半数员工都在家上班的少数派,推荐这些远程协作好工具

标签: 员工 上班 少数派 | 发表时间:2020-01-29 14:10 | 作者:老麦
出处:https://sspai.com

Matrix 精选

Matrix 是少数派的写作社区,我们主张分享真实的产品体验,有实用价值的经验与思考。我们会不定期挑选 Matrix 最优质的文章,展示来自用户的最真实的体验和观点。

文章代表作者个人观点,少数派仅对标题和排版略作修改。


远程办公本来是基于网络和工具的不断进化,带来的一种更先进的团队协作模式,这种模式可以突破地域限制,帮助组织面向全球招揽合适的人才,同时也有助于降低办公成本。万万没想到在今天这个特殊时期被大家反复提起,在目前的情况下,启动远程办公,减少聚集接触,确实有助于疾病传播的控制。但远程办公并不是适合所有人,工具选择也各有偏重,我们基于过往的经验,盘点一些协作工具的相关内容,希望能给大家一些指引和帮助。

为了方便大家快速定位,我们将远程工作中的几个关键需求分拆为即时沟通、文档协作、任务看板、文件传输、会议讨论五个部分,先从上手即用的单一工具开始盘点,大家可以根据自己的需求进行定位选择。最后再针对需要系统配置的企业微信、钉钉、飞书三个综合性团队协作工具进行简单对比解析。

注:有部分比较好用的国外工具,因为监管原因,在国内不能使用,这里就不再赘述了。

单一功能的工具

即时沟通

即时沟通主要是 IM 文字类的通讯工具,用于必要的线上沟通。当然,最简单直接的就是微信拉群,但因为微信会与私人信息混淆,且文件容易失效,所以只适合临时应急,不推荐团队长期使用。

Slack

放眼全球,目前最优秀的团队即时沟通工具依然当属 Salck,也是全球最热门、增长最快的 SaaS 创业公司之一。它的特点是优秀的分组(频道)管理功能,就好像把线上沟通分成了不同的小会议室,可以选择开放或私密,灵活管理。在聊天功能和界面上也有大量的创新,表情回复可以避免无效刷屏,嵌套回复也是将信息归类,可以让其他人更完整地看到某一个话题的讨论。

Slack 最强大的还是开放的机器人系统,可以通过其他工具的开放接口,自己定制不同的 bot,自动在对话框里推送任务、数据等通知,配合自定义的消息推送机制,实现高效的团队沟通。我派付费使用 Slack 接近一年的时间,功能体验是非常优秀的。问题主要在于中文化和网络互通稳定性不够好,如果团队没有这方面的障碍,可以好好研究利用,Power+ 小组也专门出了一些使用指南和对比体验,供大家参考。

深度阅读推荐:

QQ / TIM

为啥推荐 QQ 呢?作为最早从 PC 客户端演进过来的通讯工具,QQ 保留了大量适合协作的功能,比如大文件传输、稳定的多人通话、屏幕共享演示、聊天记录漫游等,这些都是团队沟通中常用的功能,QQ 不仅在功能上比微信全面、完善,每个功能点的完成度也很高。可能有不少人都已经放弃 QQ,但其实它的功能一直在优化,对于以沟通需求为主的团队来说,可以重新去下载试试。

当然,基于 QQ 为企业打造的 TIM 也是不错选择,有在线文档、日程管理的支持,但不知道维护情况怎样,毕竟算是比较边缘的项目,投入资源应该相对有限。

我们在远程协作主题播客里曾谈及 QQ 的优势,具体请见:

文档协作

文档协作主要是针对规划解析、会议纪要、合同条款等内容的在线预览和讨论需求,由于内容量比较大,不适合在即时聊天工具里面沟通,需要单独的协作工具来解决。传统模式就是 Word 里面的批注功能,需要保存不同版本的文件,传来传去。

Notion

近两年异军突起的文档协作工具,Notion 跟 Slack 有些类似,都是以某一个功能为中心,进行其他功能的聚合。除了基本的文档笔记功能,官方提供的使用模板就更多了:团队 Wiki、待办事项、笔记和草稿、设计规范、阅读清单、每周议程、团队日历……甚至是路线图,你都可以在 Notion 里完成。正如官方给它的定义:一款「将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台」。

正是因为 Notion 模版的开放性,以至于我派的开发团队,完全使用它进行产品开发的项目管理了。当然,作为功能丰富的海外工具,Notion 的使用门槛也偏高,除了中文本地化,也需要对 Wiki 知识库、任务管理等工具有一定的了解,才能更好的驾驭它。

深度阅读推荐:

石墨文档

石墨作为老牌的在线文档工具,也是我派一直在用的产品,主要是设计比较简洁,功能又基本够用。除了编辑器的稳定性,石墨文档主要是权限设置功能比较丰富,可以向陌生人分享阅读和编辑权限,也可以设置密码访问,适合不同的需求和场景。同时支持 Word、PDF 格式的导出,可以在在聊天和邮件中便捷发送。

文档工具其实并不好做,光多人同时编辑的稳定性就非常考验技术支持能力,而一旦出现 Bug,数据丢失,后果也非常严重。石墨在各个浏览器打开,协作编辑能力都比较稳定,值得信赖。

WPS Office

WPS 目前应该是国内兼容微软 Office 做得最好的产品,近两年界面设计也更加简洁,还推出了团队协作功能。云文档默认为每位用户提供了免费的 1GB 云存储空间,不仅支持实时同步、查看编辑记录,还支持全文检索、历史版本等功能,可以在所有支持标准 HTML5 浏览器上登录 WPS 账号后,在任何场景下实现全平台创作。

对于标准文档比较多的团队,比如合同、表格等文件,可以尝试用 WPS 来协作试试,相对 Office 协作来说,免费使用门槛比较低。

深度阅读推荐:

iWork 套件

如果团队成员都是 Mac 电脑,其实 iWork 套件也提供了不错的在线协作功能。而 iWork 其实是首要保证文档的一致性,在不同的设备上都能保持一致,而且不需要使用者自己去调整,所以限制了一部分编辑功能(例如自动生成目录),也放弃了离线功能。再辅以之前提到的在「批准与修改」中的「接受或拒绝」修改的功能,尽可能避免了文档冲突这种烦心的情况出现。

深度阅读推荐:

任务看板

看板是团队协作中,对个人任务的另一种呈现形式,可以按照不同的项目或者流程来定制看板,查看进度,是在即时沟通和文档协作之后的进阶能力。

Trello

应该算是看板工具的鼻祖,以看板为主的项目和任务管理工具,同样简洁易用,且大部分功能是免费的,我派也在很早就启用 Trello 进行选题管理和稿件排期。它的特点是可以根据行业的需求进行工作流的灵活定制,包括市场营销人员、项目规划师、软件开发者、高校老师、人力资源经理、婚礼策划师、全职父母,还有旅游规划师等等,都在根据自身需求来个性化地使用 Trello 这一可视化工具。

深度阅读推荐:

Teambition

Teambition 是本土工具中,接近 Trello 功能又比较多的工具产品,发展了很多年之后,已经被阿里收购。本土工具的优点就是中文化和响应速度都很好,我派主要用来做目标管理和商务流程管理。它的特点是创建项目时提供了 40 多种模板,涵盖了产品研发、市场营销、行政人事等多个方面,每个模板都有已经划分好的任务流程,只要找到合适的项目就能快速创建项目并设置好任务列表。

深度阅读推荐:

文件传输

主要针对视频、批量图片、程序等大体积文件的存储和传输,也是团队协作常见的需求。

坚果云

坚果云是国内较早的文件同步服务,定位更偏向于办公和团队协作。这意味着它需要在连接的速度、稳定性,以及整个系统的设计上做出足够的努力。

坚果云的核心优势在于同步盘功能和文件共享,无论将其用于重要文件夹的存档和云同步,还是和同事们之间分享大文件,坚果云的表现都很亮眼。

深度阅读推荐:

奶牛快传

奶牛快传 是近两年起步的网盘工具,非常适合进行大文件线上分享。它不需注册就能直接上传和下载文件,最关键的是,上传下载速度都非常快,完全不限速,也不限制文件体积大小。它的移动网页版和 iOS 客户端还支持直接预览多媒体文件,免除反复下载的痛苦。如果你经常需要和他人快速共享文件,特别是大文件,奶牛快传一定可以满足你的需求。

会议讨论

团队协作中,总有一些需要讨论的问题,比如关于目标规划的确认,关于项目执行的细节,服务于会议的工具就应运而生了。会议的通话部分大家可以选择 QQ、Skype 、 ZOOM小鱼视频 等专业产品进行解决,小鱼也是国内较早提供音视频会议功能的企业服务,对于普通网络的多人视频会议有更好的优化支持。我们这里主要介绍一些会议过程中的相关工具。

Explain Everything

远程白板工具,我们可以将会议转化成一块共享的白板。然后再将这块白板分享给参与者,他们在 App 内输入分享代码,就可以加入参与编辑。

深度阅读推荐:

会议桌

一个专门根据会议需求定制的本土协作产品,特点是运用 WebRTC 的最新技术,无需下载安装任何插件,在网页中即可享受便捷的语音、视频服务。同时提供共享白板,共享文档展示的功能。

深度阅读推荐:

综合团队协作工具

前面盘点了一些独立工具,接下来把几个大综合团队协作工具解析一下。综合协作工具,就是集成了多个功能,并且将功能打通,形成完整工作流的工具。这类产品的开发和维护要求较高,基本只有头部互联网公司才能持续投入,目前比较成型的也就腾讯、阿里、字节跳动三家。

企业微信

企业微信是基于微信的通信能力,整合了企业内部通讯录和工作台,工作台当中包含日历、会议、文档、微盘等基本功能,在第三方应用平台,还可以找到考勤、财务、CRM、云 OA 等大量应用,还有腾讯自己开发的 TAPD 看板应用。

企业微信整体来说,更像一个中间平台,没有针对核心功能做深度的调整,比如即时聊天部分,只比微信增加了已读状态,日程和文档也相对独立,没有进行深度的打通。因此企业微信比较适合对工具依赖不强的企业,可以接入自己的 OA 系统到企业微信工作台,主要用它的聊天和通知功能。目前企业微信开启了微信用户的互通能力,就是企业微信成员,可以跟微信用户拉群沟通,比较适合大量外联沟通需求或需要社群管理的组织来使用。

钉钉

钉钉是阿里投入巨大的企业服务产品,据说是源于当年【来往】产品的失败,原班人马针对中小企业需求打造了钉钉。钉钉的定位则更偏向于管理,围绕即时聊天,把日程和任务放在首位,要求员工做好自己的工作安排。比较适合传统的管理中心制企业。

应用中心也提供了基本的网盘、邮件功能,网盘中的文档能力由 WPS 提供支持,视频和电话会议功能比较完善,也是传统企业的常用需求。在应用商店里,提供更多来自第三方的行业解决方案,比如门店账务、企业采购、固定资产、报销管理等等,比企业微信更细分,也比较符合阿里服务的企业对象。如果是工作流程比较完善和固定,注重管理和审批的企业,更适合选择钉钉。

飞书

飞书是源于字节跳动内部使用的协作工具,因此产品本身带有字节的文化属性,强调个体创造能力,尽量减少管理层级。飞书的在即时聊天、日常管理的基础上,把协作文档提到了更高的等级,统一称为云空间。

在聊天模块更接近 Slack 的体验,更强调讨论。日历模块也做了较大修改,可以关联成员、文档、地点等更多信息。工作台也已经有不少独立的第三方应用,包括日常审批、工资单等,同时也可以利用 API 自己开发相关的机器人,比如我派就开发了少数派网站库存机器人和客服机器人的对接,会自动向指定群组发送通知。

飞书相对于前两者,更适合互联网、文创类公司,也是我派目前的主要的团队协作工具。目前正提供限时免费到 5 月,可以去  官网注册 试试。

最后强调两句

远程工作需要好工具,但核心不是工具,还要看行业属性、公司结构、个体能力等等。我派属于互联网领域的文创类组织,团队不大,管理扁平,本身比较适合远程模式,但也不算是做得特别好,还在不断学习和完善当中。但非常时期,以上工具依然可以作为应急的工作解决方案,最后,团队能不能形成远程协作的模式,还要具体分析,切勿盲目推崇,折腾团队。

同时,少数派这里能够推荐的工作类型始终有限,在同领域或其他领域中如果你有好的工具推荐,也欢迎在本文评论区或 Matrix 社区进行分享。


相关 [员工 上班 少数派] 推荐:

半数员工都在家上班的少数派,推荐这些远程协作好工具

- - 少数派
Matrix 是少数派的写作社区,我们主张分享真实的产品体验,有实用价值的经验与思考. 我们会不定期挑选 Matrix 最优质的文章,展示来自用户的最真实的体验和观点. 文章代表作者个人观点,少数派仅对标题和排版略作修改. 远程办公本来是基于网络和工具的不断进化,带来的一种更先进的团队协作模式,这种模式可以突破地域限制,帮助组织面向全球招揽合适的人才,同时也有助于降低办公成本.

国人也开挂了!合肥詹记桃酥员工开挂上班

- pilgrim - 河蟹娱乐
感谢火星网友诸葛吉坤、卡卡西的邪轮眼的分享. 秒杀“五道杠”,4岁当上了“荣誉州长”. 原文链接: http://hxyl.net/2011/10/19/kai-gua-zhang/. 火星娱乐 河蟹娱乐 Copyright © 2007-2009 爱祖国,爱人民,唉派对. 更多精彩欢迎您订阅http://feed.feedsky.com/kisshi,更加欢迎投稿.

入门智能家居,从米家到HomeKit (一) - 少数派

- -
系列文章,第一章介绍 Homebridge,下一章介绍能够关联 IFTTT 的 Homeassistant 与 Homebridge 联动. HomeKit 集成在 iOS 系统上,凭借 iOS 的易用美观以及 Siri 操控家居的炫酷感,深得我心,奈何 HomeKit 正版授权的硬件的成本都比较高昂,唯有把目光投向同样把脚踏入智能家居的小米.

四步教你用手机拍好夜景 - 少数派

- -
手机拍夜景算是一个比较头疼的事儿,因为镜头素质不够,很多场景下拍的照片画质很差,噪点非常多,但并不是说手机就不能拍夜景,通过选择合适的时间、地点,以及适当的前期后期技巧,手机还是能拍一些场景的夜景. 夜景拍摄的最佳时间是傍晚,也就是「天还没完全黑下来,而周围的街道路灯已经亮起」这个时间点. 原因就是这时候光线相比纯粹的黑夜还是好很多,拍出来画质比较好,而周围的路灯以及天空色彩在这个时候拍摄会有很好的效果.

播客制作入门指南 2.0 - 少数派

- -
在大约两年前,我为入坑播客制作的新人们写下了. 《播客制作入门指南》一文,希望可以帮助新人主播快速跨过上手播客必要的技术门槛,更轻松地录制自己的节目. 在过去的两年中,中文播客进入了快速增长期,大量新节目和新人主播如雨后春笋般出现在播客圈,这份指南在主播群体里广泛传阅,时常被一些播客群和播客活动提及.

上班的地方保持一定的个人空间可以提高工作效率 增加员工满意度

- Kenji Kee - 译言-每日精品译文推荐
来源オフィスは個人の空間が確保されているほうがイイ / 仕事の生産性15% 満足度32%アップ. 在办公室上班的各位,我问一个唐突的问题,你们的办公室是大家共用空间的开放型呢,还是用隔板墙壁隔开的具有一定私人空间的个人隐私型呢. 最新研究表明,办公室的开放型或个人隐私型构造会对员工们的工作状况以及健康产生很大的影响.

基于 GitHub 的敏捷学习方法之道与术 - 少数派

- -
「持续行动,持续反思,持续进步. 需要好多年才能懂得,最好不是去震惊世界,而是要像易卜生所说的,生活在世界上. 我们都一样,渴望着建树功勋、改变世界,可是伴随着年岁的增长,却发现想要实现的梦想依然那么遥远,而时间却依然残酷得流逝着,不会仅仅因为「你」而发生丝毫的改变. 如《奇特的一生》当中所言,我对时间始终充满着敬畏之心,最好的方式也不过是奢求时间能够跟自己做朋友,伴随着我这也许注定朴实无华的一生,共同成长.

少数派是如何用 Teambition 进行项目管理和团队协作的?

- - 少数派
团队协作离不开项目管理,它不仅能让参与者明确自己的任务目标,也可以让项目管理者快速了解参与者的任务完成情况和项目总体进度. 在协作过程中,我们不仅要有足够直观且完善的任务系统,以应对多种场景下的任务分配,还需要一个可以多维度记录和追踪项目完成情况的统计系统,方便负责人及时发现问题并把握好项目进度. 目前少数派使用的项目管理工具是  Teambition,这是一套基于「看板系统」的工具,它保持了「看板系统」在项目管理中直观易用的特性,同时也针对企业在项目管理中经常遇到的问题开发了很多特色功能,让整套系统变得更加符合使用习惯.

一行命令,搞定常见图片、音频、视频、文本格式转换 - 少数派

- -
工作时我常常需要把一个图片、视频或文本文件转换成其他格式,或者需要把一大堆同样后缀名的文件转换成其他格式,这时,再打开一个软件要么有点得不偿失,要么一个个点按非常繁琐. 几番寻找,我发现了下面这些全平台命令行工具,安装后,只要一行命令,就能搞定简单的文件格式转换. ImageMagick是一款几乎全能的图片处理套件,它能完成图片的创建、编辑、对比工作,当然,转换格式也不在话下.

确定论文选题有多简单?我用少数派给你做个示范

- - 少数派
之前和大家聊过人文社科专业如何入手自己的研究,但是关于如何找到研究选题的具体过程,之前分享的时候还是比较抽象,这次我将结合自己最近找到研究灵感的过程,和大家分享一下如何找到自己的研究选题. 可能目前的选题还比较初步,需要进一步的沉淀,但是目前姑且算是一个比较有趣的选题吧. 我的研究选题仍然是偏向人文社科(尤其是商科),欢迎所有感兴趣的朋友们一起交流,也期待可以和感兴趣的朋友们一起合作.