重拾时间管理

本文来自读者 @Thinkbond 投稿分享。

亲，你管好自己的时间了吗？

这句话是我能想到的最委婉的提醒自己珍惜时间的话。近期多角度、多方位、多种类的杂事（stuff）袭来，让经常以“时间管理爱好者”自居的我的状态多少有些波动，同时也体现了“兵马未动，粮草先行”的重要性：不把粮草准备好，兵马打起仗来就没有安全感。要改变，第一步就得坦诚面对问题：最近的 抗干扰能力就像考场手机信号屏蔽一样弱爆了，这是拖延症的典型表现之一。

下面，借助对几年来实践时间管理方法的回顾，重整思绪，突破瓶颈，恢复状态。

一 摸爬滚打

3年多GTD迂回之路：盲目模仿使用纸笔1个月，转战“单机”软件 MLO约半年，尝试可在线存储的 Doit.im等若干工具约1年，有了传说中的神器palm四大天王很有爱1年，Blackberry到手后简洁的NextAction吸引了我半年，Android下简化为Calendar与Web同步稳定有效使用半年，定格IOS下 Omnifocus（ 注：不是我不会算数，而是我也搞不清工具间切换的具体日期了，大多都是交叉重叠使用）。

总结： 形成系统很重要！

有如此复杂的工具使用经历，主要有两点原因：

1. 最初受限于购买能力，无法一步到位使用向往的工具；
2. 当前的环境下，有效的时间管理方法还没有得到普及，致使很多人走了不少弯路。

另外补充一点，Palm手机信号时有时无，Blackberry知趣的失踪，Android另找新欢等一系列事件，也为进化到IOS平台作出了不可磨灭的贡献，在此纪念它： Palm650、 Blackberry 8700、 Samsung S5570。

二 渐入佳境

大约半年多前，也就是入手Android一段时间后，当时作了一篇小文《 个人综合管理系统Android版》总结，已经形成了较为系统的工具集。在此将当时文中未更新的部分写在这里供Android平台的朋友们参考：这里指的个人综合管理，泛指对个人 时间、知识、思维的管理，除原文介绍的内容外，主要针对知识管理以及时间管理进行了改进。

• 知识管理：将Wiz替换为Evernote，主要是因为用户体验方面的差异巨大。
• 时间管理：将 Doit.im去掉，简化为Google日历与手机自带日历同步（使用Exchange近似推送PUSH功能）+ 笔记的方式。减少了不少多余的操作，但也带来一个隐患：GTD中的 回顾功能实现度较低，仅仅可以通过日历查看重大任务节点。至此，Palm OS、Blackberry OS、Android OS三大智能平台均已尝试。

三 系统形成

因为一次偶然的机会，2012-3-11在苏宁购入iPhone 4S，正式接触IOS。有了之前智能系统的使用经验再看IOS的用户体验，的确感受到了质的不同。更重要的是，这些体验正是我所需要的。

Google了众多热心网友分享的IOS GTD实践心得，外加一个神级（包括高昂的售价和单一的平台）的软件Omnifocus和其完善的 视频教程。仅仅最便宜的iPhone版也卖128元，在此之前，从来没有想象过，我会买这么贵的手机软件，都可以用来买部老年电话了。

得益于之前掌握的理论基础（ GTD、 ZTD），很快便整好了IOS平台下的个人综合管理系统。下面以时间管理为例进行总结：

前言

但凡涉及底层的东西，都与个体紧密相关，也就是说，以下的内容是 完全基于个人特点（所处的环境、现有资源、工作生活习性）深度定制后的时间管理系统。而且，我越来越坚信，最好用的系统也必定是经过深度定制的。对于想尝试的朋友，建议：先去打好理论基础，结合自己的特点与目标需求，定制属于自己的系统。但，不要花太多时间，据说工具的挑选是个瓶颈。而且，网上已有各种各样的优秀的系统的总结供你参考。

注：请确保看过前言了。

0. 总览图

请到这里下载大图观看： 快盘/ 新浪爱问共享

按照流程执行顺序（收集→处理→组织→执行→回顾）分别介绍，最后再附一些Tips。

注：此流程非GTD原版流程，乃个人定制调整后的，仅供参考。关于文中所列软件的具体用法请参考自带帮助或搜索，为节约篇幅，本文不再详述。

1. 收集：清空杂事，专注当下；深度收集，分类存放。

• 用到的工具：以 Omnifocus为主线，整合Evernote、笔记本（纸）、电脑文件夹等。
• 具体做法：想法/任务/信息 →记录到纸质笔记本/纸条中→空闲时间集中录入到Omnifocus（简称OF）中的收件箱。

2. 处理：将OF收件箱中的杂事(stuff)分解成 下一步行动(即具体可行的步骤)

• 用到的工具：Omnifocus、纸笔；
• 具体做法：思考收件箱中stuff的解决办法（即一个或多个下一步行动），判断该Stuff是否可行来确定继续处理还是将其归类到”将来也许“清单、”等待“清单或者直接删掉。如果可行，则考虑预期目标并进行步骤分解。在这里， 处理的输出物就是存放在Omnifocus收件箱中的一个个具体的行动。

注意：分解的行动(Tasks)必须为 动词开头（意即可执行）。

3. 组织：计划每个“下一步行动”

• 用到的工具：Omnifocus 、 Clear、Calendar（自带）；
• 具体做法：找个相对完整的时间，打开OF的收件箱。逐条审视，并按照以下步骤判断：是否”2分钟“（泛指很短时间）能完成？如果是或者对于类似购物备忘、查检表清单等，就交给Clear；有明确期限的单个任务放入神圣的日历（Calendar）。最后一个步骤是赋予属性： 分配情景Context（OF里叫“上下文”）→ 分配项目（OF的将任务“下钻”至另一任务或项目中的功能很不错）→ 分批时间计划。

以上内容适合每日有3-5个任务的情况，如果每天的任务数较多，就需要考虑一些技巧。

• 每周一标注当周的重要日程（OF里有旗标功能）；
• 每天早晨标注 3件最重要的事。

这样，在执行时就可以按照旗标的顺序依次执行，有的放矢。

对于类似读书清单类的任务直接用Single Action Group来代替新建一个Project以方便操作。

例如，我将每天早晨比做的几个小任务打包成一个晨间序列。

我的晨间序列中包含以下子任务：

• 背单词
• 定计划
• 阅读RSS
• 确认员工安排

每执行完一个在OF中打一个钩，同时自动生成了明天的任务。

4. ★ 执行： 按情景（上下文）批量处理任务，多 使用小系统（小系统是指在日常工作生活中，积累下来的优秀操作模式），必要时用番茄时间防止分心。

• 用到的工具：Omnifocus
• 具体做法：根据当前所在的情景（比如办公室）选择对应的下一步行动去执行。因为这样批量的去进行，效率会很高，避免了“换线”。其中OF有个有用的功能，可以通过视图按钮选择“可用”，这样过滤出的下一步行动都是当前可操作的内容。
• 选择当下要做的下一步行动，参考四条准则 ：

• 场合：在步骤中加入动词有助于确定情景
• 时间：首先准备好充足的时间
• 精力：注重休息与锻炼
• 轻重缓急：考虑了前面几项因素后，再调整好心情就可以全心干活了！

• 优先做自己时间管理系统内的下一步行动；
• 利用收件箱将突发事务过滤（延缓执行紧急但不重要的），专注在手上的工作；
• 规划的时间：找个空档时间，静静思考，处理类似每周检视的事情。

减少干扰源，小事集中处理，尽量保证每天有充足的免打扰时间段。

开动前，准备好身、心、相关材料，哪怕是一小点的开始也很有价值。

具体执行时，可每天分别设置当天“ 必须、应该、可以”做的3件事，这样更易执行。（借鉴了网友“@无尽之眼”的敏捷个人方法）

必要时使用番茄计时器/关闭网络/找“小黑屋”。

5. 回顾：（每周/每月/每年）确保整个系统运行正常，承先启后，反思改进。

• 用到的工具：Omnifocus（如果有Mac或iPad会好些，iPhone里回顾功能较弱）

1) 周回顾（每周六）

• 清空收件箱（Omnifocus、Evernote、笔记本）、收藏夹（foxmail、微博、Chrome）
• 查看Omnifocus所有的任务清单及行动清单，确认上周完成情况
• 查看日历（拟定下周日程）
• 查看本周做的笔记（想法、记录等）

2) 月回顾（每月底）

• 从“六个高度”分别检视本月内容；六个高度的内容在《 搞定》中是指：

• 50000ft：人生目标、价值观；
• 40000ft：三年后事业及个人愿景；
• 30000ft：一年目标，每年检视日记，制作出年度计划；
• 20000ft：角色责任，对照自己关注的范围，进行确认；（将Project Folder设置为各种角色，如个人修炼（含读书、体育锻炼等）、工作项目（工作中所担任的各种角色要做的项目）、杂事）
• 10000ft：项目，使用Omnifocus分解为下一步行动，并做好每周回顾；
• 跑道：下一步行动，使用Omnifocus批量处理；

• 初步拟订下月计划

从六个高度，按照心智，健康，家庭，工作，社交，娱乐，理财7个类别进行回顾。这可帮助自己掌控方向，避免失衡。我觉得六个高度好像一个知识系统，让我可以随时检视人生的方向哪部分自己还不清晰，并进而引发自己学习的方向。

一些Tips

1. 小系统常态化：建立/固化可信赖的小系统

• 将重复、例行、特定环境、条件相对固定的事项归类，建立起小系统。
• 流程：探索→归纳→固化→改进

2. 简化：通过OF的视图选项减少与当前无关的事项带来的干扰。

这样就不需要删除任务了，平时只需在视图选项设置为“可用”，到回顾时可以选择为“全部”，避免漏项。

3. 信息/文档的管理

• “实体”文件：Total Commander(文件管理)/Everything（文件搜索）/金山快盘（文件同步）/IrfanView（图片处理）
• “知识”文件：Evernote/微博/博客/备忘/iBooks笔记/思维导图
• 简化“桌面” (办公桌面、电脑桌面、硬盘等）

4. Omnifocus使用习惯总结

• 【空闲时】查看Omnifocus中“预测”和“已标注”（旗标），执行；
• 【来电时】开始录入Omnifocus或纸笔（时间紧的时候），最终汇入Omnifocus“收件箱”；
• 【临睡前】使用Mac版Omnifocus整体/批量调整各种项目/想法；
• 【周末】用Mac版Omnifocus回顾及下一步计划准备。

三 还没结束

工具再好用，它也仅仅是工具，无法代替你判断、思考。本篇文章还仅仅停留在“术”的层面，后面还有很长的路要走。

希望有一天，现实社会中的人们不再被单一价值观绑定，找到真正的快乐！

注：

• 关于“六个高度”请参考《搞定》或优秀的GTD类网站，如 褪墨、 永锡博客等；
• 关于Omnifocus，软件本身较为复杂，请参考 http://www.asianefficiency.com/omnifocus/及官方视频；
• 关于“小系统”请参考胜间和代的《时间投资法》或 战隼的学习探索相关文章。

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