提高效率的七个小贴士

标签: 时间管理 小贴士 | 发表时间:2012-06-13 10:42 | 作者:David Zou
出处:http://www.gtdlife.com

要让自己的效率更上一个台阶其实不一定非要对自己的工作习惯进行大刀阔斧的改造,虽然这样做可以彰显你的决心,但是通常一个小小的改变,就足够让我们受益终身了~

比如今天要和大家分享的小贴士就是这样,选几个你感兴趣的,然后坚持去做,就会有改变:

前一天晚上做好第二天的准备

有时候加班到晚上9、10点,累的动也不想动,甚至想有人替自己吃饭、刷牙、洗脸、洗脚

如果没有猜错的话,你可能笔记本都不关,就去睡觉了,而第二天早晨起来的时候才收拾桌子、文件资料、清单、手稿、手机、钥匙、包……

等一等,你想你的每一天从忙碌而又琐碎的状态开始吗?

换一种方式,不管再累,用5分钟的时间把电脑关掉,把所有第二天要带的东西装到包里,把包放到客厅的桌上,车钥匙等需要带的东西放在旁边。

这样你第二天早晨就不会那么焦虑了,早晨起床后的5分钟和晚上睡觉前的5分钟,哪个更宝贵可能不需要我再提醒了~

带着干净的心情去上班吧!

运用云工具提高效率

  • u盘太小,装不下客户的文件
  • 手机不知道怎么搞的打不开了,而这时又需要找一个重要的联系人
  • 昨天做好的PPT,今天电脑突然无法工作了
  • 坐在火车上好无聊啊,不想聊天也没有带可以拿出来阅读的东西
  • 我给客户的回信用outlook写的,客户没收到,需要重发,但是电脑在办公室,我在外面
上面这些状况有没有碰到过?
 
其实完全可以用各种云解决:
  • 通讯录云同步,google,QQ,人人,等等,提供通讯录云备份的服务不在少数,人脉是这个世界上最宝贵的资源之一了,你不想丢掉吧?
  • 知识库云同步,readitlater,evernote,都是提供这样的服务,只要有一个智能手机,你随时可以利用碎片时间去回顾你收集到的好文章
  • 文件云同步,快盘、dropbox、微盘、坚果云,都提供这样的服务,你设定一个文件夹,比如说“办公文档”,这个文件夹里的文件会被自动同步到云端,随时拖进去文件,随时同步到云端,这样的话走到哪里,只要有网络都可以看到、下载到你的文档,有些服务还支持版本恢复功能,你可以把文档恢复到上一次修订的状态,很实用哦~
  • 邮件云同步,我不太用邮件客户端,我使用Gmail的在线服务,连草稿都是云存储啦~
科技让人更轻松,这句话不是没有道理~只要我们能用好的话~

把有意义的小事变成习惯

跑步、吃水果、喝水、早起、早睡、吃早饭

这些都是有意义的小事,这些小事的特点是,如果你偶尔做一次,是没有任何效果的,甚至会对自己有伤害,比如一次运动过度。

但是如果能坚持每天、每周做,就会对自己产生巨大的积极影响

这就是好习惯的力量, 我在新浪微博发起了#每月培养一个好习惯#的活动,就是想和大家一起把有意义的小事变成习惯,一起来吧!

把有规律的事情变成模板

如果您仔细观察的话,工作中的某些事情都是有规律可循的~

比如每个月固定的汇报、总结、计划

比如项目进度的掌控

比如任务分配、团队任务的分配

有没有可能把这些事情变成模板呢?

比如每个月固定的汇报、总结材料,很多人都头大,其实虽然内容不一样,但是格式是基本相同的,所以如果能做好模板的话,一上手就可以专注在内容本身上

比如任务分配,项目的进度和任务表都在自己手上,其他成员虽然也有,可是从来不看,因为你才是项目经理~所以能不能把项目进度和任务表做成表格贴在团队的办公室,这样每个人的工作量和进度就一目了然了,当计划调整或者换到新项目的时候,这个模板仍然是适用的哦~

这就是做事靠系统,不是靠感觉!

每周做一次回顾

我把每周日的早晨9:00到10:00定为周回顾的时间。

我的回顾清单如下:

  • 清空收件箱、邮件收件箱、整理环境
  • 行动清单
  • 项目清单
  • 将来某日清单
  • 行事历
  • Evernote
  • 人际圈
  • 财务分析
  • 年度计划、梦想
供大家参考~
 
总的来说,就是每周给自己一个机会,在忙碌的节奏中喘喘气,抬头看一看自己的状态和未来的方向

看看我们是在为着梦想忙碌,还是在忙碌中失去了梦想!

建立高效的办公环境

放下“一生中花在找东西上面的时间就有2年”这样的论调不说。

环境能影响心情,不知道你信不信?

当你家里乱的连下脚的地方都没有的时候,心情愉快吗?

打开衣柜里面的衣服乱七八糟、皱皱巴巴的拧在一起,心里舒服吗?

办公桌上到处放的笔、本子、文件、计算器、废纸团,心情舒畅吗?

如果答案是否定的话,建议你花一些时间在整理自己的办公环境上,其实只需要做到两步就可以了:

1、建立整洁的办公环境

2、在哪里拿的东西,记得放回哪去

把想法随时记录下来

很奇妙的事情是:往往在卫生间,或者洗澡的时候,或者睡觉前,或者在地铁上的时候产生绝妙的主意。

更奇妙的是:如果当时不写下来,10秒钟后就会消失或腐烂

这在我的身上经常发生

我把这些突然出现的点子当做神灵的恩赐

可是如果因为没有把恩赐立即收集下来,而与他们失之交臂,不觉得可惜吗?

所以我随身都带着手机和本子,临时想到要做的事情,就记录在手机上,突然有好的想法或者计划,就用本子画下来,甚至立即规划。

这或许也是懂得时间管理的人做事更加有品质的一个原因吧?

结语:

写这篇文章的时候我正在等一个朋友,我们约定的是18:00见面,我提前半小时到了见面地点,然后敲下这些文字,而文章的大纲是几天前就写好的,其实写到70%的时候,朋友突然说堵车可能要更晚一些到,这完全没有影响到我的情绪啊,正好有时间搞定这篇文章。他一定想不到~~

所以时间管理是在操练我们的内心,让我们应对变化更加的沉着,让我们对事情更加有掌控力~

这种感觉很棒!让我们一起成长吧!


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追求幸福的时间管理行动家,《小强升职记》的作者,专注于分享时间管理方法、时间管理案例、时间管理工具。

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