iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得(下)

标签: 时间管理 习惯 管理 系统 MIT | 发表时间:2011-10-11 00:00 | 作者:弥缝 Lee
出处:http://www.mifengtd.cn

本文来自 毒龙的程序人生 原创投稿。

阅读上篇《iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得(上)》。

用iPhone/Mac加上Omnifocus软件来实践GTD有2个月了,感觉非常不错,做事的效率比以前提高了许多,以前经常拖拉到最后一天才完成的事情,现在竟然能提前几天完成,所有事情都正确地记录和归类,再也不会忘记重要的事项。2个月前在看 GTD相关的文章时就瞥见了ZTD,当时并没太多留意(GTD想学的东西太多,也没时间去留意),心想可能是与GTD不同的方法论,但后来对GTD有了一定程度的理解后,再来看ZTD,感觉对里面提到的10个习惯还是有相当的理解的,以下这10个习惯的标题和简介都来自于褪墨网站,我在GTD实践中对这10个习惯的一点点体会用不同字体标在下面。

习惯6:管理 —— 一个存储所有信息的地方

把所有接收的信息都放入你的收集箱中,处理你的收集箱,执行任务,完成任务。在这个系统里,你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。而且也使你更能专心注重于工作,也避免的拖延的。阅读全文

做为一名IT工作者,必须有效管理大量的电子资料,从而快速找到想要的某一份文件。我多年来养成的习惯是这样的:

在D盘建一个主目录,把邮件、项目、私人、电子书、培训、游戏、外部资料、工具软件、源代码等分别建立子文件夹进行管理,有些文件实在不知道归在哪个类别的,就按时间顺序建了几个文件夹把它们放起来。这个起个好的文件名就非常重要了,把一些关键字放在文件名中,再配合everything这款软件,在几秒内就能把需要的文档找到!为了能使用everything软件,在装系统时,把D盘格式化成NTFS系统,以前也用过什么google桌面、 Windows索引之类的软件,但总是感觉不如这个everything方便,毕竟把文件名管理清楚了,找文件时才能快速高效。

办公桌面也比以前整洁多了,不仅包括木头做的办公桌面,还包括Windows的桌面,木制的桌面上摆着一摞只打印了一面的废纸,用来做Inbox或乱画用,Windows桌面上只放一些常用的图标(一般不超过2列),还有一个指到我的Inbox文件夹的快捷方式,备份资料时也很方便,只需把主目录文件夹复制到移动硬盘就行了,我用的是robocopy程序,常用的命令行参数/MIR就是原样复制的意思。

robocopy d:\mydir h:\mydir /MIR

习惯7:回顾 —— 每周回顾你的系统和目标

每周回顾的重要意义在于它给了你一次机会,来重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。GTD中的每周回顾已经非常棒了,简单做(ZTD)基本上仍延用它,不过添加了对目标回顾的重视度。每次只要集中于一个目标,并且确保它是一个你能完成的目标。阅读全文

在开始GTD的第一个月里,整个Project、Context、Action清单相当混乱,还有OF工具也不会用,回顾虽然很重要,但一直没有很好的执行下来。由于对Mac上的OF不熟,就用Ominfocus for iPhone(当前升级到1.11版本)来进行回顾,这时候发现非常不方便了,由于屏幕太小、输入不方便,想把某个动作移动到另外的项目中,需要在屏幕上点来点去,最麻烦的仍然是输入汉字,回顾时要把一些重要的信息补充到动作的详细文本里,以前打字如飞的五笔输入法在这上面统统没有用武之地。

第2个月时,由于做iPhone开发时已经配置好了Mac虚拟机(装的是10.6),就开始用Omnifocus for Mac(装的是1.7.5版本)来进行回顾,这时最重要的同步功能发挥了重要作用,在iPhone上同步之后,再打开Mac同步,所有的内容一个也不少,窗口足够大、输入足够快(装了QQ for Mac输入法),在计划、上下文、回顾等模式下切换也非常方便,只是一开始上手前得耐心地看一遍用户手册,毕竟与Windows上的操作习惯相当不一样。

ZTD说回顾45分钟就够了,但我用2小时回顾还是有些乱,可能GTD里面目标还是有些模糊,另外没有集中在一个目标上进行回顾吧。

OmniFocus Review

习惯8:简化 —— 减少你的任务清单,只留下最必要的

将你的任务列表简化到最少,只剩下最重要的任务,这样你就不需要那些复杂的计划体系了。由于GTD并不对任务进行的优先级划分,所有的任务都被添加到一份清单中,于是这份清单就变得越来越长,而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中。取而代之的,ZTD要求你不断地简化自己的任务清单,确定你的任务只是最重要的。阅读全文

在OF里我并没有删除任务,只是设置不同的上下文或状态,在视图选项里,可以设置4种过滤方式,通常设置为“可用”方式,这样一些“将来也许”、已经暂停或有先后顺序的事项都不出现在清单里,日常就不会被长长的清单所干扰了。

在iPhone上我安装了MobileRSS应用,订阅了一些感兴趣的信息源,这样一些空闲时间可以看看这些信息或新闻,免得打开网页被一些八卦新闻把视线带走。

MobileRssMobileRSS 2

习惯9:常规 —— 设定每周、每日例程

设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是,使你掌控自己的生活,而非让任务处在搁浅之中。没有日程,我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住,这不是一件好事(除非你不想做完重要的事情),所以你需要掌控自己的生活,设定日程,并且跟着它走。阅读全文

GTD里并不强调每件事情的周期性,ZTD里说要制定每日例程和每周例程,个人现在感觉设定这些太严格的例程是不是太过死板?一天里当我计划并执行完3件重要的事情,就感觉心情非常舒畅了,再去考虑复杂的每日的例程是不是对自己内心是一种负担?而对于每星期的工作和生活来说,可能是目标也不太明确吧,每周例程更是无法排定。现在我并没有设定这些例程,每日只是自己有个大致的安排,早晨6:00起床,打上豆浆,如果是准备热热包子这类的早餐,还能抽空看看QQ和人人上的动态,再复习几个单词,然后包子基本上就热好了,叫醒孩子叫早餐,6:50送走孩子坐车,还有一小段的时间可以设定一下MIT事项,随意地浏览一些新闻,就该上班了。

在班上按照把重要的事情安排在前面的原则,8:00多一般是编写文档、调试程序和思考项目的事情,10:00左右就是处理杂事的时间,处理一些报销单据、打打电话、浏览网站、收邮件等等,然后就准备下班了。下午2:00多又是先安排重要的事项,再排琐事的原则,没有严格的安排。经常会遇到参加其它项目讨论的事情,一些会动不动开上3个小时,非把半天的时间全用完才罢休,这时会彻底地打乱自己的计划安排。尤其是领导们召集开会仍然是不提前半天时间通知,说开就开,经常能遇到提前半小时通知开会的情形,总不能让领导也去学GTD&ZTD吧!没有想到这么一回顾每天的事情,发现还是能够排出一个大概的例程的,以后要试试这个每日例程。

几年来唯一坚持下来的习惯就是背单词了,到写此文为止共坚持了4年7个月零9天,词条数6816个,每天不重复完100多个词条,睡觉都不踏实。曾经还想养成锻炼的习惯,但一直没有坚持下来,能坚持走走路、骑骑车就算是一种弥补了。

在OF里,对于有周期性要求的动作,可以设置重复周期,每当完成一个周期动作,马上生成下一个周期动作,还可以按照完成的日期再递推出下一个动作的日期来。按照GTD的理论,对于已经养成的习惯,就不必再放在GTD系统中管理了,特别是每日都要重复的这类事情,频繁地记录这些习惯动作是一种累赘。我曾经在一开始实践GTD时,把背单词放在里面,本来我自己的安排是在一天内(一般是早、中、晚三小段时间)把100多个单词重复完成就行,但GTD早早地就提醒我要执行这件事,反而会干扰我的正常安排。

习惯10:激情 —— 做你充满梦想的事情

当你真正地想去做一件事,无论多么辛苦,你都会去努力的完成。你会付出更多的努力,抽出更多的时间,耽搁的时间也减少了。所以,培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情,使你精神饱满,动力十足。阅读全文

很多工作上面的事情,确实让人找不到激情,但自己安排好真正想去实现的事情,就不愁没有动力。处理恼人工作事务的办法就是,如果比较紧急,就抓紧完成它,心里想的就是“赶紧弄完这该死的活吧,好做真正想做的事,去把我的梦想推进一小步”,另外就是借鉴了Leo Babauta大师的“Be Present”的心理锻炼,做任何一件事时,只想到2个对象(哈哈,玩编程的人3句离不开Object),一个是自己,另一个就是正在做的事,其它万物皆不存在。认真欣赏此时与你共处的对象,发现这件事原本并不是那么让人心烦意乱,事情很快就完成了。

说了一大堆,GTD只有短短的2个月,才是入门级的水平,ZTD就刚刚看了这10个习惯,还没有入门,只是把2个月来实践的过程和一些心得记录下来。我下步马上要做的事,梳理各个层次的目标、排定例程、维持习惯、不断执行!

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简单做(ZTD)习惯培养10——激情

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无觅

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