時間精省的資訊管理法則

又到了一年的尾聲，翻開記憶的櫥櫃、回放歷史的膠卷，從過去的一年當中感到自豪也從中反省。每逢此刻，所關注的IT Blog 們幾乎無一倖免地都端出了年終回顧或者展望預測的 Top10。反觀自己，在這個微博發燒的當頭，還能不離不棄地在這個尷尬的小空間偶有更新，也算是聊表當初2009年底許下的願望之一吧！

上頭題外話了，為了跟上潮流，我也得端出點什麼東西才行！就在新的一年，我也對過去一年的資訊管理方式做了一番反省。我想我算是比較少數的一群，每天都要看個 30~50 篇的 RSS 訂閱項目、3~5 個新聞聚合網站 加上 facebook, twitter, plurk 等等...。身旁似乎少有這樣的朋友，若是你也是跟我相似的一群，那希望這篇尷尬的分享能裨益甚多。

有人說 2010 是行動起飛年，小弟也於(去)年底敗入水果手機乙支 (未來也許會陸續和大家分享實用有趣的 iOS App)，初嚐行動派人士的生活。的確，帶給生活的衝擊不容小覷，許多資訊管理上的流程，雖然變得更加多元，但也更發散，需要更多的智慧來管理。

如同先前發表過的 避免資訊超載的標準作業流程，工具和習慣會隨著時間和技術演進，方法當然也會隨之應變，特別整理出來和大家分享，也當作自己日後奉行之圭臬。

如上圖，對於資訊管理上，我主要有三大需求：1. 資訊來源 2. 資訊收納 3.資訊檢索。往下再分成兩大項：1. 屬性(該需求之特性) 2. 動作(為了讓這些需求更高效率所採取的行動)。這樣說應該不會很抽象吧，倒是有一點物件導向，anyway，來看看我在 2010 年都與哪些工具為伍吧！

1. 資訊來源(資訊的取得)
很顯然的，你要有來源才需要去煩惱之後的事。看看屬性吧，在這裡我簡單分成軟硬兩類，硬的部份主要是因為行動裝置的興起，資訊的取得已經不再侷限何時和地，而是隨時隨地了。但由於螢幕大小以及操作上的限制，手機畢竟和桌機筆電有一定的區隔，因此針對資訊來源不同的硬體屬性，我對待這些資訊的方式也有所不同。另外就是軟的部份，也就是內容(content)的各個來源，譬如說：信件、RSS訂閱項目、社群網路等等...。

那麼針對資訊的取得，我有什麼樣的需求呢，看看動作的部份吧：1. 過濾(精準的資訊取得，讓我想要的資訊自己跑進我的口袋) 2. 呈現(以最有效率的方式閱讀)。

網路上已經有許多來源過濾工具，像是 Google Alert 可以讓你訂閱特定關鍵字，讓出現過特定關鍵字的新聞、博文可以自動過濾出來給你。又或者你對於某個網頁有興趣，但是他又不屬於新聞源的那種網頁(簡單來說就是不常更新)，你可以利用 FeedYes 監控這個網頁的更動，並且將這些更動轉化成 Feed 跑進你的訂閱清單。

呈現的部份，利用 Google Reader 進行閱讀的話基本上不會有太多的干擾，但是長篇文章我並不喜歡在 Reader 當中閱讀，我往往會先放到待讀清單，之後再去原始網頁閱讀。有時候就會遇到，網頁字太小或是廣告很多的囧況，此時一個可以把重要內容取出，並且以適合閱讀的排版呈現的工具就變得非常必要。近期我推薦的工具 打造專注力 up 的網路閱讀環境 - iReader，已經成為我的必備工具。

2. 資訊收納(資訊的吸收與歸納)
這個部分承先啟後，工具五花八門、理論天花亂墜，算是最困難也最彈性的部份。化繁為簡、化繁為簡；好的管理就是要越簡單越好，越能照本宣科、有跡可尋，就可以省下多餘的思考時間。

來看看屬性吧！資料類型(資訊本身對你的意義)：1. 他可能是你寫作的題材，就像我寫 blog 一樣可能是因為看了某篇文章而有靈感，當然資訊不限於文字，也有可能是多媒體等等... 2. 他可能是你研究的參考文獻 3. 也可是一些你有興趣但是現在用不到的資源 4. 或者是一些有趣的玩意，你想要和朋友分享...；這樣的分類因人而異，不過我想每個人都要在這方面下一些功夫，釐清一下平時面對資訊的時候，你會有怎樣的需求，並且稍微針對他們稍微分個類，為什麼要這麼做呢，看看動作的部份吧！

動作基本上也是列出一些我在收納資訊的過程中，會面對的子項目。

I. 待讀：大部分的時間我都會盡量把資訊來源弄到單一的 Google Reader 當中，讓我可以在一個統一的地方進行資訊取得。在 Reader 當中的閱讀行為比較偏向快速掃描，遇到有興趣的文章或是一些長篇大論，通常我都是隨手加入待讀清單，之後再統一慢慢消化，推薦的服務就是 instapaper。題外話，在手機上我也不習慣看長篇文章，幾乎都是快速掃過然後加入待讀清單，等到我回到桌面環境在細讀。

II. 書籤：針對資源類型的資訊，也就是有興趣但是現在用不到或者日後可能會用到的資訊，就會加入書籤。個人推薦的服務是 Diigo！

III. 群組化：針對題材、參考類型的資料，因為他們彼此圍繞同一個主題，所以個別將他們存成書籤似乎不是那麼恰當，無法凸顯他們之間的關聯性。可以利用筆記軟體 Evernote 或是簡單的 Google Docs 將這些資源，給群組起來。

IV. 分享：一些有趣的玩意，經常會透過社群網路分享給朋友。同一個內容要重複發佈在不同的社群網路是一件麻煩的事，所以要很清楚你的自動同步圖譜，可以參考 如何利用 AutoPost 組織社群網路的訊息同步。另外 Ping.fm 也是一個值得推薦的聚合發佈平台。

3. 資訊檢索：
最後，資訊管理的最終目的，就是形成自己的龐大知識庫，日後有需求的時候可以用最快的速度找到之前的準備。看看屬性吧：軸向！資訊本身不斷的引用參考，像是在探勘煤礦一樣，越來越往下深入，這屬於縱向的深度，讓你對某件事務透徹的了解。此外，不同資訊之間也有些觸類旁通的特性，廣徵博引下經常能迸出新的想法，屬於橫向的關聯。

那麼，針對上面的屬性有什麼樣的動作呢？

I. 標籤：東西要分門別類這道理從小多少都從媽媽的口中有所耳聞，這是群組化的概念，對於同一主題的知識，這麼做可以讓你針對該主題萬無一失，了解透徹。但是，別忘記了 tag 這個神奇的東西，你可以將一個資訊分類到一個群組，但是你卻可以賦予他無限多個 tag。標籤可以說是一個比較抽象的屬性。試著以比較抽象的方式來給定標籤，日後以標籤搜尋的時候，往往帶給你意想不到的觸類旁通效果，屬於橫向的關聯。Diigo 就是一個可以分群組也可以下標籤的書籤服務！

II. 客製化搜索：收納的時候因為資訊的不同特性，你會採用不同的手段或者服務來存放。但是當任務橫跨多種特性的時候，你可能希望有一個統合的搜尋引擎可以一網打盡，那麼你可以利用 Google Custom Search Engine 這個服務，參考：除了 Google，你應該要有屬於自己的一套搜尋方法 和 線上書籤太多太亂，找不到印象當中的資料嗎，讓 Google 幫幫你

III. 社群搜索：有時候分享的東西，日後也有一些參考的價值，譬如說哪一天你想要給你久違的朋友看看你一個月前的分享在臉書的爆笑影片。Trunk.ly 這個工具就可以派上用場，可以參考 統一管理你的分享連結 - Trunk.ly

總結：無頭無腦的分享了這麼多，其實這三個環節是很難獨立分割的。怎麼收納會影響到你怎麼檢索、不同的來源會導致你不同的收納策略，這些都是環環相扣的，絕不是像上面那個圖譜那麼簡單。這篇文章只是我自己試圖在這錯綜複雜的關係當中，訂定一個遵循的模式。

舉例來說，來源是手機，收納就是進待讀清單，然後資料類型是備用就用書籤網站收藏，是題材、參考就用 Google Docs 群組化，是分享就用 AutoPost 機制或是 Ping.fm 散佈。凡事有遵循的依歸，效率自然就會提昇，2011 年希望效率能夠更上層樓，多點時間來跟諸位分享！最後，祝各位 2011 年新年快樂 :)

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