到的情報，這不會是一蹴可幾，但慢慢累積後，你就能擁有最適合自己的資訊通路，比他人更快掌握關鍵的訊息，也更容易從多方訊息中明辨是非。

• Instapaper： Instapaper 網路好文暫存，從稍後閱讀、舒適閱讀到認真閱讀
• 工具性質：線上稍後閱讀服務。

• 解決需求：在資訊衝擊下喘口氣，有些東西值得你好好讀。

懂得收集情報資訊只是第一步，更重要的第二步是懂得怎麼吸收與應用資訊。

當然，我們的目的並非只是做一個「什麼都知道」的人，而是要做一個「能夠善用情報」並做出更有效工作成果的人。

所以內化資訊的過程是很重要的，我個人很推薦使用Instapaper這樣的稍後閱讀服務，把一些重要的文章暫存下來，並且每天規劃一定的閱讀時間，讓自己能夠好好吸收、整理與思考。

雖然我：「在網路上沉迷於閱讀的一天，我對網路閱讀的心得與方法分享」，但我並不想做資訊狂人，而是希望快樂且有效率的閱讀中，有些東西真正能促進我的成長。

• Google自訂搜尋引擎： Google自訂搜尋引擎 - 打造個人資訊檢索系統，這樣做才叫強大
• 工具性質：線上個人檢索資料庫。
• 解決需求：研究者都需要一個自己的Google。

如果你在學業上必須研究一個大型的論文計畫，或者你在工作上必須追蹤某個領域的資料，這時候逐步建立自己的專屬搜尋引擎會很有幫助。

例如我自己建立的「中文電腦資訊部落格搜尋引擎」，就是我在研究資訊領域題材時很有用的工具。

當然，我花了一兩年的時間慢慢建立這個搜尋引擎資料庫，會花這麼久，除了裡面收集的網站很多外，另外就是我覺得資料整理本來就應該是漸進的過程，除非真的火燒眉毛，要不然邊做邊整理才是最有效的方法。

因為Google搜尋並不專精，所以如果你正準備深入研究某個領域的主題，那麼就開始慢慢把相關資料網站加入自訂的搜尋引擎中，以後找資料會方便許多。

• Dropbox：Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛？10個我最常被滿足需求
• 工具性質：檔案同步服務。
• 解決需求：整理、分享、攜帶檔案的便捷方案。

我推薦使用Dropbox，是因為這個服務可以帶給你管理檔案的新思維。

Dropbox可以化身成傳輸線、隨身碟（Dropbox 虛擬USB傳輸線、記憶卡，行動裝置上的傳檔心得教學），不僅在多台電腦之間方便的傳送檔案，而且在手機等行動裝置上也是移動檔案的便利選擇。

另外Dropbox更是學生、上班族最好的重要資料備份工具（Dropbox 今天救了我一命：已刪除檔案救援與舊版本資料還原），一些不小心刪除，或是不小心把重要版本覆蓋過去的檔案，都能利用Dropbox還原。

此外當我在外部電腦要把大檔案回傳給自己，那就直接傳到網路端的Dropbox，就能自動同步回家中與辦公室裡的電腦了。

• imo： imo 簡單好用跨手機、線上即時通，多帳戶,可傳檔,儲存對話紀錄
• 工具性質：線上即時通。
• 解決需求：臨時可替代的整合通訊工具。

線上工具的優點就是非常有彈性，能夠在更多臨時情況快速解決任務。

雖然我不愛聊天，但工作、學業上還是少不了用即時通來溝通重要事情，而imo這個線上服務可以整合MSN、Skype、facebook、GTalk等多樣化的通訊帳號，也解決了某些電腦上沒有即時通的困境。

• Doodle： Doodle MeetMe 個人約會行程邀約表，請朋友挑我有空時間約我
• 工具性質：線上揪團服務。
• 解決需求：大家直接投票表決活動時間與地點。

學生一定會有各種出遊活動，上班族也可以需要辦一些聚會，這時候要負責喬時間、喬地點的人最累。

而Doodle這樣的工具就能利用一個線上統一平台解決難喬的問題，只要在上面建立一份揪團投票清單，然後讓大家上去回報自己有空的時間，接著統計一下就能知道聚會要訂什麼時間地點了。

負責人也不用再苦命的和大家溝通聯絡囉！

• Google Maps：Google Maps 、UrMap 台灣地圖路線規劃服務超級比一比
• 工具性質：線上地圖。
• 解決需求：建立行程規劃或旅遊日記。

不管是工作或學習之餘，給自己規劃休閒旅遊也是很重要的。

而最後推薦Google地圖的原因，當然不是因為它能查詢地址而已。更重要的是Google地圖有「建立新地圖」的功能，可以規劃屬於自己的路線圖，或是追蹤自己的旅行足跡。

像我自己會習慣建立大旅行的路線圖記錄，這樣以後不僅可以回味，旅行的當下也是很好的參考指標。

• 小結：透過雲端一起合作

經由前面推薦了幾個成熟、有用的雲端服務後，大家應該也可以看出雲端最大的優點其實就在於同步、合作與分享。一些原本單機軟體不容易做到的功能，在線上工具裡輕而易舉的就能達成。

所以在前幾天推薦了免費軟體清單後，今天接著分享了這篇網路工具清單，希望能帶給各位即將開學的同學，或是已經在職場打拼的工作者，一些值得推薦的、又能增加工作學習效率的新方法。

而上面許多資料、情報的雲端管理方法，也在最近我一起合作的新書「社群情報力」中有更深入的分析，同樣推薦有興趣的朋友可以參考看看。