iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得(上)

标签: 时间管理 工具 任务 系统 MIT | 发表时间:2011-10-10 00:15 | 作者:弥缝 Evan
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出处:http://www.mifengtd.cn

本文来自 毒龙的程序人生 原创投稿。

用iPhone/Mac加上Omnifocus软件来实践GTD有2个月了,感觉非常不错,做事的效率比以前提高了许多,以前经常拖拉到最后一天才完成的事情,现在竟然能提前几天完成,所有事情都正确地记录和归类,再也不会忘记重要的事项。2个月前在看GTD相关的文章时就瞥见了ZTD,当时并没太多留意(GTD想学的东西太多,也没时间去留意),心想可能是与GTD不同的方法论,但后来对GTD有了一定程度的理解后,再来看ZTD,感觉对里面提到的10个习惯还是有相当的理解的,以下这10个习惯的标题和简介都来自于褪墨网站,我在GTD实践中对这10个习惯的一点点体会用不同字体标在下面。

习惯1:收集 —— 全面收集

随身携带一个小笔记本(或者任何记录工具),用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息。这个习惯与GTD的基本完全相同,但ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息。你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。阅读全文

收集这个习惯相对比较好养成,随时准备好纸和笔就OK了。对我这样的IT人士来说,日常接触的材料大多是电子文档,所以我的收集箱(Inbox)也主要是电子式的。

  1. 按照收集箱尽量要少的原则,我的收集箱主要有Omnifocus(以下简称为OF)上的Inbox,电脑Outlook程序里的Email收件箱,单位办公用的即时通里同事发过来的文件(我建了一个D:\MyHomeDir\Inbox文件夹来专门来放这些文件),平常开会的纸质笔记本只是一个临时的Inbox,会后马上整理到OF的收件箱中,还有偶尔用笔记本电脑时收集到一些资料,也在笔记本电脑上建立一个专门的Notebook- Inbox目录,定期快速整理到OF中。可以看出Inbox还是不少,但都用了Inbox这样的名字,都放在比较显眼的位置,较大的文件都分门别类地放在电脑上进行归档,平时邮件并不多,就在iPhone上把邮箱配置好,在单位和互联网上都可以随时收发邮件了,主要的Inbox还是以OF为准,其它项目名称或行动标题全部整理到OF中,总之一切以OF为行动指南。
  2. 对于收集工具在5秒钟内就位的要求,iPhone显示出强大的威力,我把OF放在iPhone主屏幕的右下角,OF中的Inbox图标一直处于底部的倒数第2个,随时可以在Inbox中输入。拿出iPhone、按HOME、Slide开机、点OF图标、点Inbox按钮,一般3秒内就搞定,就是录入汉字有点痛苦,所以装了个支持五笔和手写的QQ输入法(iPhone自带的默认输入法实在是太差了)来提高输入的速度,曾经还想着用电脑控制iPhone来快速输入汉字,也没有成功,估计想在iPhone打字如飞,得用蓝牙键盘,但要在5秒内把蓝牙键盘拿出来,谈何容易!
  3. 现在养成了一个习惯,当工作被别人打断时,如果事情不是紧急的,快速地把事情写在纸上,接着按自己的计划行事,告一段落后再把纸上的内容整理到OF中管理。

iPhone OmniFocusOmniFocusInbox OmniFocus

习惯2:处理 —— 快速地对信息作出决定,从而避免收件箱堆积

收件箱中原料的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息,对原料及时做出决定和归纳成类,你才能避免原料的堆积。我建议至少每天处理一次收件箱,从上而下的,一项一项任务地处理,就像GTD所做的一样:二分钟法则、删除、指派给别人、归档、或者放在日程表上以后做。阅读全文

“处理”这一步就是在OF上指定Staff的项目Project和上下文Context(我一直不喜欢“上下文”这种翻译,还是翻译成“情境”比较有情境,估计搞这个OF翻译的也是个IT人,是从电脑编程里的“绘图上下文”学来的),OF支持项目的树状管理,项目还可以用文件夹来分为几个大类,比如工作、学习、生活、杂事等等。上下文也支持多级管理,在与他们约会和等待上下文中,这个分级功能相当有用,不至于看到一大堆上下文显得无所事从,根据我自身的职业特点,当前顶层的上下文清单见下图。把一个事项Staff归入到不同的项目和上下文,对于有最后期限的事情还可以填上开始日期、结束日期、重复周期等,这样处理(Process)过程就算完成了。

OmniFocus ProjectOmniFocus Project 2

习惯3:计划 —— 设定每天,每周的最重要的事(MIT)

每周,列下你需要完成的重大事件,把他们排进日程表。每天,列出1-3个最重要的事(MITs)。这样,你的每一天和每一周都被设定了目标,与其盲目的去完成那长长的任务清单,你总是在完成那些最重要最有用的事情!阅读全文

GTD本身并没有提出这个观点,认为当人们看见清单时,会自然地找出适合当前情境的事项来,但很多时候并非如此。人天生会有一种惰性,遇到一些比较难的事情,可能会逃避,而暂时忘了此事项远在几万英尺高空的目标和原则等等。

看了ZTD之后,我用上了OF的“旗标”功能,每天标出不超过3件事项来,在OF的首页上会有醒目的数字来提醒重要的事情。在一天里每完成一件事情,点一下左边的那个小方框打上完成标记是一天里非常惬意的时候,感觉自己又朝着目标前进了一小步。

OmniFocus ActionOmniFocus Management

习惯4:执行 —— 一心一意,每次只执行一件事

执行作为一切时间管理的核心,是ZTD中非常重要的一部分。你应当在不分心的情境下,一次只执行一件事。既不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。阅读全文

Do, Just Do It! 在GTD里强调一定要找到真正的Next Action,而不是一个无法执行的事项,很多事项的Next Action可能就是打一个电话,发一封Email,开一个小型讨论会之类,只要开始执行了那么一小步,后面就会自然继续执行下去了,许多事情一直留在清单上没有执行的原因,就是没有找到真正的下一步行动。

执行过程中如何不分心也是需要一定的技巧的,我现在一般把刚上班后8:30-9:30的时间设置成免打扰时间(自己是这样设置了,但办公室经常被人闯入,电话也阻止不了,领导仍然习惯于随时把人拉过来开会的工作作风),把QQ关了,即时通下线,WEB浏览器关掉,把所有无关的窗口统统关掉,只留下要开始对付的那件事情的相关文件,把茶泡好以免起身干扰思路。

参考了Leo Babauta在《Best Procrastination Tip Ever》这篇文章里提到的几个技巧,在开始动手之前还要与几种思绪进行斗争,首先是内心很想收收邮件、看看新闻、浏览一下单位网站的最新通知、看看即时通是否老板和同事在召唤?花上半分钟让这些思绪一个一个的飘过,强行让自己坐在办公桌前,准备开始动手。内心这时又有一种声音在对抗,“做点其它事情吧,当前的这事情既费力又枯燥”,坚定自己的信念,让这种想法用几秒种溜走,毕竟是自己提前想好了今天要做的几件事,肯定是对自己的目标有影响,准备开始动手了。找出与这件事有关的材料,把标题写上,把一点点想法写出来,写出一小行代码,画出几笔思路,不管怎样,只要是与工作有关的,哪怕是一小点的开始也是开始,非常神奇的是有了这小小的开始,后面就不再被内心中的其它声音所干扰,思想集中之后事情也在不知不觉中推进着,真是太棒了,如果没有他人打扰,本来计划只干上1 小时,却能连续干上2个多小时,高效率的2小时。

完成之后,美美地在OF系统上打个勾,表扬自己一下,奖赏自己一下,放松一下颈椎和腰椎,准备进入下一个事项。前面安排的事项一般都是需要集中精力来完成的,比如写程序、写文档、思考项目的技术难点、发文章等等,此时大脑比较辛苦,后面的事项得安排些比较轻松一些的,比如打个电话、回复邮件、简单修改或审阅别人的材料、与他人开个简单的讨论会、扫描个文档备用、上网查个技术资料等等,这样一上午下来,完成了一件大事,若干件小事,如果下午仍保持如此的战斗力,一天的工作效率简直高得惊人。在用了GTD之后,回顾我写某个程序的所有中间过程,发现一步一步中间解决了许多技术问题,在20天内就把这个程序搞定了,要在以前估计得拖上几个月了。

习惯5:信任的系统 —— 建立简单的列表,并每日查看

ZTD(简单做)建议你尽可能的维持列表简单化。不要增加复杂的系统,也不要持续尝试新工具,以免时间上的浪费。尽可能的使用简单的清单方式,因为你注重的是如何执行的任务,而非玩弄你的GTD系统或者GTD工具。阅读全文

在GTD实践的一开始,项目列表和上下文列表是比较难于整理的,分类太多太细就难以整理和回顾,上下文太多也不利于快速找到自己立即要行动的事项,根据不同的职业,项目和上下文的区别也很大,需要在实践中不断的调整。我当前对于GTD里提到了“参考资料”和“将来也许”2类材料,在OF里有2种不同的实现办法,一种是放在项目中,把项目的状态设置为暂停,另一种是放在上下文中,把上下文的状态也设置为暂停,这2种办法各有利弊,由于这2类材料在平时的日程中一般都设置为不显示,只在回顾时显示,所以放在哪里可能都无所谓了(谁有好的建议可以告诉我一声)。

关于工具的选择,我在一开始也在iPhone上快速试了2Do、Things几款应用,但很快就确定了OF。原因也比较简单,OF开发的时间很长,功能肯定比较完善并且稳定,在Mac上也有相应的程序,可以同步和备份,稳定压倒一切,你总不希望哪天辛辛苦苦在iPhone上录入的一堆列表再也打不开吧?后面越来越发现自己的选择是相当明智的,一开始上手是有点难度,界面也比较朴素,但慢慢发现它对于项目的多级管理、状态设置、 ActionGroup,重复周期设置,预测日历功能都很强大且稳定,2个多月只弄死过1次,但数据完好无损,不管程序处于什么状态,那个Inbox时刻可用,随时准备收集材料。再值得一提的就是强大的同步功能,当前我是同步到免费的spootnik服务器的,时刻备份宝贵的资料。

随着时间的推移,OF上的内容逐步完善,所有的事项都在里面记录,对于有明确截止日期要求的设置好提醒,现在就不需要在做某件事的时候还去惦记某个重要的文档忘交了?哪个会议忘参加了?该送孩子上辅导班了?当然,现在我的Next Action整理的还是有问题,有些事项不具有可执行性,仍然呆在那个清单里,对自己是一种折磨,但现在对自己的OF系统越来越信任,执行时就无牵无挂了。

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