简化时间管理：如何不再为效率而忧虑

我在一年半以前采纳了整个GTD系统，并且是GTD的超级粉丝。但是，现在我却不断尝试去简化这套时间管理系统，并且获益颇多。

通过简化时间管理系统，我发现自己变得更有效率，也少了很多压力。在开始谈论这套简化方法时，我想先向你介绍一下GTD的核心要点：

• 收集——记录所有你想到的事情和信息；
• 处理——处理你的备忘录和收件箱，并且合理地将它们安排好；
• 情境——将任务清单按照不同的情境进行重新计划；
• 项目——任何一件超过一个行动步骤的任务都叫做项目；
• 工作流程——GTD系统相对流畅，你可以根据你现在的情境、有的时间和精力来迅速去完成可以做的事情；
• 每周回顾——这是GTD系统的关键，以保证你的系统正确运行。通过每周回顾，你可以保证你正在正确执行每件事物；
• 备忘录——提醒你下一步该干什么；
• 存档——简单的字母存档系统便可以相当容易地满足你；
• 将来某时/也许清单——用来记录那些你没有打算现在去完成的事情；
• 目标——虽然GTD系统中并没有强调，需要在每周回顾中规划。

这些都是基础，当然还有其他一些要素，不过我已经很迅速地勾勒出了GTD系统的轮廓。总而言之，这套系统非常实用，的确使人更有效率。

简化系统

GTD系统有许多需要遵守的原则和培养的习惯，其中每周回顾更是非常必要的。但是，整个系统是可以简化的。通过简化系统，你可以花少量的时间来维护整个GTD系统。下面是简化系统的方法：

1. 减少你的任务。我在处理事情遵循这么一条：在管理任务前，减少它。如果你只有三件任务要管理，相比二十件任务，你只要更少的时间（甚至不要）去管理了。那你应该如何减少任务呢？你可以删除、委派他人、延迟某些任务。你可以阅读褪墨上的GTD系列文章。
2. 收集。我认识这是GTD系统非常有效的步骤。在把事情遗忘前，把所有进入大脑的想法和要完成的任务都记录下来，这样你就能够心无杂念地集中于一事。我便是随身携带一本Moleskine笔记本，及时记录自己的思绪。
3. 最重要的事情。在所有要完成的任务中，哪三件是今天最重要的？将这三件事记在一个显眼的地方，接着集中注意力去一一完成它们。如果你完成了这三件事，那今天你就过得挺有效率的了，建议阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
4. 集中处理。除了完成每天最重要的事情外，每天你还会有很多琐事需要处理。为了避免这些琐事影响你去处理最重要的事情，你应该将这些琐事集中处理。安排每天工作要结束前的一个时段，专门处理它们——在固定的一个时间（下午四点)去处理邮件，去整理你的文件夹，将所有的收件箱都处理为零，等等，而不是花一天来处理这些事。我的笔记本上，最顶端总是最重要的事情，而下端才是这些集中处理的事情。
5. 目标。目标如此重要，但是目标太多又会分散你的注意力（最后一事无成）。所以，采用一个简单的目标系统就行了：一年一个大的总目标，然后将总目标分成次级的半年目标，最后将半年目标分离成一个个每月、每周小目标。你每天的最重要的事情尽量要于这些目标相关，使自己不断靠近半年目标、总目标。只有集中于一个目标，不要太多，你定会成功的。

这套简化后的系统，仍然保存了GTD的精髓，但是更集中于最重要的任务，将工作量限制在合理的范围，也使你避免过得繁忙而效率降低。总而言之，以高质量完成你应该完成的最重要的任务！

采用这套简化系统，你需要注意：

• 工具。我建议使用便携的纸质记事本，使用它来收集所有的想法和任务，记录你每天最重要的事情、集中处理的事情、目标。使用更少的工具，你也更容易管理。
• 每周回顾。如果每周都没有太多的任务，你或许可以不进行每周回顾（但要每月回顾等）。不过，我还是建议你进行简短的每周回顾，回顾下周要完成的任务，确认自己的目标，这些步骤都是非常有帮助的。
• 将来某时/也许、项目清单。如果你需要，那就加入简化系统中吧，因为它们也非常实用。如果没必要，那就不要麻烦了，像我就没有使用。
• 存档。我已不再将文件存档了，而是全部都放在网络上（Google Docs、Gmail等等），使用这些工具我就能够迅速找到自己想要的文档了 。
• 备忘录。如果你不是个大忙人，复杂的43 Folders系统就大可以免了（记住你是简化系统，而不是复杂它）。我认为GCal已经满足大部分的提醒功能了。

综上所述

你若有越少的任务，你需要管理它们的时间就越少。从而，你可以将更多的时间投入到集中完成最重要的任务上。弥缝建议你也阅读《更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)》系列。
相关阅读：

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• 如何建立有强行动性的任务清单
• 为什么你的任务清单如此糟糕
• 为什么下一步行动这么重要？
• 简单做(ZTD)的十个好习惯总结
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原文：Time Management, Simplified: How to Be Productive With No Worries - Leo Babauta | 翻译：弥缝

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