极简 GTD 和手机

题图看着头疼？那么这篇 Blog 就是为了你写的。

GTD 等个人管理方法论，恐怕也是一种效率迷思：有用与否从没有实在的证明，花费的代价却不少。复杂的流程其实不一定是必须的。极简后的 GTD 可能才更加适合普通人。

准备 1：赋予意义

人做事的目的千差万别，为了很好的抽象， GTD 没有”内心动力”这一块。但是，为了办成点稍微超越你舒适区域的事情，意义是必须的。

意义最好简洁而明确。太复杂了往往别人都忽悠不了，更何况自己？我写 Blog 意义，就是：“有人看，和想的清楚才能写的清楚。”

意义最好有反馈检查。 比如 PV ， RT ， Like 等数据支持我写的更多。当然，我也不是谁的人生导师，这部分内容还是靠你自己发挥。

准备 2：清空

GTD 的八成价值在这里。把所有的任务，预订，担心，忧虑。。。都写下来的好处多多。

不要只做在开始时做一次。以后也要永远保持清空的状态。即靠工具（也许 GTDer 习惯用一个更费解的词：系统），而非记忆来管理一切。

列表 1：Inbox

重点是：唯一的 Inbox 。

为了所谓”完整的收集”而搞出好几个 Inbox 是蛋疼行为。最适合的 Inbox 是手机：这年头，纸笔可能不在身边，但手机不会不在。

在手机的记事本上新建一个 Note ，打 Todo (注意，不是 Inbox )，然后回车，你的 Inbox 建好了。

（写给 iPhone 用户：我用 Simplenote ， Evernote 甚至更好，PlainText 甚至更简洁）

手机的 Note 要在线或离线都可以用，最好可以云同步，方便随时随地查看和编辑。当然，有些会议玩手机是要遭白眼的，这时可以拿个笔记本记事项。要点是先贴上一个大号 Post It 再写。方便事后把这些笔记贴在手机上，有时间再输入。

有些东西是没法放进手机的，但为此增加 Inbox 更不是办法。你可以把那个东西的描述记入 Note 。比如“ 9 点（闹钟） ，带印章。”

列表 2：其他所有列表

我的列表只有三项： Today ， ASAP ， Someday 。

如果你不是事项上百的大忙人，那么不要另外找地方管理这三个列表。找到刚才的那个叫 Todo 的 Note ，再加三行标题即可。 Note 稍微长点不碍事，拜 iPhone 所赐，今天手机的竖向滚动都比较爽快了。

其实，另外还有个”列表”：手机上的 Calendar 。

（写给 iPhone 用户： Calendar 推荐 Calvetica 。启动快如闪电，新建项目如行云流水。浏览方面的表现不是最好，但是看下去你会发现，这个缺陷对极简的 GTD 来说，根本不算问题。）

步骤 1：记入

Inbox ：

任何不能马上确定分类的事情记到这里。

是的， GTD 要求你不做分辨都记入 Inbox 。但为此需要专门的 Review 去清空项目繁多的 Inbox ，重复操作不说，流程还多了个步骤。明确时间的直接记入 Calendar 无不可。明确分类的直接记入 Today/ASAP/Someday 也无不可。

Calendar ：

所有知道具体时间的事情都在这里。无论是今天的明天的甚至两年后的。重点是：全部上闹钟。无法决定闹钟时间？那么这不是一个 Calendar 项目。

Today ：

没有任何借口，无论如何当天必须完成的项目。

今天要做，但可以拖过夜不是 Today 项目，记入 ASAP 。已经记入 Calendar 的 Today 项目呢？再记一次不会死人的，错过就未必了。

ASAP ：

记入可以着手的事情。

Someday：

无法/确定不打算着手的。或者什么乱七八糟的都往里放。

经典的 GTDer 不干了，“委托”( Delegate )怎么办？单独管理“委托”列表也需要 Review 配合。但是每天专门 Review 一遍乱七八糟的列表其实也挺蛋疼的。

好在，用现有的列表也可以处理“委托”。“委托”不是可以采取行动的项目，但是“委托成果的检查”却是。如果你打算两天后的上午 9 点去确认一下，那么记入 Calendar 。如果你不确定时间，记入 ASAP 。非常确定下属值得信任而不需检查？那么这事已经搞定了，你现在就可以把他忘掉了。

步骤 2：做

Review 和执行分开也很折腾： Review 待办事项，寻找合适的做的事情去做其实是个连贯自然的过程。

这里的要点是：不要看 Calendar 。记入时你已经搞定了关于 Calendar 的一切，忘记他，他也不会忘记你。时间到了闹钟会来。

（写给 iPhone 用户： 所以 Calvetica 的项目浏览不方便根本不是问题，因为你不会去看。但是，最好在 GR 里订阅个消息快的 iPhone 八卦站，省得闹钟失灵了你不知道。）

剩下的就简单多了：找 Inbox 中的当天项目移动入 Today 。 然后办事。 Today 都完了把 Inbox 项目移动到 ASAP 和 Someday 。然后处理 ASAP 。

闹钟响了则是最高优先级，随时处理。手头的事无法终止？重设闹钟。（这时你要检讨一下：可以拖的事情为什么设闹钟？有确定时间的事情有最高优先级，没事不要往里面记。）

如果闲得难受了，看看 Someday 。

最后， Today 全部完成后就删掉。的确，这样你就搞不清三个月前的今天都干了些什么。问题是这重要吗？删掉可以检验这些事情是否真的完成了。如果你对那个列表还有一丝一毫的留恋，那说明你并没有把今天的事情干完。

Q&A

1

Q:第二天的项目不用提前 Review ?

A:你喜欢看也可以，但不是必须的。需要提前准备的在前一天设闹钟，提醒自己把准备工作记入 Today 。

2

Q: GTD 所谓三万英尺高空等长期 Review 怎么办？

A:推上多 Follow 几个真正干事情的朋友，没事看看推。他们的进展对你的影响比什么扯淡的长期 Review 都管用。人脑其实不会真正休息的，你腾出了时间不妨发发呆，能帮助你很好的反省现状。

3

Q: GTD 的两分钟原则（两分钟内可完成的马上做）呢？

A: 应该遵守。

4

Q: NextAction 呢？

A: 概念是对的（确定可以采取行动的下一步）。但是，未必需要专门的步骤把 Inbox 的 Stuff 分解为 Next Actions ， 记入的过程中多考虑一下就好。

而且，所有事情都恰到好处的提前准备好了是理想状态。而“理想”的意思就是这个境界基本属于瞎掰。

接受少量意外问题不大（出门要拿印章，问题是放在哪里了？）：你是人不是机器，人有弹性对付这些状况。

5

Q: 按地点分类？

A: 如果你的列表不长，完全没必要。有分配和过滤地点的功夫，估计你能扫视近 20 个项目。有时间还不如多写一些关于事情的上下文，否则过两天再看，你自己都搞不清当时记得是什么了。

6

Q: 容易犯的错误?

A: 不能保持”清空”的状态。

你收到个 Email 说 24 号交报告，突然同事找你说话，你去他那里看问题。这时，你的大脑不再是空的了， 24 号那事没处理。如果你时候忘记记入 Inbox 了，清空的状态就是空谈，整个系统在这儿已经崩溃了。

所以，花几秒钟把那个看过的 Email 标记为未读吧。

最后的话

无论 David Allen 有意无意，很多读者还是一不小心就以为： GTD 就是他人生的大力丸。

基于个人对 GTD 的肤浅理解，他顶多是个帮你管理日常琐碎的好方法。可惜的是，细致的把一切管理的井井有条，并非成就大事的必要条件。

如果对 AppStore 上动辄几十美元的 GTD Apps 没有特别的兴趣，你可以像这个 Blog 那样，用更少的工具，和更少的时间试一试 GTD ：只需要一个 Note (包括 Inbox/Today/ASAP/Someday )，一个 Calendar 。步骤也能极简到两个：记和做。

极简他干什么呢？

处理事情的方法简单了，才能更多的关注事情本身。

by 李楠 (newkhonsou@gmail)

© 李楠 for 爱范儿: 拇指资讯小众讨论, 2011. | Permalink | 13 comments | Add to del.icio.us
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